RPA導入の進め方とは？手順・費用対効果・失敗しないポイントを解説

RPAとは、Robotic Process Automationの略で、パソコン上で行う定型作業をソフトウェアロボットによって自動化する仕組みです。
たとえば、Webシステムからデータをダウンロードする、Excelに転記する、基幹システムへ入力する、メールにファイルを添付して送信する、といった作業を自動化できます。
RPAは、既存システムを大きく改修せずに導入しやすい点が特徴です。人が画面上で行っている操作を「シナリオ」で定義し、複数のシステムをまたぐ業務や、手作業が残っている業務の効率化に活用できます。

一方で、判断が多い業務や、手順が頻繁に変わる業務には向いていない場合があります。そのため、導入前にはRPAに適した業務を見極めることが重要です。
RPAについて基本的なことが知りたい場合はこちらの記事も参考ください。
【最新】RPAとは？メリットや自動化できる業務の具体例について詳しく解説

RPA導入によって期待できる効果は、単なる作業時間の削減だけではありません。業務品質の安定化、担当者の負担軽減、業務の標準化など、複数の面で効果が期待できます。

作業時間を削減できる

RPA導入の大きな利点は、繰り返し発生する作業をRPAロボットに任せることで、作業時間を大幅に削減できる点です。
たとえば、毎日決まった時間にWebシステムへログインし、データをダウンロードしてExcelに転記する業務は、RPAによる自動化に適しています。人が行うと数十分から数時間かかる作業でも、RPAに任せれば短時間で処理できる場合があります。
作業時間が削減できれば、担当者は確認業務や改善業務、顧客対応など、より重要な業務に時間を使いやすくなります。

ヒューマンエラーを減らし、業務品質を安定させる

手入力や転記作業では、入力ミス、コピー漏れ、確認漏れなどが発生する可能性があります。特に、件数が多い業務や、月末・繁忙期に集中する業務では、担当者の負担が大きくなり、ミスのリスクも高まります。
RPAは、あらかじめ決められた手順に沿って作業を実行します。そのため、ルールが明確な業務であれば、作業品質を一定に保ちやすくなります。

担当者が付加価値の高い業務に集中できる

RPAで単純作業や反復作業を自動化すると、担当者は人が判断すべき業務や、改善・企画・顧客対応などの業務に時間を使いやすくなります。
人手不足が続く中で、限られた人員をどの業務に配置するかは重要な経営課題です。RPAは、単に人の作業を置き換えるだけでなく、人が本来注力すべき業務へ時間を戻す手段としても活用できます。

夜間・休日の処理により業務スピードを高められる

RPAは、設定したスケジュールに沿って夜間や休日に稼働させることもできます。
たとえば、前日の受注データを夜間に取得しておく、朝までに帳票を作成しておく、定期的な照合作業を業務時間外に実行する、といった使い方が可能です。
人が作業を開始する前に必要なデータが準備されていれば、翌日の業務をスムーズに始められます。業務スピードの向上は、顧客対応や出荷対応の迅速化にもつながります。

業務の標準化・可視化につながる

RPAを導入するには、対象業務の手順を整理し、ロボットが実行できる形に分解する必要があります。その過程で、これまで担当者の経験に依存していた作業や、明文化されていなかった手順が可視化されます。
業務フローが整理されることで、属人化の解消や引き継ぎのしやすさにもつながります。RPA導入は、業務改善やDX推進の第一歩としても有効です。

RPA導入は、ツールを選んで契約すれば終わりではありません。導入前の業務整理、トライアルでの検証、運用ルールの整備、効果測定までを一連の流れとして進めることが重要です。

ここでは、RPA導入の基本的な手順を解説します。

1. RPA導入の目的を明確にする

最初に整理すべきことは、RPAを導入する目的です。
「作業時間を削減したい」「ミスを減らしたい」「人手不足に対応したい」「特定の業務を標準化したい」など、目的によって選ぶ業務や評価指標は変わります。
目的が曖昧なまま導入すると、効果測定が難しくなります。また、社内に導入の必要性を説明しにくくなり、現場や管理部門の協力を得づらくなることもあります。
導入前には、以下のような項目を整理しておきましょう。

• どの業務課題を解決したいのか
• どの部門で導入するのか
• どの程度の作業時間削減を目指すのか
• ミス削減や品質向上をどう評価するのか
• 導入後、誰が運用するのか

2. 自動化したい業務を洗い出す

次に、RPAで自動化できる可能性のある業務を洗い出します。
日常的に発生する定型作業、手入力や転記が多い業務、処理件数が多い業務、担当者の負担が大きい業務を候補として整理します。
この段階では、すぐに自動化できるかを厳密に見極める必要はありません。まずは業務名、担当者、作業頻度、作業時間、使用システム、処理件数などを整理し、自動化候補として一覧化します。
自動化したい業務を洗い出す「業務棚卸」については、以下の記事も参考にしてください。
業務棚卸とは？やり方・フォーマット例から自動化への活かし方まで解説

3. RPAに向いている業務を選定する

洗い出した業務の中から、RPAに向いている業務を選びます。
RPAに向いているのは、次のような業務です。

• 作業手順が決まっている
• 繰り返し発生する
• 処理件数が多い
• データ入力・転記・照合が多い
• 判断が少ない
• WebシステムやExcelを使う
• ルール化しやすい

一方で、担当者の判断が多い業務、例外処理が多すぎる業務、頻繁に手順が変わる業務は、RPA化の難易度が高くなります。
最初から複雑な業務を選ぶよりも、手順が明確で効果を確認しやすい業務から始めると、社内で成果を共有しやすくなります。

4. 対象業務の手順・処理件数・作業時間を可視化する

RPA化する業務を選んだら、対象業務の内容を詳しく可視化します。
具体的には、以下のような情報を整理します。

• 作業の開始条件
• 使用するシステムやファイル
• 入力・転記・確認の手順
• 例外処理の有無
• 1件あたりの処理時間
• 月間・年間の処理件数
• 作業に関わる人数
• ミスや手戻りの発生状況

この情報は、シナリオ開発だけでなく、費用対効果の試算にも必要です。現場担当者しか知らない細かなルールがある場合も多いため、業務部門と連携して整理することが重要です。

5. 費用対効果を試算する

RPA導入を社内で進めるには、どの程度の効果が見込めるのかを説明できる状態にしておく必要があります。
費用対効果を考える際は、まず削減できる作業時間を算出します。
たとえば、以下のように計算できます。

削減時間 ＝ 1回あたりの作業時間 × 実施回数 × 対象人数

さらに、担当者の人件費をもとに、削減できる人件費を試算します。

削減できる人件費 ＝ 削減時間 × 担当者の時間単価

ただし、RPAの効果は人件費削減だけではありません。ミスの削減、確認作業の負担軽減、繁忙期対応、業務品質の安定化など、定性的な効果もあわせて整理しておくと、社内説明がしやすくなります。

RPA導入で得られる効果については、こちらの記事も参考にしてください。
RPA導入でどんな効果が得られる？具体的な効果測定方法まで解説
RPAによる投資対効果はどれくらい？コスト削減だけではなく業務改革も

6. 推進体制と役割分担を決める

RPA導入では、誰がプロジェクトを進めるのかを明確にする必要があります。
業務部門が主導する場合、現場の業務を理解しているため、対象業務の選定や効果の確認は進めやすくなります。一方で、システム環境やアカウント管理、セキュリティ面では、情報システム部門の協力が必要になることがあります。
情報システム部門が主導する場合は、技術的な管理や統制をしやすい一方で、現場業務の細かなルールを把握するには業務部門との連携が欠かせません。
導入前には、以下の役割を決めておくとよいでしょう。

• 推進責任者
• 業務部門の担当者
• シナリオ作成・修正の担当者
• 情報システム部門の確認担当者
• ベンダーとの窓口
• 本稼働後の運用担当者

参考事例：情報システム部門による開発と徹底したユーザー部門サポート～フードリンクの事例に見るRPAの活用・運用術

7. RPAツールを比較・選定する

RPAツールを選ぶ際は、機能や価格だけでなく、自社業務との相性や導入後の運用しやすさを確認することが重要です。
比較時には、以下のような項目を確認します。

• 自動化したい業務に対応できるか
• WebシステムやExcelとの相性
• 操作画面の使いやすさ
• シナリオ作成のしやすさ
• エラー発生時の確認・復旧のしやすさ
• ライセンス費用
• 導入支援・教育体制
• サポート体制
• セキュリティ・権限管理
• 将来的な拡張性

「有名なツールだから」「価格が安いから」という理由だけで選ぶと、自社業務に合わず、導入後に活用が進まないことがあります。実際に自動化したい業務で使えるかどうかを確認したうえで選定しましょう。

RPAツールの比較・選び方については、以下の記事もご参考ください。
RPAツールの比較ポイントをおさえる！自社に必要なRPAツールの選び方
RPAの選び方とは？押さえておきたい5つのポイントと導入7ステップを解説

8. トライアルやPoCで実業務を検証する

RPAツールを選定する際は、トライアルやPoCを活用し、実業務で検証することが重要です。
デモ画面やサンプル操作だけでは、自社の業務でどの程度安定して動くかは判断できません。実際に自動化したい業務を対象に、処理時間、エラー発生の有無、操作のしやすさ、メンテナンス性を確認しましょう。
トライアルで確認したい項目は、以下のとおりです。

• 自社のシステム画面で安定して動くか
• 処理時間はどの程度短縮できるか
• エラーが発生した場合に原因を確認しやすいか
• 現場担当者が操作・確認できるか
• ベンダーのサポートは十分か
• 本導入後の運用イメージが持てるか

トライアルの目的は、単にツールを触ることではありません。自社業務で導入効果が出るか、導入後に運用できるかを見極めることです。

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9. シナリオを開発し、テストする

RPAで業務を自動化するには、ロボットが実行する操作手順をシナリオとして作成します。
シナリオ開発では、業務手順を細かく分解し、どの画面で何を入力するのか、どのファイルを参照するのか、エラーが出た場合にどう処理するのかを設計します。
このとき重要なのは、現場担当者の知見を取り入れることです。業務マニュアルには書かれていない例外処理や確認ポイントがある場合、そこを見落とすと本稼働後にエラーが発生しやすくなります。
開発後は、テスト環境または限定された範囲で試行し、処理結果を確認します。想定どおりに動くか、処理漏れがないか、異常時の通知や停止条件が適切かを確認したうえで本稼働へ進みます。

10. 運用ルールを整備する

RPAは、本稼働してからの運用が重要です。
ロボットをいつ実行するのか、誰が結果を確認するのか、エラーが発生した場合に誰が対応するのかを決めておかないと、安定運用が難しくなります。
運用ルールとして整理したい項目は、以下のとおりです。

• ロボットの実行スケジュール
• 実行結果の確認方法
• エラー発生時の通知先
• 復旧手順
• シナリオ修正の申請・承認方法
• アカウント・権限管理
• システム変更時の確認手順
• ロボットの管理台帳

特に、複数部門でRPAを活用する場合は、管理されていないロボットが増える「野良ロボット」を防ぐためのルールも必要です。

RPAの運用については、こちらの記事もご参考ください。
RPAの運用ルールはなぜ重要？策定のコツや最適化のポイントを解説
RPA運用で野良ロボットを生み出さないためのポイントを詳しく解説

11. 本稼働後に効果を測定する

RPAを本稼働した後は、導入前に設定した目的に対して、どの程度効果が出ているかを確認します。
効果測定では、以下のような指標を確認します。

• 削減できた作業時間
• 自動化した処理件数
• エラー発生件数
• 手戻り・確認作業の削減
• 残業時間の変化
• 担当者の負担軽減
• 業務品質の安定化

導入後すぐに大きな効果が出る業務もあれば、運用を続ける中で効果が見えてくる業務もあります。定期的に効果を確認し、必要に応じてシナリオや運用ルールを見直すことが大切です。

12. 成果が出た業務から横展開する

最初の業務で効果が確認できたら、同じような定型作業がある他業務や他部門への展開を検討します。
ただし、最初から全社展開を目指すと、対象業務が広がりすぎて管理が難しくなることがあります。まずは効果が出やすい業務で実績をつくり、その結果を社内に共有しながら段階的に広げるとよいでしょう。
横展開を進める際は、以下の点を確認します。

• 似た業務が他部門にないか
• 既存シナリオを流用できるか
• 運用担当者を増やせるか
• 管理ルールを標準化できるか
• 効果測定の方法を統一できるか

RPAは、1つの業務を自動化して終わりではなく、継続的に対象業務を広げ、運用を改善していくことで、より大きな効果を発揮します。

RPA導入では、ライセンス費用だけでなく、導入支援、教育、保守、シナリオ作成、メンテナンスなどの費用も考慮する必要があります。

主な費用は以下のとおりです。

• RPAツールのライセンス費用
• 初期設定費用
• 導入支援費用
• 教育・研修費用
• シナリオ作成費用
• 保守・サポート費用
• 運用・メンテナンス費用

なお、これらの費用はすべてのRPA製品で必ず発生するものではありません。ライセンス体系やサポート範囲、導入支援の有無によって、必要になる費用は製品ごとに異なります。

費用対効果を考える際は、削減できる人件費だけでなく、業務品質の向上や担当者の負担軽減も含めて整理することが重要です。
たとえば、毎日発生する転記作業を自動化できれば、作業時間の削減だけでなく、入力ミスの削減、確認作業の削減、担当者の心理的負担の軽減にもつながります。

社内説明や稟議では、定量効果と定性効果を分けて整理すると伝わりやすくなります。

定量効果の例

• 作業時間の削減
• 処理件数の増加
• 残業時間の削減
• 人件費換算での削減額

定性効果の例

• ミスの削減
• 業務品質の安定化
• 属人化の解消
• 担当者の負担軽減
• 繁忙期対応力の向上
• 業務フローの可視化

参考記事：RPAの導入コストはどれくらい？種類別の相場・価格以外に重視すべきことを徹底解説

RPAは業務効率化に有効なツールですが、導入の進め方によっては期待した効果が得られない場合があります。ここでは、RPA導入で失敗しやすいケースを整理します。

対象業務の選定が不十分なまま導入する

RPAに向いていない業務を選んでしまうと、シナリオ作成に時間がかかったり、例外処理が多くなったりして、運用が難しくなります。
導入前には、業務の手順、処理件数、作業頻度、判断の有無を確認し、RPAに適した業務を選ぶことが重要です。

トライアルで実業務を検証していない

ツールのデモだけで判断し、本導入後に自社業務でうまく動かないことがわかるケースもあります。
トライアルでは、実際に自動化したい業務を使って検証しましょう。操作感だけでなく、安定性、エラー対応、サポート体制まで確認することが大切です。

ツールの価格や知名度だけで選ぶ

RPAツールは、製品によって得意な業務や運用のしやすさが異なります。価格が安い、知名度が高いという理由だけで選ぶと、自社の業務や運用体制に合わない可能性があります。
ツール選定では、自動化したい業務との相性、サポート体制、運用後のメンテナンス性を確認しましょう。

シナリオ開発・運用の担当者が決まっていない

RPAは、導入後もシナリオの修正や運用管理が必要です。担当者が決まっていないと、エラー発生時の対応が遅れたり、システム変更に対応できなかったりする場合があります。
導入前に、誰がシナリオを管理し、誰が実行結果を確認し、誰がエラー対応を行うのかを決めておきましょう。

導入後のメンテナンス体制がない

RPAは、一度作成すれば永続的に動き続けるものではありません。対象システムの画面変更、業務手順の変更、アカウントや権限の変更があると、シナリオの修正が必要になることがあります。
安定運用のためには、定期的な確認とメンテナンスの体制が欠かせません。

社内の理解を得ないまま進める

RPA導入では、現場担当者、管理者、情報システム部門など、複数の関係者の協力が必要です。
導入目的や期待効果が共有されていないと、「自分の業務が奪われるのではないか」「手間が増えるのではないか」といった不安が生まれることもあります。
RPAは人を置き換えるためだけのものではなく、単純作業を減らし、人がより重要な業務に集中するための仕組みです。導入前から目的を丁寧に共有し、現場の協力を得ながら進めましょう。 

参考記事：RPA導入の失敗原因と対策｜よくある失敗事例から学ぶ成功のポイント

RPA導入を成功させるには、導入前の準備と導入後の運用をセットで考えることが重要です。

小さく始めて、効果を確認する

最初から大規模に導入するのではなく、効果が見えやすい業務から始めることが有効です。
スモールスタートで成果を確認できれば、社内に説明しやすくなり、次の業務や他部門への展開もしやすくなります。

業務部門と情シス部門が連携する

RPAは業務改善のツールである一方、システムやアカウントを扱うため、情報システム部門の関与も必要です。
業務部門は対象業務や現場のルールを把握し、情シス部門はシステム環境やセキュリティ面を確認する。両者が連携することで、導入後のトラブルを防ぎやすくなります。

導入後の運用まで見据えてツールを選ぶ

RPAツールは、導入時の機能だけでなく、導入後に運用しやすいかどうかも重要です。
エラー発生時の確認方法、シナリオの修正しやすさ、実行状況の管理、サポートの受けやすさなどを確認しておきましょう。

サポート体制のあるベンダーを選ぶ

RPA導入では、業務選定、シナリオ作成、トライアル、運用ルール設計など、さまざまな場面で判断が必要になります。
社内にRPAの知見が十分にない場合は、導入支援や運用支援があるベンダーを選ぶことで、プロジェクトを進めやすくなります。

参考記事：RPAサポートが導入成功の鍵｜サポート不足で失敗した4つの例と成功事例

効果測定を継続し、改善につなげる

RPA導入後は、削減時間や処理件数だけでなく、エラーの発生状況や担当者の負担感も確認しながら改善を続けることが大切です。
効果を測定し、改善点を見つけ、シナリオや運用ルールを見直すことで、RPAの活用範囲を広げやすくなります。

実際にRPAを導入している企業の事例を挙げ、それぞれの効果を見てみましょう。

医療や金融、製造業など幅広い業種でRPAが導入されています。事務作業やデータ処理など、人が行うには負荷の大きい作業を部分的に自動化することで、大きなコスト削減や業務効率化を実現した例は少なくありません。ここでは、具体的に取り組んだ業務内容や成果について注目してみましょう。

医療法人 英仁会 大阪ブレストクリニック

​大阪ブレストクリニック様は、乳がん治療に特化し、大阪府内でトップクラスの手術実績を持つ医療機関です。​同クリニックでは、医事会計システム「MLA」を使用して診療報酬の算定業務を行っています。​しかし、医師12名分の診療実績明細データを抽出し、医師別・診療項目別に回数や金額をExcelで集計する作業に、毎月約4～6時間を費やしており、担当者に大きな負担がかかっていました。​

この課題を解決するため、2021年9月にRPAツール「Autoジョブ名人」を導入し、データ抽出から資料作成までのプロセスを自動化しました。​その結果、これらの作業が全て自動化され、担当者は最終確認のみを行えば良い状態となり、月間4～6時間の業務効率化を実現しました。

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株式会社マツヤ

株式会社マツヤ様は、ホテルやレストラン向けにヨーロッパの食品を卸している企業です。​同社では、ホテル専用のWebEDIシステム「IPORTER」や「BtoBプラットフォーム」を利用して受注業務を行っていましたが、取引先ごとに異なる仕様のWebEDIに対応するため、手作業でのデータダウンロードに多くの時間を費やしていました。​この課題を解決するため、RPAツール「Autoジョブ名人」を導入し、受注データのダウンロードから受注書の出力までのプロセスを自動化しました。​その結果、1カ月あまりの間に100以上のスクリプトを開発し、年間3,276時間の業務効率化を実現しました。​また、標準化スクリプト*やカスタマーサクセスプランを活用することで、短期間での導入と効果的な運用を達成しています。

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*標準化スクリプト：BACREX、ChainFlow、BtoBプラットフォーム（インフォマート）、FINET、IPOTERなど、WebEDIの操作を自動化するための開発済みシナリオ（スクリプト）です。シナリオはAutoジョブ名人で動作します。名人マーケット（ https://meijin-market.com/ ）よりダウンロード可能です。

PayPay銀行株式会社

PayPay銀行株式会社（旧ジャパンネット銀行）は、2000年に日本初のインターネット専業銀行として開業し、2021年に現社名へ変更しました。​同社のモニタリングセンターでは、口座開設審査や不正取引の監視、警察からの照会対応、Visaデビットカード関連業務など、多岐にわたる業務を担当しています。​これらの業務の中には、手作業で行われる単純作業が多く、担当者の負担が大きいという課題がありました。​

2017年、これらの課題を解決するためにRPAツール「Autoブラウザ名人（現Autoジョブ名人）」と「Autoメール名人」を導入し、以下の業務を自動化しました。​

• 取引停止通知書の送付業務：​対象者のデータ抽出から自動封函機への差し込み印刷指示までを自動化。​
• 不芳口座情報の更新：​リスト化された不芳口座情報から、更新が必要なデータを抽出し、行内システムのステータスを更新。​
• 不正なVisaデビット取引の停止：​不正なカード利用を検知し、行内システムへの登録までを自動化。これにより、24時間365日、夜間や休日でも不正利用の未然防止を実現。​
• その他の事務作業：​郵便物の不着システムへの登録、オートコール用の架電リスト作成、立替金回収リストの作成などを自動化。​

これらの自動化により、担当者は単純作業から解放され、企画や分析など高度な業務に専念できるようになりました。​また、RPAの安定稼働により、ミスなく迅速な対応が求められる業務でも、高い信頼性を確保しています。

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株式会社野田市電子

株式会社野田市電子様は、熊本市に本社を構え、建設資材、半導体、環境分析、ITソリューション、人材ソリューションの5つの事業を展開しています。​同社では、環境分析事業部における報告書作成業務に多くの時間を費やしており、業務効率の向上が課題となっていました。

RPA導入前の課題：

• 手書きの依頼書・受付書を基に複数の報告書を作成する作業に、多大な時間と労力を要していた。​
• 入力ミスを防ぐための確認・回覧にも時間がかかり、業務負担が大きかった。

これらの課題を解決するため、同社はRPAツール「Autoジョブ名人」を導入し、報告書作成業務の自動化を進めました。

RPA導入後の成果：

• ある報告書作成業務では、1案件あたり2〜8分かかっていた作業が、Excel入力の2分程度に短縮され、月平均で105分の削減を実現。​
• また別の報告書作成業務では、1案件あたり約780分要していた作業が、30分程度に短縮され、月平均で42.3時間の削減を達成。​
• 年間合計で約516時間の業務時間削減を実現し、担当者は他の業務に集中できるようになった。​
• ヒューマンエラーの減少や、業務プロセスおよびExcelフォーマットの見直しによる業務効率の向上を達成。

これらの成果により、同社はRPAの有効性を実感し、社内でのさらなる活用や、Autoジョブ名人の販売・サポートパートナーとしての活動も視野に入れています。

事例全文はこちら→

RPA導入を成功させるには、自社の業務で実際に使えるかどうかを確認することが重要です。
資料やデモだけでは、現場の業務に合うか、システム画面で安定して動くか、担当者が運用できるかまでは判断しきれません。

導入前には、自動化したい業務を整理し、トライアルやPoCで検証することをおすすめします。実業務で試すことで、効果が出やすい業務や、導入前に整理すべき課題が見えやすくなります。

Autoジョブ名人では、RPA導入を検討している企業向けに、実業務で試せる無料トライアルや導入支援を提供しています。WebシステムやExcelを使った定型業務の自動化を検討している方は、ぜひご相談ください。

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RPAは、定型的なパソコン作業を自動化し、作業時間の削減、ミスの防止、業務品質の安定化につなげられるツールです。

一方で、RPA導入はツールを契約するだけでは成功しません。対象業務の選定、業務プロセスの可視化、費用対効果の整理、トライアルでの検証、運用ルールの整備が必要です。

導入前には、RPAで何を解決したいのかを明確にし、効果が見えやすい業務から小さく始めることが重要です。成果を確認しながら運用ルールを整え、他業務へ横展開していくことで、RPAの導入効果を高めやすくなります。

RPA導入を検討している場合は、まず自動化したい業務を整理し、実業務でトライアルを行うところから始めてみましょう。