業務効率化ツールとして注目されている「OCR」と「RPA」とは?

近年多くの企業がDX推進を重要視することに伴い、業務効率化ツールを導入する企業が増えてきています。そんな中、業務効率化ツールとして特に注目されているのが「OCR」と「RPA」です。

どちらも聞いたことあるものの、具体的な機能や業務へのメリットについて、詳細を知らない方も多いのではないでしょうか。
今回の記事では、「OCR」と「RPA」を解説し、活用すべき理由についてもお伝えします。

業務効率化ツールについて理解を深めていない方でも、今回の記事を読めば、「OCR」と「RPA」のそれぞれの特徴や違いについて理解することができます。

「OCR」と「RPA」の特徴、活用してできることとは?

まず、「OCR」と「RPA」それぞれにどのような特徴があり、何ができるのかを見ていきましょう。

OCR

OCRとは、Optical Character Recognition(光学文字認識)の略語で、紙に書いてある文章を光学装置を用いてテキストデータに変換する技術・ソフトウェアのことです。
画像として取り込んだアナログ文字情報を、パターンに照らし合わせることによってデータ文字に変換する仕組みです。

OCRを使って紙の書類を画像やテキストデータに変換すると、PCを使っての情報検索が格段にやりやすくなります。
1枚ずつ紙の書類を確認しながら検索するよりも、効率的かつスピーディーに情報検索ができます。

テキストデータをオンライン上に格納しておくことができるため、関係者同士で素早く情報共有できることもメリットです。
昨今では当たり前になったテレワークでも書類を持ち帰る必要がなくなるため、在宅とオフィスワークをスムーズに切り替えることができます。

また、OCRは紙資料のアナログデータをデジタルデータに変換できるため、ペーパーレス化につながるのも有用な側面です。
紙資料は物理的な保管スペースや、廃棄・整理といった定期的な管理が必要になってきますが、OCRでデジタルデータ化することにより、大量の紙資料の保管場所が必要なくなります。
OCRはアナログ文字情報をテキストデータに変換することにより、業務効率の向上とテキストデータ化による情報管理の2つの面で効果を発揮してくれます。

OCRにAI技術を組み合わせたAI-OCRも存在します。AI技術の機械学習によって手書き文字の認識の精度を大きく向上させたり、帳票フォーマットの設計をせずに必要な項目を抽出するといった、OCRに自動化の要素を加えてより効率的に運用することができます。

RPA

RPAはRobotic Process Automation(ロボットによる業務自動化)の略で、PCを使った業務において、決まった手順で行う作業などを自動化することができます。
RPAは、主にバックオフィス業務と言われるところで利活用がすすんでいます。勤怠管理や請求書の発行といった財務業務、レポート作成や受発注業務など、手間のかかるルーティン作業や正確性とスピードが求められる業務の負担軽減を目的に、多くの企業が導入しているツールです。

RPAは人の判断を挟まない、ルールに則った業務であれば、広く適応できます。しかし、RPAを活用して業務を自動化する場合は、対象となる業務がデータ化している必要があります。紙でやり取りをしている業務については、OCRで文字情報をデータ化をし、後工程の業務にRPAを組み合わせ、効率化を図れます。

OCR×RPAで業務を効率化

企業では、紙を使った業務が多く存在しています。例えば請求書の処理や受注処理など、データ化されていない紙媒体でのやり取りを必要とする場面が多々あります。

DXへの取り組みが叫ばれる昨今では、業務をデジタルに移行し、事務業務などを効率化することが急務となっています。

紙媒体が多く残る事務業務でのデジタル化の案として、OCRとRPAの連携があります。OCRを使って紙の文字情報を取り込んでテキストデータ化し、RPAによってテキストデータ化した情報をPC上で自動処理することで、効率化を図れる業務は多いのではないでしょうか。

AI-OCRとRPAを活用した成功導入事例

AI-OCR×RPAの活用によって成功した企業に、「東洋運輸倉庫株式会社」のケースがあります。通関業務の受託を行っていた同社は、依頼主の企業とは紙やPDFを使ったアナログ領域のやり取りが残っており、入力作業の負担や人的ミスの発生に課題を感じていました。

そこで導入したのが、AI-OCR×RPAの仕組みです。
通関依頼書のPDFをAI-OCRを使って取り込み、データチェック・修正・CSVデータ作成を行います。作成されたCSVをRPAが自社システムに自動入力し、紙への印刷までを自動化する流れを構築しました。

RPAは「Autoジョブ名人」、AI-OCRは「AIスキャンロボ」を導入し、荷主A社からの通関依頼書の処理自動化に成功。

以前は月に800件ほどもあった通関依頼書を、手作業で社内システム(請求管理)へ手作業で入力していたものが自動化でき、業務の負担が大幅に減りました。

プロが教えるOCRとRPAのツールの選び方

ここでは、業務自動化に精通したプロの目線による、「OCRツール」と「RPAツール」を選ぶ基準をお伝えします。

OCRツールの選び方

文字認識精度の高さ

OCRツール選びで重要になるのが、文字認識精度の高さです。各社ツールの文字認識精度のチェック方法としては、対応文字数を確認したり、OCR提供各社の無料体験版で実際に読み取りテストしてみるのが近道です。

読み取った文字を可能な限り正確に変換するためには、できるだけ多くの文字数に対応していることが重要になります。対応文字数の多さは絶対的な判断材料ではありませんが、文字認識精度の良し悪しを計る基準の一つとして押さえておくと良いでしょう。

活字・手書き文字の対応範囲

活字や手書き文字の対応範囲も、OCRツールを選ぶ時の大切なポイントになります。手書き文字の読み取りが多い場合は、AI-OCRツールを選択することも視野に入れたほうがよいでしょう。手書き文字は人によって癖があるので、OCRの文字認識が安定しづらいからです。幅広く活字や手書き文字に対応できるAI-OCRツールならば、OCRによっては読み取れない活字や手書き文字に対応することができます。

多種帳票のフォーマットへの対応
多種帳票のフォーマットに対応しているかどうかも、OCRツール選びには重要になります。OCRツールの中には帳票フォーマットに対応していないものもあり、選択の際には調べておく必要があります。

OCRツールによって電子化した帳票は、社内の業務システムから閲覧、編集、出力、管理を行えるため、帳票に関する業務の効率が大きく向上します。
紙の帳票で起こっていた紛失や持ち出しの問題、書類偽造といったトラブルを回避でき、より安全な状態で帳票を管理することができます。

他ツール・システムとの連携の可否
RPAを含めた外部システムと連携できるかどうかも、OCRツールを選ぶ際の大切なポイントとなります。どこまで連携できるのか、どのように連携するのかは、あらかじめ確認しておくようにしましょう。

例えば、OCRツールで紙などのアナログ文章を読み取った後、社内システム等にデータを蓄積するなどの業務を自動化する場合においては、RPAやAPI(アプリケーション・プログラミング・インターフェイス)による連携が必要になります。

OCRツールの利用目的に合わせ、他システムの連携が簡易的なのか、RPAを活用し、業務を自動化することができるのか、調べておく必要があります。

OCRツールを使いこなせるかどうかも重要です。無料トライアルやデモ、活用事例を問い合わせてみることをおすすめします。

RPAツールの選び方

導入目的に即した機能クラスの選択

総務省のWebサイトによると、RPAには3段階のクラスがあると記述されており、以下のような定義で適用が分けられています。

● クラス1「定型業務の自動化」
● クラス2「一部非定型業務の自動化」
● クラス3「高度な自律化」

クラス1「定型業務の自動化」は、ルーティンとなっている単純な業務を自動化させるRPAです。
例えば、取引先から送られてきたExcelの発注リストを自社の受発注管理システムに自動的に転記したり、定期的に取引先のデータを確認し、受注があった際に自動的にデータをダウンロードするなどが該当します。

高度な判断を必要としない、決まった手順で処理できる業務などは、クラス1のRPAが適用範囲となります。

クラス2「一部非定型業務の自動化」は、RPAではなくEPA(より強化されたプロセスの自動化)と呼ばれ、非定型業務と言われる判断や解析を必要とする業務までを自動化する仕組みです。
例えば、ビッグデータを参考に顧客の傾向を分析したり、取引先から送られてきた発注メールから受注に必要な商品管理番号等の情報を読み取り、システムに登録するといった流れを自動化できます。

AI(人工知能)を組み込むことにより、クラス1には不可能だった、より複雑な業務の自動化を実現しています。

クラス3「高度な自律化」はCA(認識の自動化)と呼ばれ、クラス2で情報解析するだけだったAIが進化し、意思決定を含めた高度な分析・判断を可能とする自動化です。
例えば、蓄積された顧客データをもとに、自動対応・コールセンターに繋ぐ・資料送付といった対応を自動で判断して実行したり、商品やサービスの売上データ・流行・経済情勢といった複雑な情報を分析して経営方針を提案するといったことが可能となります。

実装することができれば経営に心強いクラス3のCAですが、現状はまだ実用化には至っていません。

RPAの導入を検討する際には、自動化したい業務を洗い出し、導入規模を含めて目的に即したクラスを選択するようにしましょう。

サポート体制の充実

サポート体制が充実しているかどうかも、RPAツールを選択する際の大切な要素となります。RPA導入前は手厚いサポートだったが、導入後はなかなかタイムリーにサポートをもらえない、というのはよくある話です。せっかくコストをかけてRPAツールを導入しても、使いこなせない、他の業務自動化に横展開できないとなってしまうのは、もったいないことです。

RPAツールを取り扱っている企業によっては、ユーザー向けにツールの機能や活用方法、事例紹介などの勉強会やセミナーを実施しています。また、導入活用の伴走支援サービスもあり、社内でRPAを活用・実践する知識をつけることができます。

無料トライアルの有無

無料トライアル期間を設けているRPAツールを選び、まずは短期間で小規模のテスト導入をしておくと、本格導入後の失敗のリスクを減らすことができます。

スモールスタートをすることで社内の負担も小さくできますし、効果がなかった場合などに導入を止める選択も取りやすくなります。

各メーカーの公式ホームページや口コミ情報などでどれだけ情報収集しても、実際に使ってみて体験する以上の情報はありません。無料トライアル期間があるRPAツールならば、検討の上で積極的にテスト導入してみることをおすすめします。

「OCR」と「RPA」を連携してDX推進を実現

企業のDX推進を阻害する「アナログ」業務をデジタル化するために、まず進めたいのが紙帳票のデータ化ではないでしょうか。

紙帳票にある文字情報をデータに変換できる「OCR」と、業務を自動化する「RPA」を組み合わせることで更なる業務の効率化が期待できます。

ユーザックシステムではAI-OCRとRPAをセットで2か月、無料で試せるプランを用意しています。DX推進の足掛かりとなるアナログ業務のデジタル化を、ぜひ、一歩前に進めて見ましょう。

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