RPAの選び方とは？押さえておきたい5つのポイントと導入7ステップを解説
RPAを選ぶ際は、導入目的、費用対効果、機能の適合性、セキュリティ、サポート体制の5点を確認することが重要です。候補を絞った後は、トライアルを含む7つのステップで比較・導入を進めましょう。
本記事では、RPAツールを選ぶ際に確認したいポイントを中心に解説します。導入目的の整理や対象業務の選定、トライアル、運用ルールなど、RPA導入全体の進め方を先に確認したい方は、RPA導入の手順と進め方もあわせてご覧ください。
RPAとは「Robotics Process Automation」の頭文字をとった言葉です。主にパソコンやサーバーにインストールして使用することが多く、事前に登録した「シナリオ」に沿って、定型業務を自動化する役割を持っています。
RPAを活用してこれまで人間が行っていた作業を自動化することで、業務効率化を図れるというメリットがあります。自動化によって余裕ができたリソースを他の重要業務に回せるようになり、より生産性を高めることができます。
RPAでできることの具体例として、次のようなものが挙げられます。
● Excelシートへのデータ入力や集計作業を自動化する
● 基幹システムから取り込んだデータを指定したメールアドレス宛てに転送する
● 取引先のWeb-EDIシステムにログインし、最新の受注データを自動的にダウンロードする
● メールで受注した発注書のデータを、自社の受注システムに転記する
上記のように、従来は人間の手で処理する必要があった業務を自動化できるため、処理時間の大幅な短縮が期待できます。時間を指定して処理を開始することも容易であり、Web-EDIにおける受注業務のように、データの配信時間が決められている業務などにも柔軟に対応が可能です。
RPAには主に「サーバー型」「デスクトップ型」「クラウド型」の3つの種類があります。
RPAの導入を検討する際は、それぞれの特徴を押さえたうえで、自社にはどの種類が適しているのかを適切に判断することが大切です。
ここでは、3つの種類について特徴やメリットを詳しく解説します。
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種類 |
導入形態 |
向く業務・規模 |
主なメリット |
注意点 |
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デスクトップ型 |
パソコンごとにインストール |
小規模導入、個人・部門単位の業務 |
始めやすく、初期費用を抑えやすい |
端末ごとの管理が必要。大規模展開では管理が複雑になりやすい |
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サーバー型 |
自社サーバーなどに構築 |
大量処理、複数業務、全社展開 |
ロボットを集中管理しやすく、拡張性が高い |
導入費用や構築・管理の負担が比較的大きい |
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クラウド型 |
インターネット経由で利用 |
Webブラウザ上の業務、短期間で始めたい業務 |
サーバー構築が不要で、導入・管理の負担を抑えやすい |
対象システムや機能、セキュリティ要件を事前に確認する |
デスクトップ型
デスクトップ型は、小規模な導入や、特定の担当者・パソコンで行う業務の自動化に向いています。自動化したいパソコンにRPAを直接インストールして使用する方式です。
パソコンが1台あれば導入できるため、サーバー型に比べると導入のハードルが低い点が魅力です。サーバー型と比較すると導入コストも安価なので、中小企業や個人事業主など、RPAの導入に多額の予算を割り当てることが難しい現場でも導入しやすいというメリットがあります。
初めてRPAを利用する場合に、まずはデスクトップ型を導入・運用してみて、一定の成果が出るようならサーバー型を使って大規模に展開するという方法もあります。
サーバー型
サーバー型は、大量データの処理や複数業務の一元管理など、大規模な自動化に向いています。自社が運用するサーバーにRPAをインストールし、複数のロボットを集中管理する方式です。数千件から数万件のデータを一度に処理する業務や、複数業務を並行して実行する場合に適しています。
クラウド型
クラウド型は、Webブラウザ上の業務を中心に自動化したい場合や、導入・管理の負担を抑えたい場合に向いています。インターネットを通じて提供されるRPAを利用するため、自社でサーバーを用意する必要がありません。一方、利用できる対象や機能はサービスによって異なるため、自動化したいシステムに対応できるか確認が必要です
RPAを選定する際は、価格や知名度だけで判断せず、自社の目的や運用条件に合うかを確認することが大切です。まず、次の5項目をチェックしましょう。
- 導入目的と自動化したい業務が明確になっている
- 導入・運用コストに対して見込める効果を試算している
- 必要な機能、処理量、既存システムとの連携方法を確認している
- 権限管理、ロボット管理、実行ログなどのセキュリティ機能を確認している
- 導入時・運用時に受けられるサポートの範囲と連絡手段を確認している
以下では、それぞれの確認ポイントを詳しく解説します。
導入目的を整理する
RPAの導入を成功させるためには、導入目的の明確化が重要になります。導入するRPAツールを選定する前に、「なぜRPAを導入するのか」「どんな業務を自動化したいのか」を明確にすることで、必要な機能を絞り込みやすくなるためです。
RPAの導入目的は、「人が処理していた業務を自動化して業務を効率化したい」「ヒューマンエラーを削減したい」「従業員の業務負担を軽減したい」などさまざまです。導入目的によって選定すべきRPAも異なるため、必ず導入目的を整理することを意識しましょう。
費用対効果を検証する
RPAの導入にあたって、費用対効果の検証は重要です。RPAに限らず、新しいシステムを導入する際に「とにかく安価なシステムを選びたい」と考える人は多いでしょう。しかし、単純に価格の安さだけでシステムを選定してしまうと、導入目的を達成するために必要な機能が不足している可能性があります。
価格を重視する場合でも、自社の導入目的を達成できる機能を兼ね備えているRPAツールをリストアップし、その中で安価なRPAを選ぶことが大切です。安さだけに注目するのではなく、「価格と機能のバランスが取れたRPAを選ぶ」ことを重視しましょう。
目的に合った機能を持つRPAを選ぶ
ひと口にRPAツールといっても、ツールによって備えている機能は大きく異なります。それぞれカバーできる業務規模が異なるため、自社の導入目的に合った機能とカバー範囲を持つRPAを選ぶことが大切です。
大量のデータを同時に処理しなければならない業務がある場合は、デスクトップ型を選ぶと処理に膨大な時間がかかったり、そもそも正常にRPAツールが動かなかったりする可能性があります。大量のデータ処理が見込まれるのであれば、サーバー型を選ぶことをおすすめします。
また、外出先やリモートワーク先から利用する機会が多いのであれば、クラウド型を選ぶことで利便性が向上します。
セキュリティ対策をチェックする
RPAのセキュリティで確認したい主な項目は、利用権限、ロボットの管理、実行ログの3点です。
近年では悪意を持つ攻撃者によるサイバー攻撃が深刻化しており、企業として万全のセキュリティ対策を行い、サイバー攻撃から身を守ることが求められるようになってきています。
機密情報の流出などのトラブルを防止するためには、セキュリティに配慮した運用を心がけることが大切です。RPAを利用する人に限定して利用権限を付与したり、稼働中のロボットを一覧で整理して管理者が把握できていない「野良ロボット」の発生を防いだりする対策が有効です。また、実行ログを記録できるRPAを選ぶと、トラブルが起こった際の初動対応がスムーズになり、安全性の高い運用につながります。
サポート体制が充実しているベンダーを選ぶ
RPAツールを運用していると、RPAが突然動かなくなったり、設定方法が分からなかったりして、業務が停滞してしまう可能性があります。このようなトラブルが起こった際に、すぐに解決を図るためには、RPAツールを提供しているベンダーのサポート体制が充実していなければなりません。
ツールの導入前にサポート体制を十分に確認し、いざというときに速やかに対応してもらえるベンダーのRPAツールを選びましょう。メールなどの文章によるサポートだけでなく、電話でサポートしてもらえるベンダーを選ぶと、トラブル時にスムーズな解決を図りやすくなります。
RPAを導入する際の具体的な流れは、主に次の通りです。
1. RPAが必要な理由を具体化する
2. RPAツールの適用範囲を決める
3. RPAツールの候補を洗い出す
4. 無料トライアルで比較検証する
5. 導入するツールを最終決定する
6. RPAの開発・運用体制を整える
7. 本格運用・効果測定を行う
一つひとつのステップを丁寧に進めることで、RPAの導入成功につながります。ここでは、上記の7つのステップについて詳しく解説します。
1.RPAが必要な理由を具体化する
RPAを導入する前に、まず「なぜ自社はRPAを導入するのか」を明確にしておきましょう。人手不足の解消、残業時間の削減、ヒューマンエラーの抑制など、解決したい課題と期待する効果を整理します。目的がはっきりしていれば、導入可否の判断や社内説明がしやすくなり、その後のツール選定や投資対効果の検証もスムーズに進められます。
2.RPAツールの適用範囲を決める
次に、どの業務にRPAを適用するのかを検討します。自社の業務を洗い出し、「ルールが明確で反復回数が多い業務」「システム間の転記作業」など、自動化に向いている業務を中心に候補を挙げましょう。一方で、判断が複雑な業務や例外が多い業務は、人が対応する領域として残すなど、RPAと人の役割分担を整理しておくことが大切です。
3.RPAツールの候補を洗い出す
導入目的と適用範囲のイメージが固まったら、その条件に合いそうなRPAツールの候補を洗い出します。サーバー型・デスクトップ型・クラウド型といった形態や、想定する処理量、既存システムとの連携のしやすさ、費用感などを踏まえて比較し、最終的に2〜3製品程度まで絞り込むのがおすすめです。この段階では、「どのツールなら自社の目的を達成できそうか」という観点で候補をリストアップします。
4.無料トライアルで比較検証する
候補ツールを絞り込んだら、無料トライアルで実際の業務を試します。各ツールで同じ業務シナリオとデータを使い、同じ評価軸で比較することが重要です。
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評価項目 |
確認する内容 |
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操作性 |
画面や操作手順が分かりやすく、担当者が無理なく扱えるか |
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シナリオの作りやすさ |
自社の業務を再現でき、作成・修正を行いやすいか |
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処理速度・安定性 |
想定するデータ量を処理でき、継続して安定稼働するか |
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担当者の習熟度 |
トライアル期間内に、担当者が必要な操作を習得できるか |
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既存システムとの相性 |
自動化対象のWebシステムや基幹システムと連携できるか |
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サポート |
不明点やエラーに対し、必要な支援を受けられるか |
【Autoジョブ名人の無料トライアル】
ユーザックシステムのRPA「Autoジョブ名人」では、2か月間の無料トライアルをご用意しています。複数ツールを比較する場合も、自社の業務との相性をじっくり検証できます。
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5.導入するツールを最終決定する
トライアルの結果をもとに、導入するRPAツールを最終決定します。単に「動けばよい」かどうかだけでなく、現場担当者が無理なく使い続けられるか、将来的な業務拡大にも対応できるか、サポート体制は十分か、といった観点も含めて評価することが重要です。ここで選んだツールが、今後の運用のしやすさや効果に大きく影響します。
6.RPAの開発・運用体制を整える
ツールが決まったら、本格運用に向けて開発・運用体制を整えます。情報システム部門だけでなく、業務に詳しい担当者にも参加してもらい、ロボットの作成・修正、問い合わせ対応、運用ルールの策定などの役割分担を決めましょう。トライアルの段階からコアメンバーを関わらせておくと、本番体制へ移行しやすくなります。
【Autoジョブ名人の伴走支援】
「Autoジョブ名人」では、導入・活用フェーズの無償サポートや伴走支援を提供しています。体制づくりに不安がある場合は、無償の伴走支援「カスタマーサクセスプラン」もご確認ください。
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7.本格運用・効果測定を行う
体制が整ったら、本格運用を開始します。本格運用が始まった後も、「導入前後でどれだけ処理時間が減ったか」「残業時間やミス件数はどの程度改善したか」などの指標を使い、定期的に効果測定を行うことが重要です。結果を踏まえてシナリオの改善や適用範囲の見直しを繰り返すことで、RPAの効果を高め、全社的な業務改善へとつなげていけます。業務プロセスに変更があった際は、RPAのシナリオも合わせて更新することを忘れないようにしましょう。
RPAを導入することで、これまで人の手で処理していた業務を自動化し、さまざまな作業を効率化できます。
RPAの導入時は、導入目的を整理して費用対効果を検証し、自社の目的に合ったRPAツールを選定することが大切です。適切なツールを選定し、導入前には無料トライアルを利用して十分な検証を行うことをおすすめします。
ユーザックシステムでは、RPAの導入をガイドする「最新e-book」を提供しています。RPAの選び方を知りたい方は、ぜひこちらの資料もご参照ください。
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