RPAとは?【2020年】|RPAをわかりやすく解説

2017年から急激に普及してきたRPAというワードを、詳しくは知らないけれど何となく聞いたことがあるという方は多いのではないでしょうか。

RPARobotic Process Automationの略称です。その言葉の通り、「プロセスを自動化するロボット」という意味です。工場の製造ラインなどで活躍している産業用のロボットと同様に、RPAは企業のオフィス内の事務作業や定型業務などを効率化するソフトウェアロボットです。よく、ホワイトカラー向けのロボット、仮想知的労働者(デジタルレイバー)とも表現されます。

では、このRPAができることは何でしょうか。
RPAは、人間がPCで行う定型業務であるキーボードやマウス操作そのものを自動化し、業務の品質向上と作業時間の短縮を実現できるのです。

例えば、エクセルにある売上一覧表を、基幹システムなど別のシステムに入力していく作業や、ウェブサイト上にある情報を検索し、関連するデータをコピーしてデータベースに入力する作業などは、よくあるRPA活用の一例です。また、コピー&ペーストや入力作業がひたすら繰り返される単純な事務作業は、人間の手で行うと疲労やストレスから間違うことがあったり、時間がかかったりすることもあります。その点、RPAであれば、ミスなく、人間が作業する何倍もの速度で処理することができます。

そのようなRPAの特長から、単純作業を繰り返す業務をRPAで代替し、その分余裕ができた時間を、本来やるべき仕事である戦略や分析、クリエイティブな仕事に注力できるということで注目を浴びています。

また、RPAは仮想知的労働者(デジタルレイバー)と呼ばれているくらいですから、コスト面でもメリットがあります。給与やボーナスはもちろんのこと、退職金も発生しません。また、ロボットなので24時間働いても時間外手当が不要です。RPAの導入費や維持費は、社員を雇うよりもコストが格段に安くすむという計算が成り立つとも言われています。

RPAはなぜ必要とされるのか?

RPAが急激に注目され、普及してきた理由に社会的環境があります。少子高齢化に伴う労働力人口の減少や、働き方改革の要請などの社会的な背景にともない、業務効率化、業務改善の必要性が高まったからです。

実際、ユーザックシステムのRPAを導入・活用いただいているお客様も、次のようにその必要性を語っています。

「働き方改革の一環として、事務系社員を中心に定時退社を推奨していたが、仕事が終わらないまま退社するわけにもいかず、残業時間は思うように削減できなかった

「取引の増大により、数人がかりで処理していた日次作業が非常に負担となっており、生産性の向上が急務だった

「災害などの緊急事態の際に、通勤ができず業務がストップする恐れがあった。RPAであればそういった心配は払拭されると考えた」

「定型的な社内ワークフローへの入力業務が多く、本来やるべき仕事に専念できなかった

このような課題はすべてRPAで解決することができるのです。大企業はもとより、中堅中小企業でも、RPAの導入検討が進んでいるのは、こうした理由があるからでしょう。さらに、2020年現在では、コロナ禍でのビジネス継続にRPAが役に立っているというケースも多く耳にします。

RPAでできることは?

さて、このような社会的背景の中で注目を浴びているRPAができることを詳しく記述していきます。これらを組み合わせてRPAに代行させたい定型業務や単純作業を実行するシナリオが作成できます。

  • キーボードやマウス操作など、PC上で行う操作の自動化
  • 画面上に表示された文字、数値、図形、色などの判別、認識
  • さまざまなアプリケーションの起動、終了
  • スケジュールの設定、実行
  • ID、パスワードの自動入力
  • アプリケーション間のデータの授受
  • 遠隔操作
  • ワークフローや手順書どおりの操作
  • 過去のデータの整理、分析
  • プログラミングを必要としない手順設定
  • 社内システムとアプリケーションの連携

自社に必要なRPAってどんなもの?

今日、様々なベンダーがRPAツールを提供しています。普及初期はRPAツールの機能レベルも様々でしたが、現在はそれほど大きな差はありません。そのような中で、自社に必要なRPAを比較・選択する重要なポイントを3つ紹介しましょう。

 
1.どのような業務をRPAで自動化させたいか
RPAで自動化させたい業務の内容やスケールによって、導入するRPAのタイプが異なってきます。
部門内の業務効率を向上させるケースでよくみられるのは、個人のPCRPAを導入するデスクトップ型RPAといわれるものです。これはコスト面でも運用面でも導入しやすく、まずはRPAでの業務効率化をスモールスターさせたい、というときによいでしょう。対してサーバー型のRPAというものもあります。その名の通り、サーバーにインストールするRPAで、利用シーンとしては大量のデータと自動化のルールを一括管理する必要がある業務などがあげられます。サーバー型は複数のPCで同時にRPAを稼働させることができるので、将来的に自動化業務を全社展開するなどスケールアップしたい場合に向いています。しかし、その分規模に比例して、初期費用は高くなります。

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また、RPAには汎用型と特化型というものが存在します。汎用型はあらゆる業務に対応できるタイプとなり、自動化のシナリオ作成の際には、細かな設定が必要になります。特化型は、勤怠管理や会計処理、メール業務など業務に特化したRPAです。これらは一連の業務プロセスがパッケージになっているものもあり、設定に時間がかからず使いやすいというメリットがあります。

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RPAの導入を検討・選定する前に、必ずRPAで自動化する業務の棚卸をすることをお勧めします。そうすることによって、どのRPAが自社にとって最適かが見えてくるからです。

 
2.RPA導入後のベンダーのサポートはどうなっているか
RPA導入前においては、各RPAツールベンダーは熱心にサポートをしたり、無料のセミナーや評価版を配布するものです。では、導入後のサポートはどうでしょうか。何かトラブルが起こった際に、問合せできる回数がチケット制になっていたり、メールのみの対応だったりするケースも多くあります。そんな時、電話やオンライン相談などを回数無制限で受付てくれたり、自社の業務におけるRPA活用の相談が気軽にできる体制を持っているRPAツールベンダーだと安心感が違います。自身のRPA活用において、スキルアップのアイデアを提供してくれる講座やコミュニティが利用できるかどうかも、導入前に確認しておきましょう。せっかくコストをかけて導入するRPAですから、活用し続けて業務効率をどんどん上げていきたいものです。
 
3.RPAのコスト面でのメリットはどうか
先に述べたRPAのタイプの違いや、サポートの内容に対するコストメリットを確認しましょう。また、RPA導入の投資対効果は、イニシャルコスト、ランニングコストのほかに、保守費用や社内の人件費、開発を外注する場合は委託費なども算出し、業務において削減できた時間×人件費単価の差で出すことができます。投資対効果については業務の棚卸をする際に、算出可能です。評価版でシミュレーションし、どの業務でどれだけの時間が削減できそうだということをぜひ把握してください。

RPA導入前に読む、投資対効果の考え方

RPA導入前の準備4か条

いよいよRPAを導入するとなった際に、準備しておきたい4か条をまとめます。

これらはユーザックシステムでは「RPA導入に失敗しないためのポイント」と呼び、鉄則として紹介しています。

1.業務の棚卸を行い、手作業のフローを整理する
RPA導入で改めて問われるのが業務分析力です。手作業の業務をフローチャートなどを用いて棚卸をおこない、誰が見てもわかるように整理しましょう。属人性を排除し、できるだけ業務を標準化することが重要です。

2.RPAの導入を前提に業務フローを見直す
業務の見直しでは
1)その業務は必要か
2)その目的は何か
3)他の業務と重複していないか
4)そのやり方しかできないか
5)順番を入れ替えられないか
などを確認し、自動化する業務を意識しながら再設計しましょう。あらかじめRPAで自動化しやすいように業務フローを見直すことが成功の秘訣です。

3.全ての手作業を自動化するものではない
何でもかんでもRPAで自動化すると考えてはいけません。RPAが得意とし効果があるのは、繰り返し、大量データを、ルールに基づいて処理することです。人の判断が必要な業務は、人がやるという見きわめも時には必要です。

4.効果の出やすい業務から取り組む
自動化の検証や効果の予測のためだけに長期間を費やすと導入コストがバカになりません。業務の棚卸で、自動化すると効果の高い部分か確認できれば、まずはその業務でRPAを導入し効果や使い勝手を確認しましょう。
その後、他の業務、他の部門へと展開していくのがベストです。

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RPA導入事例とその効果

ユーザックシステムのお客様がRPAを導入した背景と、どのような自動化をしたか、またその効果について一例を紹介します。

  • 勤怠管理の自動化
    課題:総務担当者がタイムカードの打刻モレをチェックし、該当する社員とその上司に対して、個別に注意喚起メールを送るという非効率な運用
    解決:RPAで次の手順にて実行
    ①勤怠管理システムから条件に該当するデータを抽出
    ②該当者とその上司へのメール
    効果:9時間/月の削減を実現
  • 顧客への納期回答
    課題:基幹システムから納期回答に関するデータを抽出したうえで一覧表を作成。そこから納期回答書に転記したあと、取引先にFAX送信するという業務プロセス
    解決:RPAと④営業担当者で次の手順にて実行
    ①基幹システムから納期データを自動収集
    ②営業担当者ごとにデータを切り分けて、納期回答書を作成
    ③納期回答書はPDFファイルの形で、各拠点にメール配信
    ④営業担当者は送られたPDFファイルをそのまま顧客にメール送信
    効果:納期回答書への転記が不要になり、93時間/月の削減を実現
  • 請求書の確認業務
    課題:請求書を経理部門で一括発行し、その内容を各営業所に電話で確認後、顧客に発送するという手間があった
    解決:RPAで次の手順にて実行
    ①請求書を顧客ごとにPDFで生成
    ②各営業所にメールで配信
    ③営業所から請求書内容をチェックした旨のメールがない場合、自動で督促メールを配信する
    効果:7時間/月の削減を実現
  • POSデータのダウンロード作業
    課題:小売業者ごとにウェブで開示しているPOSデータのダウンロード作業量が多く、作業漏れやダウンロードデータの保管間違いが発生する
    解決:RPAで次の手順にて実行
    ①朝8時にRPAが入ったPCが自動で起動
    ②各小売業者のサイトを順番に巡回し、POSデータをダウンロード
    ③ダウンロードデータを保管
    効果:人手でやっていた2,000ファイル/週のダウンロードをすべてRPAに任せられた

RPAの導入効果は、何時間削減できたか、どのくらいのコスト削減ができたかという定量的な視点とあわせて、RPAで自動化したことによる業務の質の向上や、精神的に解放された、本来じっくり取り組みたかった業務にかかわれるようになったとなどという定性的な面にも目を向けましょう。

 

RPAと組み合わせて業務効率を上げるツール

業務効率化向上や働き方改革の推進を阻む根強い課題として、紙が関連する業務については、どのように対処すべきでしょうか。

アナログな紙媒体をデジタル化するツールとしてAI-OCR(OCR)があげられます。RPAAI-OCROCR)の組み合わせは、特に営業事務や総務・経理部門などで効果を上げることが期待できます。

このコロナ禍からのテレワーク推進の流れの中にありながら、紙帳票のために出社して業務をしなければならなかった方でも、在宅ワークが可能になり、業務効率が向上するようなサービスを利用することを積極的に検討したいところです。

ユーザックシステムでは、業務効率化キャンペーンとしてAI-OCRとRPAを2か月間無償トライアルの実施をしています。

業務効率化キャンペーン!AI-OCRとRPAを2か月間無償トライアル

RPAこそ「働き方改革」の第一歩

労働力人口の減少、働き方の多様化、女性の活躍の促進など、さまざまな切り口で働き方改革が叫ばれています。AIの活用も働き方に大きな変化をもたらし、すでに大手企業や銀行のコールセンターではAIが活躍していますが、大きな投資が伴うため一般の企業に普及するにはまだ少々時間がかかるでしょう。

まずは手作業による業務の棚卸をおこない、ムダな業務をなくし、RPAで業務を自動化し、できるだけ人の手作業による業務を削減しましょう。

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