RPAによる自動化とは？導入メリットと具体的な活用事例を紹介

RPAは、ソフトウェアロボットがパソコン上で行う繰り返し作業を代行する技術を指します。具体的にはシステムへの入力やデータの転記、帳票の作成といった人間が手作業で行っていた業務を自動処理できるようにしたものです。

自動化は、決められた手順を正しく実行できるRPAの特性によって成り立っています。これによりヒューマンエラーのリスクを大幅に下げつつ、高速で作業を進めることができます。

RPAとAIはしばしば混同されがちですが、RPAはあくまでルールベースの処理を正確に行う技術であり、AIのように状況を学習・判断して進化していくわけではありません。ただし近年では、AIと連携したRPAの高度化も進んでおり、より幅広い業務を自動化できるケースも増えています。

RPA（Robotic Process Automation）の定義

RPAとは、ソフトウェアロボットがあらかじめ設定された手順に従って繰り返し作業を実行する技術のことです。例えば、複数のシステムから情報を引き出してまとめる作業など、人間が毎回同じ手順を踏むような業務を得意としています。

定型業務が多い間接部門を中心に導入が進んでおり、作業効率と正確性の高さから、多くの企業で生産性向上やコスト削減に繋げています。

また、変化が少ないルールに基づく工程ほど自動化による効果が分かりやすく、大きな作業削減が期待できるとされています。

自動化との関係

RPAは企業や組織が行ってきた手作業をシステム化し、自動化を図るための手段です。数値チェックや書類作成など、ルールが明確であればあるほど導入しやすくなります。

従来はカスタムシステムやアウトソーシングで対応していた部分を、より柔軟かつ短期間で導入できることがRPAの特徴です。導入が容易なデスクトップ型ツールなどを利用すれば、小規模部署でも手軽に自動化を始められます。

RPAとAIの違い

RPAは、あらかじめ定義したルールに基づいて処理を実行するものであり、判断が必要なケースには弱みがあります。一方、AIは膨大なデータを学習してパターンを見つけ、状況に応じた推論・判断をすることが可能です。

現在はRPAとAIを連携させ、紙書類の文字認識や音声データの文字起こしを自動化するOCR機能など、定型業務に留まらない活用が進んでいます。将来的にはAIの進化に伴い、さらに高度な自動化領域が広がると期待されています。

RPAツールの導入方法は複数あり、組織の規模や目的に応じて最適な形態を選択します。

RPAツールは利用環境によって大きく分けるとデスクトップ型、サーバー型、クラウド型の3つに分類できます。企業のITリソースや運用体制に合わせて導入手法を選定することが重要です。

小規模運用であれば、デスクトップ型を導入してまずはテスト的に活用する方法がよく選ばれます。一方で、組織全体で業務を自動化したい場合にはサーバー型が有効です。

クラウド型は自社インフラを持たなくても運用できるため、導入スピードが早いことが魅力とされています。自社の業務特性や予算を考慮しながら、最適な導入形態を見極めましょう。

デスクトップ型

PC単体で動作させる形態のため、個人単位での検証や小規模な業務自動化に向いています。特別なサーバー環境を用意する必要がなく、導入コストを抑えられる点が魅力です。

ただし、管理が個々の端末に分散するため、大規模化した場合には運用負荷が増える可能性がある点に留意が必要です。

サーバー型

サーバーで一括管理する形態は、複数部門や多数のユーザーが利用する場合に適しています。ロボットの稼働状況やログを集約できるため、セキュリティ管理や監査対応がしやすいのが利点です。

中央管理が可能なので、シナリオの変更や更新も効率良く行える反面、初期導入のコストや環境構築にやや時間を要することがあります。

クラウド型

クラウド型ではクラウドサーバー上でRPAを提供するため、自社でサーバーを用意する必要がありません。利用規模に応じて柔軟にライセンスを増減できる点が特徴です。

また、システムアップデートなどのメンテナンスをクラウドサービス側で行うため、最新版の機能を気軽に導入できるメリットがあります。ただし、セキュリティ要件が厳しい組織では、導入可否を慎重に検討する必要があるでしょう。

RPAは定性判断を伴わない定型業務の自動化に力を発揮します。実際には以下のような業務での活用事例があります。

大量のデータ入力や正確性が求められる処理など、人の手が煩雑になりがちな場面でRPAが活躍します。特にマニュアル化されているルーチンワークは効果的に自動化が可能です。

業務部門ごとに目視チェックや単純入力を繰り返す作業があれば、そのプロセスを洗い出してRPA導入を検討することで、大幅な生産性向上やコスト削減につなげられます。

具体的には以下のような例がありますが、これに限らずウェブブラウザでの定期的な調査、内部システムへのログインなどの繰り返し作業全般で効果が高いとされています。

RPAは定型業務の自動化に適している

手順が明確な業務ほどRPAでカバーしやすく、導入による効果も大きくなります。表計算ソフトや企業システムを使った同じ入力作業の繰り返しや、単純検索・集計といった業務が代表的な活用例です。

また、データの加工要件が複雑ではない場合もRPAで対応しやすく、検証の工数を抑えられるためスムーズに運用を開始できます。

経理：請求書処理、伝票入力

経理部門では、請求書の内容をシステムに登録し、必要に応じて承認フローを回す作業が頻繁に行われます。RPAを導入すれば、書類情報の入力や金額のチェックを自動化でき、作業時間を大幅に短縮できます。

伝票入力などでヒューマンエラーが発生しやすい箇所もRPAでミスのリスクを低減できます。入力後の帳票作成やファイリングといった業務も合わせて効率化を図ることが可能です。

人事：勤怠データの集計、入社手続き

人事部門では社員数の増減に応じ、勤怠データの整合性を常に確認する必要があります。RPAによって複数の勤怠システムからデータを取得し、自動で集計・チェックを行うといったことが容易になります。

また、入社手続きに必要なフォーム入力や各種書類の作成業務なども、RPAで対応することで担当者の負担を軽減できます。

営業：見積作成、顧客情報の更新

営業担当が顧客に見積を提供する際、別々のシステムで価格情報や在庫データを確認しながら手打ちで資料を作成するケースがあります。RPAを使えば、必要な情報を自動で引き出し、短時間で見積書を作成できます。

また、顧客情報の更新も複数の顧客管理システムをまたぐことがあるため、重複入力をなくし、更新ミスを減らしながらデータの整合性を確保できるようになります。

受発注：WebEDIの受注処理、納期回答

受注確定から自社システムへの入力、納期回答までの一連の流れは、正確性と速度が求められます。RPAがあれば受注データを自動的に取り込み、在庫状況などをチェックしたうえで納期を回答するプロセスを迅速化できます。

このような処理はミスが許されない反面、担当者への負荷が大きい作業であるため、自動化による人員の有効活用が特に有意義です。

マーケティング：競合他社の価格調査、SNS上の口コミ収集

マーケティング業務では定期的な情報収集が欠かせませんが、手動での調査は時間的コストがかかり、見落としも起こりがちです。RPAはウェブサイトやSNSから情報を自動的にスクレイピングし、結果をレポート化できます。

例えば競合のECサイト表示価格や、SNSのハッシュタグ検索結果などの情報を定期的に集約することで、分析作業により多くの時間を割けるようになります。

RPAを導入することで得られる効果は多岐にわたり、企業や部門の課題を大きく改善できます。

RPAの大きなメリットとして、作業時間の削減や正確性の向上が挙げられます。単調な作業を自動化し、人間がより創造的な業務に注力できるようになるため、企業全体の生産性を底上げすることができます。

属人的になっていた業務が標準化される点も重要です。RPA導入を機に業務フローがドキュメント化され、担当者の変更や増員があってもスムーズに引き継げるようになります。

また、今年度から多くの企業が進めている働き方改革の観点でも、ルーチン業務の負荷が下がることで社員の長時間労働が是正され、より健康的な労働環境づくりに貢献します。

作業時間の大幅削減

RPAによる自動化で、これまで数時間かかっていた業務を数分や数十秒で終えられることも少なくありません。ヒューマンエラーの訂正や二度手間が減るため、結果として余計な残業や休日出勤を抑制できます。

人員不足に悩む企業にとって、既存メンバーが生産性を高められる点は非常に魅力的な効果となります。

ヒューマンエラーの防止

人が手作業で行う以上、処理ミスはどうしても発生する可能性があります。RPAはあらかじめ設定されたルール通りに処理を行うため、同じミスを繰り返すことがありません。

特に金額や数値の扱いが多い部門では、ミスの削減が大きなインパクトを生み、信頼性の向上にも貢献します。

働き方改革、業務の属人化解消

RPAの導入を機に、今まで一部の担当者に集中していた業務知識やノウハウの見える化が進みます。ロボットへのシナリオ設定は、業務プロセスを具体的に言語化する作業を伴うためです。

属人化が解消されれば、担当者が不在でも業務を続行できる体制が整い、企業全体の生産性やリスク管理能力が高まるでしょう。

人手不足対策

労働力人口が減少傾向にある中で、企業が利益を出し続けるには業務効率化が急務とされています。RPAで繰り返し作業を置き換えることで、人の時間をより重要な意思決定や顧客対応に振り向けられます。

また、仮想労働力とも言えるRPAは24時間稼働でき、休憩の必要もないため、人手不足解消に大きく貢献する手段として注目されています。

RPA導入にはメリットだけでなく、あらかじめ考慮すべき課題も存在します。

RPAに対応可能な業務を積極的に導入する一方、複雑な判断が必要な作業にまで踏み込むと失敗リスクが高まる点に注意が必要です。また、導入やメンテナンスにコストがかかることは避けて通れません。

さらに、RPAを運用する人材も育成しなければ、導入後の改修やトラブル対応を外部に依存し続けることになり、コストが膨らむ可能性があります。

導入コストが発生する

ライセンス費用やコンサルタント費用だけでなく、社内でプロジェクトチームを編成する人件費も考慮する必要があります。サーバー型を導入する場合、ハードウェア投資が必要となることもあります。

予算を明確に設定したうえでROI（投資対効果）を把握し、段階的に導入を進めることが望ましいでしょう。

「判断を必要とする業務」はRPAによる自動化が難しい

RPAは基本的にルールに従って処理を行う技術のため、状況に応じた判断が必要な業務を完全に任せるのは難しい場面があります。顧客対応や高度な分析などは人間の関与が不可欠です。

無理に自動化範囲を広げるよりも、定型業務を確実に効率化する方が、導入リスクを抑えられます。

RPAを扱える従業員を育成する必要がある

導入後はRPAツールの操作やシナリオの更新、業務フローの見直しなどを行える人材が必要になります。外部委託でも運用は可能ですが、長期的には社内にノウハウを蓄積し、自主的に運用できる体制が理想です。

運用担当を明確に決め、定期的なトレーニングや勉強会を実施することでスムーズにRPAを使いこなせるようになります。

段階的な導入プロセスを踏むことで、RPAの成功率を高めることができます。

RPAの導入には明確な目的・目標設定が欠かせません。効果を測定するためにも、どの業務をどこまで自動化するのかを最初に決めることが重要です。

また、トライアル導入によって課題の洗い出しを行い、本格的な導入前にシナリオや運用体制をブラッシュアップするのも定石です。最終的に最適なツールを選定し、運用チームを整えたうえで本格導入に移行します。

下記に示すステップを踏むことで、導入後のトラブルや手戻りを最小限に抑えられます。

自動化の目的・目標の設定

まずは自動化によって何を達成したいのかを明確にします。例えば作業時間の削減なのか、人為的ミスの削減なのか、あるいは人員リソースを重要業務へシフトするのかなど、目標が定まっていればKPIを測定しやすいです。

目標設定が曖昧だと、導入後の成果を評価しにくくなり、投資対効果を判断できずに終わってしまいます。

自動化したい業務の棚卸

定型・繰り返し業務を中心に自動化候補をリストアップします。重要度や業務量、現在かかっている人件費などを比較検討し、優先度の高い業務から着手するのが一般的です。

効果が大きい箇所を先に自動化することで、組織内でのRPAへの理解と導入意欲を高められます。

トライアルなどテスト導入

最初から全社一斉導入ではなく、特定部署や限られたタスクで試験導入するケースがほとんどです。その過程でシナリオの精度やツールの使い勝手、不具合箇所などを洗い出すことができます。

失敗リスクを最小化しながらノウハウを蓄積し、効果を実感できれば、他部署へ導入を広げる際の理解やサポートが得やすくなります。

ツール選定

RPAツールには多岐にわたるベンダー製品が存在し、機能性や価格帯もさまざまです。必要な要件を明確にしてから情報収集を行い、自社に合ったツールを選びましょう。

サポート体制やユーザーコミュニティの有無も重要で、導入後の運用を円滑に進めるために欠かせない要素となります。

本格導入と運用体制の整備

テスト導入で得られた成果や課題をもとに、導入範囲を拡大していきます。ロボットのシナリオを定常業務に組み込み、社内の誰がどのように運用・保守を行うかを明確に定めることが大切です。

この段階でメンテナンスの流れも確立しておけば、業務仕様の変更が発生した際にも迅速に対応できるでしょう。

運用を継続し、社内で活用を定着させるには以下の点に注意が必要です。

RPAは導入後がゴールではなく、継続的に運用しながらシナリオを最適化していくことが成功の秘訣です。必要以上に自動化範囲を広げようとすると、メンテナンスやリスクが増大しやすい点にも気を配りましょう。

また、部門間の連携不足や運用体制の不備によって、せっかく構築したロボットが形骸化する恐れがあるため、組織的なサポート体制の強化が欠かせません。

「すべての業務をRPAで」と思いこむ

RPA導入の勢いあまって、判断や高度な知識を要する業務まで一気に自動化を進めようとするケースがあります。しかし、RPAはあくまで定型業務の自動処理が得意な技術です。

どの業務をRPAに任せ、どこを人間が担当するのかを見極めないと、効率化どころかトラブルが増える可能性がある点には注意が必要です。

部門間での連携不足

自動化の範囲が複数部門にまたがる場合、担当部署同士の連携がスムーズに取れていないと、データフォーマットの違いなどが原因でRPAが機能しなくなることがあります。

連携を円滑に行うためにも、導入初期から情報共有と合意形成に力を入れることが大切です。

運用・保守の体制がないと形骸化する

RPAシナリオは一度作成すれば終わりではなく、業務フローの変更に応じてアップデートが必要になります。明確なメンテナンス担当を置かないと、いつの間にかロボットが使えなくなってしまうケースも珍しくありません。

定期的にシナリオや処理ログを振り返り、問題が発生していないかを確認しながら、継続的に最適化を図りましょう。

実際にRPAを導入して成果を上げている企業の事例を紹介します。

RPAによる具体的な成果としては、データ処理の高速化やミス削減はもちろん、導入のきっかけとなった労働環境改善やコスト削減で大きな実績を出している企業も増えています。

以下に挙げる企業事例は、業種は異なっても共通しているのは定型作業をうまく切り出してRPAに置き換えている点です。自社で活用する際の参考になるでしょう。

株式会社フランソア

フランソア株式会社は、受発注業務を自動化し、日々の業務を効率化しつつ安定稼働させることに成功しました。

従来はフリーソフトの自動化ツールを用いており、メンテナンスには専門性の高いプログラミング技能が求められるというハードルがありました。

しかし、Internet Explorerのサポートが終了しプログラムの更新が必要となったことから、「Autoジョブ名人」を新たに導入し、プログラミングの専門知識がなくても扱いやすいシナリオベースの運用に切り替えました。

Autoジョブ名人の導入後は、受発注業務のエラー発生率が三分の一に減少し、業務の正確性と安定性が大幅に向上しました。

株式会社フランソアの事例全文はこちら→

株式会社アステックペイント

株式会社アステックペイントは、増加する注文量に効率的に対応する目的で、「送り状名人」と「Autoジョブ名人」という2つの自動化システムを採用し、事務作業の自動化を達成しました。

従来は受注処理に二重入力が必要であり、作業効率が低下しがちになるという課題を抱えていました。そこで自動化システムを導入することにより、特に早朝や土曜日などの時間外業務を行うことなく、受注から出荷までのプロセスがスムーズになりました。

自動化は事務処理時間を大幅に短縮しただけでなく、エラー減少にも貢献しています。結果として、生産性の向上と従業員の作業負担の軽減が実現し、業務全体の効率が向上しました。

株式会社アステックペイントの事例全文はこちら→

株式会社パトライト

株式会社パトライトは、2000年代初頭から受注業務をWeb-EDIに移行するなど、早い時期からシステム化に注力してきました。

2022年には、自社サーバーのアップデートの機会を利用して「Autoジョブ名人」を採用し、それまで15～20分かかっていた受注作業を完全に自動化しました。これにより、業務処理の確実性が向上し、人的ミスを大幅に削減することに成功しています。

さらに、パトライトは「ネットワーク制御信号灯」とRPAを組み合わせることで、新たなイノベーションを推進しています。両者の連携により、「RPAがバックグラウンドで動作している際に処理の進行状況が視覚的に分かりにくい」という問題を解決し、作業効率と透明性が向上しています。

株式会社パトライトの事例全文はこちら→

岩倉印刷紙業株式会社

岩倉印刷紙業株式会社では、「Autoジョブ名人」を導入し、納入予定表のダウンロードと発注書のメール配信を自動化しています。

納入予定表の自動化では、大手食品メーカーからの納入予定表を週に2回自動でダウンロードし、システムに取り込むことで、在庫管理の正確性と迅速性を確保しています。

発注書の自動メール配信においては、発注書を自動生成し、関連するステークホルダーに自動でメール配信することで、通信ミスを削減して業務の迅速化を図っています。

双方の業務の自動化により、従来は手作業で時間がかかっていた作業を大幅に短縮し、スタッフがより戦略的な業務に集中できるようになりました。また、自動化はエラーの削減にも貢献しており、全体的な業務品質の向上にもつながっています。

岩倉印刷紙業株式会社の事例全文はこちら→

自社で試してみたい！Autoジョブ名人2か月無料トライアルで「業務を自動化」

働き方改革や業務効率向上を実現するRPA製品である「Autoジョブ名人」は、RPAが注目される以前から業務の自動化に取り組み、1300社を超える導入実績があります。ユーザックシステムが提供するRPAのサポートとサービスで、早期に業務効率向上を実感することができます。
人手不足の解消や社員の多様な「働き方」への取り組みに、今すぐ着手できます。

RPA導入を検討されている方は、2ヶ月間の無料トライアルもご用意していますので、まずはお気軽にご相談ください。
RPAツールを活用して、業務の効率化や改善をめざしていきましょう。

RPA無料トライアル詳細はこちら→

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RPAを活用すれば、定型作業を効率化して人手不足や働き方改革に対応できます。ツールの選定や運用体制づくりを含め、入念な準備と段階的な導入が成功の秘訣となります。

RPAは、一度導入することで永続的に作業時間の削減やヒューマンエラーの防止といったメリットを得やすいのが特長です。単純業務を中心に導入すれば、組織全体で大幅な生産性向上を見込めます。

一方で、導入にあたっては適切な業務選定と運用体制の確立が不可欠です。AIほど複雑な判断は行えない分、あくまで「定型業務をいかに上手く自動化するか」にフォーカスすることで失敗リスクを抑えられます。

最終的には、効率化によって生まれた余裕をコア業務や新たなプロジェクトに振り向けることで、企業のさらなる成長を実現できるでしょう。

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