Excelによる報告書作成業務をRPA化し、
年間516時間の削減効果を実感
創業1878年、熊本市に本社を構え、お客様のニーズともに、柔軟に事業を変化させてきた株式会社野田市電子様。さまざまな分野に「挑戦」を続けてきた現在の野田市グループは、株式会社野田市兵衞商店と株式会社野田市電子の2社で5つの事業を展開しており、その内訳は、建設資材事業、半導体事業、環境分析事業、ITソリューション事業、人材ソリューション事業、と多岐に渡る。
今回、同社が導入したのは、ユーザックシステムのRPAツール「Autoジョブ名人」。RPA導入における同社の「挑戦」は、どのようなものだったのか。RPA導入を推進した代表取締役専務の野田様、ITソリューション事業部課長中嶋様、担当の松下様に話を伺った。
RPAをまず自社業務に利用できないか製品選定ポイントと対象業務の抽出
2019年、RPAの普及が進む中、同社もセミナー等に参加し、情報収集を行っていた。ITソリューション事業部の取り扱い製品にRPAを加えられないかという検討もあったものの、野田専務は「業務プロセスの合理化・簡素化のために、まずは自社業務に利用できないか」を考えたという。そのとき出会ったのが、ユーザックシステムのRPAツール「Autoジョブ名人」。野田専務によると「製品の特長だけでなく、RPA導入の進め方やポイントを説明してもらえたことが大きかった」。また、「開発が視覚的でわかりやすい、サポート体制が充実している」、この点も製品選定の決め手になったという。
導入を進める方針は固まったものの、次に課題となったのは、RPAを適用する業務を見つけることだった。「各事業部へ個別に相談や投げかけもしましたが、ユーザックシステムの営業とSEに、全社向けのRPA説明会を実施してもらいました。説明会の結果、社内への理解も深まり、対象業務を見つけることができました。」(野田専務)
では、同社がRPA化のターゲットにした業務はどのようなものだったのか。
年間516時間を削減「手書き」で行っていた報告書作成をRPA化
同社がRPA化の対象業務としたのは、環境分析事業部における2種類の報告書作成だ。同事業部では、土壌や、アスベスト等の分析依頼を顧客から受託し、結果を報告書で回答している。今までは1枚の手書きの依頼書・受付書に基づき、複数の報告書に入力作業を行っていた。RPAで自動化するにあたっては、手書きの依頼書・受付書を一度Excelに入力する作業を設けた。そして、そのExcelデータをもとに複数の報告書を作成するシナリオを開発した。
1つ目の報告書作成は、1~４枚の報告書作成が必要であり、1案件に2～8分掛かっていた。RPA化により、2分程のExcel入力作業のみになったため、月平均で105分の削減ができた。
2つ目の報告書作成は、1案件で計8種の報告書を作成するという、さらに「煩雑で負荷の高い業務」だった。作成時間の問題だけでなく、入力間違いを防ぐための確認・回覧にも時間を掛けており、1案件当たり780分程を要していた。こちらもRPA化の結果、1案件当たり30分で報告書が作成できるようになり、月平均で42.3時間の削減ができた。また、RPA化することで、ヒューマンエラーが減り、さらに報告書作成業務そのものが無くなったため、他の業務に集中する時間を増やすこともできたなど、定性面における効果も大きい。
「RPAを適応するにしても、まずは現状のプロセスを把握しないといけなかった。この作業は本当に必要なのか、そういったことを考えるきっかけにもなりました」（野田専務）
「RPA化が難しい業務範囲や、人が判断している部分も見つかってくる。業務そのものを見直すとともに、それまで利用していたExcelの体裁自体を見直すことまで実施できました」（中嶋様）
RPA開発のポイントや課題はどのようなものだったか、実際に開発を担当した、ITソリューション事業部松下様に詳しく伺った。
開発操作指導を受講してRPA開発を開始「受講後のフォローにも丁寧に対応してもらえました」
ExcelやAccessを利用することはあるが、システムの開発経験はないという松下様は、ユーザックシステムの担当SEより開発操作指導を受講し、RPA開発を始めた。「RPAの開発は難しそう、というイメージがありました。最初は、Excelを開く、セル項目を指定しコピーする、貼り付ける、という動作設定を1つずつ丁寧に教えてもらいながら構築していきました。受講を進めるにつれ、これなら出来そうかも、という実感に変わっていきました」
開発画面が、視覚的に分かりやすく、業務フロー全体を簡単に把握できる点も開発の助けになったという。
一方、今回の対象は別事業部の業務だったため、松下様にとっては馴染みのない業務であった。業務ヒアリングをした上でRPA開発を行なったが、「開発途中に再度聞きに行ったり、テスト実行時に認識の違いが判明することもありました。うまくヒアリングすることが大事だと感じています」
また、最初の頃は予期せぬエラーで止まり、原因が分からないこともあった。「ユーザックシステムのサポートの方に何度も相談しながら進めました。的確、そして丁寧に対応いただき、とても感謝しています。1つ目の報告書作成の開発が終わった頃には、ある程度開発の仕方が理解できるようになっていました」2つ目の報告書作成の開発は、条件分岐も複数あり、より複雑な業務内容であったが、1つ目よりスムーズに進められたという。
RPAのノウハウが蓄積できた。今後は「Autoジョブ名人」の販売・サポートパートナーとしての活動も視野に。
野田専務は語る「まずはRPAを自社導入することで、時間が掛かり、負担になっていた書類作成業務を大きく削減できました。RPAの効果を感じています。定型的に行っている業務を見直すことで、社内利用の広がりに繋げたいと思っています。また、RPAのノウハウが溜まってきており、弊社自身が『Autoジョブ名人』の販売・サポートパートナーとなり、社外へ展開することも計画しています。九州・熊本でも、RPAの認知度は少しずつ上がっている状況です。ユーザックシステムの丁寧なフォロー、サポートに大変満足しています。今後ともご協力いただければ助かります」
時代の変化に伴い事業分野を拡大してきた野田市電子様。さらなる顧客満足の獲得を目指し、挑戦し続ける姿に今後も注目です。本日はありがとうございました。
