RPAとは

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、定型的なパソコン操作をソフトウェアのロボットで自動化することです。

製造ラインではロボットが組み立てや溶接をします。最近では物流分野でもロボットが活躍するようになってきました。ハードウェア型ロボットがモノの組み立てや移動の効率化に貢献してきたように、ソフトウェア型ロボットがオフィスでの人手による単純作業を行い、業務の品質向上と作業時間の短縮を実現していくようになってきました。

従来のシステムは入力されたデータを計算することが得意でした。 これに対しRPAはキーボードやマウス操作そのものを自動化することを得意とし、従来のシステムには手を加えず、そのまま利用できることが特徴です。

これが今注目されているRPAです。

 

RPAはClass1から3に分類されます

Class1

人が手作業でおこなっているマウスやキーボード操作をそのまま自動化するタイプ。
ルールに基づいた定型業務の処理に向いているマクロ型。
もっとも普及しているRPA。

Class2

定型業務の自動化だけでなく、AIを活用して判断を伴う非定型業務や例外処理にも対応するタイプ。
伝票をスキャンするOCRの文字認識率向上や過去データと照合して判断を必要とする業務などで期待されている。

Class3

定型業務の自動化だけでなく、業務プロセスの改善や意思決定までも行うタイプ。
現地点ではまだ実現していない。

現在はルールベースの業務を自動化するClass1が最も普及しており、働き方改革を進める企業に注目されています。 具体的には、ブラウザやWindowsアプリの操作、メールの送受信や添付ファイルの操作、EXCELデータの入出力などが挙げられます。 このような操作は、得意先WebEDIサイトからの受注データダウンロードやメールで添付されたEXCELからデータを抽出して基幹システムに取り込む業務でよく用いられます。

RPAで必要とされる機能

RPAで必要とされる機能は、開発機能、実行機能、管理機能の3点です。

業務を自動化するにはあらかじめRPAにその手順を教える必要があります。それが開発機能ですが、多くのRPAはプログラムの知識は必要としません。手作業で行う操作を自動記録する方法が一般的です。ただし自動化率を高めるためには、記録した手順(スクリプト)を編集する必要がありますので、自社開発する場合はその難易度を事前に確認しましょう。

実行機能ではスケジュール機能で実行する場合が多いので、自社の業務カレンダーに合わせて実行できるかどうかがポイントになるでしょう。

また、RPAで自動化する業務が増えてくると必要になるのが管理機能です。どこでどのような業務が実行されているのか、また、エラー時の通知や実行ログの確認がしやすい工夫が求められます。

開発機能 概要 業務の自動化を設計・開発する機能
RPAの多くはプログラミング知識は必要とせず、手作業による操作を自動記録、編集する機能がある
選定ポイント 自動化の実現性(確実な画面推移、条件分岐、VBSの記述など)、日本語マニュアルの有無、開発のしやすさや期間が重要となる。機能がある
実行機能 概要 スクリプトの実行機能
タスクスケジューラや独自のカレンダーなどによる実行機能。
選定ポイント 実行タイプはサーバ型、クライアント型があり、その運用コストを含め、自社にあったRPAを選択する。
開発機能 概要 スクリプトの実行状況や操作ログの監視
処理の正常終了/エラーなど操作ログを監視する機能。
選定ポイント 処理結果やエラーの情報をいち早く管理者が確認できるか、メールで通知できるかなど。

RPA導入に失敗しないためのポイント

1.業務の棚卸をおこない手作業のフローを整理する

RPA導入で改めて問われるのが業務分析力です。手作業の業務をフローチャートなどを用いて棚卸をおこない、誰が見てもわかるように整理しましょう。属人性を排除し、できるだけ業務を標準化することが重要です。

 

2.RPAの導入を前提に業務フローを見直す

業務の見直しでは(1)その業務は必要か(2)その目的は何か(3)他の業務と重複していないか(4)そのやり方しかできないか(5)順番を入れ替えられないか、などを確認し、自動化する業務を意識しながら再設計しましょう。あらかじめRPAで自動化しやすいように業務フローを見直すことが成功の秘訣です。

 

3.全ての手作業を自動化するものではない

何がなんでもRPAで自動化すると考えてはいけません。RPAが得意とし効果があるのは、繰り返し、大量データを、ルールに基づいて処理することです。人の判断が必要な業務は、人がやるという決断も時には必要です。

 

4.うまくいくシナリオだけを想定してはいけない

RPAはルールに基づいた処理は得意ですが、条件による処理の分岐やエラー処理など、あらかじめ想定される例外処理考慮しましょう。また、処理が途中で止まっても、すぐに人が気づくようなシナリオ設計が重要です。

 

5.自社の身の丈にあったRPAの選定

RPAは国内外のさまざまな製品が提供されていますが、(1)自動化の実現性、安定性、(2)開発、保守のしやすさ、(3)初期コスト、運用コストなどを事前によく確認しましょう。RPAで最も重要なポイントは「安定して業務が自動化できる」ことです。

 

6.効果の出やすい業務から取り組む

自動化の検証、効果の予測のためだけに長期間を費やすと導入コストがバカになりません。業務の棚卸で、自動化すると効果の高い部分か確認できれば、まずはその業務でRPAを導入し効果や使い勝手を確認しましょう。
その後、他の業務、他の部門へと展開していくのがベストです。

 

7.現場まかせは要注意

現場主体で導入をすすめることは良いですが、RPAの開発やメンテナンスも現場に任せてしまうのは要注意です。開発RPAは開発しやすいツールとはいえ、安定して自動化させるにはシナリオ設計能力が必要です。また、日々のメンテナンスに時間を取られては、何のために業務を自動化したかわからなくなります。開発、保守は情シスや専門部署、開発会社に任せて、現場の負担を少しでも軽減しましょう。

 

RPA選定のポイント

「RPA導入に失敗しないためのポイント」において、「身の丈にあったRPAを選定」することが大切であり、そのためのRPA選定のポイントは以下の通りであるとお伝えいたしました。

  1. 自動化の実現性、安定性
  2. 開発、保守の容易性
  3. 初期コスト、運用コスト

具体的にどのようなことに注意すれば良いのか確認しましょう。

 

1.自動化の実現性、安定性

現在手作業で行っている業務、パソコン操作にはどのようなものがあるでしょうか。

  • 基幹システムの入力、照会、データ取得などWindowsアプリケーションの操作
  • 取引先のWebサイトから受注データダウンロード、データ入力などWebブラウザの操作
  • 取引先との各種データをやりとりするメール操作
  • データ集計などのEXCEL操作

主に上記の操作があげられます。
RPAはルールに基づいた業務の自動化を得意としていますので、対象となる画面やメッセージの表示がいつも一定であることが望ましいと言えます。
それが自動化の実現性や安定性に大きく影響するからです。

しかし、業務によっては毎回表示される画面が異なり、条件によっては次のアクションが異なる場合があります。とくにWeb画面では画面レイアウトや表示項目が多く変化します。あらかじめ自動化したい業務が自動化できるか、毎回安定して自動化できるかを必ず確認しましょう。

RPAツールには画面や操作対象となる項目の指定方法がいくつかあります。画面が変化しやすい場合は、
特に注意が必要です。

1.HTMLタグ、UIタグによる項目指定
HTMLタグ,UIタグによる指定。画面デザインの変化や解像度の違いなどに影響されず、確実な項目指定が可能。

2.キーボード操作による項目指定
TABやショートカットキーなどによる指定。
画面表示とキー操作のタイミングがズレると誤動作が起きやすい。

3.画像内の座標による項目指定
操作したい項目を画像内の座標で指定。事前に登録した画像が認識できない場合は誤動作する可能性が高い。(下記参照)

「画像内の座標による指定(画像指定)」には注意が必要!

画像内の座標指定は以下の操作において誤動作しやすいため注意が必要です。

  • マウスオーバーで表示される項目
  • 画面スクロールで表示される項目
  • よく似た形状のボタン、チェック項目
  • 開発と実行PCが異なる画面環境(解像度、画面サイズの違い)
  • デザインや表示色が変化しやすいブラウザ画面

4.画面内の座標による項目指定
表示位置の少しの変化でも誤動作しやすい。

 

2.開発、保守の容易性

当社のRPA導入ユーザー調査(2018年5月、100名回答)では、自社開発が68%で、内訳は情報システム部門が42%、RPA専門部門が17%、利用部門が9%でした。
開発や保守のしやすさが、RPAの普及に大きく影響します。

RPAツールは開発者向きだが、タグによる項目指定を推奨し、確実な画面操作ができるツール、画面の項目を画像で指定するエンドユーザー向きのツールなど、様々な特徴をもったツールがあります。自社の開発体制をや自動化の安定性をどこまで意識するかが判断のポイントとなります。

また、業務の自動化は画面操作だけではありません。エラー時の対応、メール通知のしやすさ、大量のデータ処理、変換作業、さらにはシナリオ実行のスケジュール機能など、業務プロセス全体を自動化する視点で、開発の効率化、保守のしやすさを見極める必要があります。

一方、RPAといえども他のシステム同様、開発会社に委託する企業も少なくありません。
当社の調査では32%が外部に委託していると回答しています。情報システム部門がRPAの開発に時間を割けない、他のシステムに比べ保守工数がかかるなど、外部に委託した方がメリットがあるという判断です。
何れにしてもRPAベンダーのサポート体制(対応スピード、TEL対応など)も重要な要素と言えます。

 

3.初期コスト、運用コスト

対象業務の自動の実現性や安定性、そして開発のしやすさ、サポート体制などが検証できれば、いよいよ本格導入のための最後のポイント、導入価格です。

多くのRPAは年間ライセンスでの契約となります。毎年、使用ライセンスを更新する形態ですが、さらに実行するロボット(自動化シナリオ)の数で課金されるツールもありますので、運用まで含めたコストを事前に確認しましょう。

サーバ型で全社のRPAを集中管理すべきか、導入の手軽なデスクトップ型で展開すべきか、自社にあった運用方法とコストのバランスも大切です。

<複数のRPAを導入する企業も>
大企業では全社導入をする前提で、大規模な構成、ライセンスを一括契約する場合もあると聞きます。
しかし、現場部門で業務を自動化したいが、使用料が高い、情シスに依頼してもなかなか開発してくれないとうことで、部門の判断でRPAを導入するケースもあります。
導入部署や業務など、さまざまな事情で複数のRPAを使い分ける企業も出てきています。

RPA導入事例

ユーザックシステムのRPAツールをご利用中のお客様の事例をご紹介します。

昭和産業株式会社様 受発注をメールで自動化。24時間265日稼働の生産管理と連携。
株式会社 ギンポーパック様 安全在庫数、出荷予定数、製造依頼などの情報を毎朝9時に担当者へメールで自動送信。欠品、過剰在庫が削減。
株式会社山善様 FAX受注をメールに切り替え。基幹システムまでを自動化。
日本製粉株式会社様 得意先への出荷報告をメールに添付し自動送信。WebEDIの自動化。ファイアウォールのログを収集。
株式会社 オートウェイ様 楽天、ヤフーなどECサイトの管理画面の操作(受注のダウンロード、在庫・価格情報のアップロード)を自動化。
八紘電子株式会社 太陽光の発電量をメールで受信し、報告書に加工して委託先にメール送信。
大阪ミガキ 株式会社様 鋼材の材質を証明するミルシートのダウンロードを自動化。
採用サービス 就活サイトのエントリー情報を企業に提供。
製造業 生産設備の稼働状況を定期的に取得。
貿易 発注データ、見積り取得、納期回答などの自動化。
総合電機メーカー 自社の販売システムを巡回し受注データを取得、生産・調達と連携。
住宅金融 オンラインバンクからの入金情報を10分おきに取得。
化学製品 銀行からの入金データを入手。
引っ越しサービス 一括見積りサイトから見積り依頼データを定期的にダウンロード。
官公庁 グループウェアのアカウント情報の登録、更新を自動化。
大手商社 新ワークフローシステムにNoteのデータを画面操作により移行。
広告代理店 Webサイトのクリック情報を収集し広告主に報告。
物流 1時間ごとに出荷予定情報を運送会社にメールで通知。
製造 海外子会社との受発注をメールで自動化。
食品メーカー コンビニ、外食チェーンのWebEDIから受注データをダウンロード
電機メーカー 基幹システムを巡回し受注データを確認し、調達・生産システムに入力
鉄鋼商社 鉄鋼メーカーの品質証明(ミルシート)をダウンロード
業務代行サービス 各通信キャリアから請求明細を取得し、企業に提供
住宅金融 オンラインバンクからの入金情報を10分おきにダウンロード
情報処理サービス Webサーバの稼働ログを取得しシステム管理ツール(JP1)に連携
広告代理店 Web広告のクリック情報を自動収集
食品メーカー ECサイトの売上げランキングをテキストで抽出、TOPページを画像で取得
食品メーカー POSデータのダウンロード
証券 インターネットバンキングより入金情報を取得し、自社システムに反映
アパレル 取引先のWebサイトへ当日の出荷情報をアップロード
機会部品メーカー 取引先のWebサイトに、請求情報をインボイス単位で入力
食品・アパレル 得意先Webサイトに表示されたPDFタイプの納品書や注文書を印刷
不動産 定期的に各物件サイトにアクセスし価格などの変更をチェック。

RPAこそ「働き方改革」の第一歩

労働力人口の減少、働き方の多様化、女性の活躍の促進など、さまざまな切り口で働き方改革が叫ばれています。今後はAIの活用も働き方に大きな変化をもたらします。すでに大手企業や銀行のコールセンターではAIが活躍していますが、大きな投資が伴うため一般の企業に普及するには時間がかかるでしょう。

まずは手作業による業務の棚卸をおこない、ムダな業務をなくし、RPAで業務を自動化し、できるだけ人の手作業による業務を削減しましょう。

RPAによる業務の自動化こそ、働き方改革の今すぐに始められる重要な取り組みテーマといえるのではないでしょうか。