RPAで日々の業務を自動化できる？RPAが優れている理由とは？
労働人口の減少や生産性の低下が問題となっている昨今、業務の効率化で下記のような悩みが多く聞かれます。
・日々の作業を効率化したいけど、何を使ったらいいかわからない
・「RPAで業務を自動化できる」って聞いたけど、どういうことだろうか
RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、PCを使って行う業務を自動化できるソフトウェアロボットです。24時間365日休むことなく稼働可能なため、業務効率化を図ることができ、人手不足の問題を解消します。
また業務を効率化する方法は多くありますが、RPAが優れているとされているのは、高度なプログラミング知識が不要で、比較的簡単に活用できるという特徴があるからです。
一方で、運用していくにはいくつかの注意点もあります。
今回の記事ではRPAで自動化できる業務について紹介し、他の自動化の方法と比べてなぜRPAが優れているのかについて細かく解説していきます。
RPAで日々の業務を自動化できる？
2019年に働き方改革が施行された前後、RPAは業務効率向上や残業時間削減などの切り札として注目されました。現在に至るまで、企業の規模や業種・業務にかかわらず、導入活用事例が多く公表されています。情報システム部門担当者でなくとも、比較的容易にRPAを活用できるので、現在手作業で行っている日々のさまざまな業務を自動化・効率化を進められます。
例えば、大量の書類や資料を取り扱う業務では、書類や資料の種類に応じてフォルダに整理・分類・処理する単純作業を行う必要がありますが、これらの作業はRPAを使用することで仕事の効率化ができます。
他にも、顧客からの注文処理や請求書の処理、在庫管理など、多くの業務プロセスにおいてRPAが導入されています。
RPAで自動化できる業務とは
RPAはPCを使うさまざまな業務を人に代わってこなしてくれます。
以下は、RPAで自動化できる業務の例です。
● データ入力業務：ExcelやWebフォームなどからのデータ入力作業。
● 請求書処理業務：請求書の受け取り、スキャン、データ抽出、承認プロセスなど。
● 顧客対応業務：顧客からのメールや問い合わせに対する自動応答や返信、顧客情報の更新。
● データ処理業務：ファイルやデータの取得、展開、抽出、変換、集計、レポートの自動作成や送信。
● 在庫管理業務：在庫の追跡、補充、注文などの自動化。
● 人事管理業務：履歴書の受付、面接のスケジュール調整、新入社員のデータ入力や研修の自動化。
● 契約管理業務：契約書の受け取り、期限の通知、自動更新など。
● ITサポート業務：問題解決のための自動チェック、修正、再起動、再インストールなど。
業務の自動化でRPAが優れている理由
RPA以外にも業務を自動化する方法はいろいろとありますが、RPAは多くの点で優れています。
最大のメリットとして「自動化までに必要な手間が少ないこと」「扱いやすいこと」が挙げられます。
以下、これらのメリットを他の方法と比較しながら解説していきます。
業務を自動化する方法
業務を自動化する方法はさまざまありますが、一般的には主に下記の3点が挙げられます。
● RPA
● Excelマクロ
● Python
これらはすべてPCブラウザ上で操作できますが、それぞれでできることが違います。
RPA
RPAは、人間がPCで行う作業を自動化し、効率的かつ正確な作業を実現しています。 高度なプログラミングスキルを必要とせず、自動化シナリオの開発画面は、直感的に操作ができるよう工夫されているものが多くあります。
Excelマクロ
Excelマクロは、Microsoft Excelのマクロ機能を利用したツールです。 Excelマクロを使うことで、Excelシート上での作業を自動化することができます。 例えば、データの検索やソート、グラフの作成など、繰り返し行われる作業を効率的かつ正確に実行することができます。 Excelマクロを作成するには、Excelマクロ記録機能を使用するか、VBA（Visual Basic for Applications ）のプログラミングスキルが必要になります。
RPAによるExcel(エクセル)業務の効率化を活用例と共に紹介します。
Python
Pythonはプログラミング言語の一つで、システムの開発・自動化やデータ解析を得意としています。 Pythonは高い生産性と柔軟性を備えており、多くのタスク（データ収集、ブラウザ操作、メール操作など）を自動化することができます。 Pythonには多くのモジュールやライブラリが用意されており、これらを使用することで、より簡単かつ効率的な業務自動化が可能になります。 一方、RPAのように利用するためには、プログラミングスキルが必要です。
RPAの優位点
RPAの強みを以下に紹介します。
- Excelマクロと比べた優位性：Excelマクロの場合、同じアプリケーション内での作業の自動化が限られ、VBAの習得にも時間がかかります。一方、RPAの場合はプログラミングスキルを必要としません。他にも、RPAとExcelマクロでは自動化できる作業範囲に違いがあります。ExcelマクロはExcel上での作業しか自動化できないのに対して、RPAはPC上のあらゆる操作を自動化することができます。
また、RPAは他システム・アプリケーションと連携することができるため、Excelマクロと比べ、より広い範囲で作業を自動化することができます。
- Pythonと比べた優位性：RPAとPythonを比べた際の違いとして時間的コストが挙げられます。Pythonはデータ処理・分析などRPAと同様の処理ができるものの、プログラミングスキルの習得が必要で業務を効率化するまでに時間がかかります。また、Pythonは動作プログラムやエディタなどをインストールして環境を揃える必要がありますが、RPAはインストーラーが整っているため、Pythonと比べると事前準備の必要なく使用することができます。
RPAでの業務自動化で気をつけるべきこと
RPAは業務の自動化において、ExcelマクロやPythonに比べると優位性がありますが、導入する際に失敗しないためには気を付けるべきことがあります。
RPAを導入する際の注意点は、以下の2つです。
● 運用体制を明確にする
● スモールスタートをする
運用体制を明確にする
RPAを導入する目的や期待する効果を社内で共有・把握し、業務効率化に向けて誰がどんな役割を担うか、運用体制を事前に明確化しておくことが重要です。
具体的には、RPAのシナリオ開発や、エラー発生時の対応、定期的なメンテナンス、業務改善の目標設定と到達度の管理など複数の役割が挙げられます。
スモールスタートをする
RPA導入成功事例では、スモールスタートをし、業務効率化の成功体験を積み上げているケースが多く見られます。自動化しやすい業務からRPAツール導入を始め、成功し、ノウハウが溜まったら他業務や部署まで広げます。小さくても成功事例をたくさん作ることで、会社内での理解も得やすくなります。
また、RPA導入・運用にはそれなりに費用による負担がかかります。
そのため初めて導入する際は、まずは低予算のツールか無料のトライアルがあるツールを利用することがおすすめです。
まずは無料トライアルで業務を自動化
働き方改革や業務効率向上を実現するRPA製品である「Autoジョブ名人」は、RPAが注目される以前から業務の自動化に取り組み、1200社を超える導入実績があります。ユーザックシステムが提供するRPAのサポートとサービスで、早期に業務効率向上を実感することができます。
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RPAツールを活用して、業務の効率化や改善をめざしていきましょう。