複数運送会社の送り状発行を一元管理するには？仕組みと導入前の確認ポイント

運送会社が提供する専用システムには、送り状の発行や問い合わせ番号の採番など、その運送会社を利用するための機能が用意されています。一方、複数社のシステムを併用すると、次のような手間や課題が出てきます。

運送会社ごとに操作方法が異なる

画面や入力項目、発行手順が異なると、担当者は各社の操作を覚えなければなりません。特定の担当者しか使い方を把握していなければ、不在時の対応や引き継ぎにも負担がかかります。
出荷時、利用する運送会社を変更する場合も、別のシステムでデータを準備し直すなど、作業が増えることがあります。

各社に合わせた連携データを作成する必要がある

基幹システムに出荷データがあっても、各社の送り状発行システムが同じ形式で取り込めるとは限りません。
運送会社ごとに必要な列を並べ替えたり、コードを変換したりする処理が必要になる場合があります。基幹システム側で対応できず、担当者がExcelやマクロで加工していると、その作業の維持・管理も必要です。

問い合わせ番号の確認先が分かれる

配送状況の確認には、出荷時に使用した運送会社と問い合わせ番号が必要です。番号が各社のシステムに分かれている場合、運送会社の特定と番号の検索に手間がかかります。

このように、複数運送会社を利用する現場では、送り状の印刷だけでなく、操作・データ連携・問い合わせ対応を通して見直すことが重要です。

送り状発行の前後を含めた改善方法は、送り状発行業務の効率化を解説した記事でも紹介しています。

一元管理によって、具体的にどのような運用に変えられるのでしょうか。ここでは、送り状名人を例に、発行操作・連携データ・問い合わせ番号の3つに分けて説明します。

一つのシステムから各運送会社の送り状・荷札を発行する

送り状名人では、一つのシステムから複数運送会社の送り状・荷札を発行できます。運送会社ごとに異なる専用システムを操作する負担を減らし、統一された操作で発行業務を進められます。

また、基幹システムからデータを受け取るバッチ発行、出荷指示書などのバーコードを読み取る発行、キーボードで入力するエントリ発行などに対応しています。自社の出荷現場に合わせて、必要な発行方法や構成を確認します。

ただし、一つのシステムにまとめても、各社の送り状や荷札の仕様まで同じになるわけではありません。使用する帳票や用紙、プリンターは、運送会社と発行形態に応じた確認をします。

基幹システムからの連携データを共通化する

送り状名人では、基幹システムから受け取る連携ファイルを1種類にまとめ、各運送会社に対応する構成を取れます。取り込み時のデータ変換や、各運送会社へ送信するデータの変換を設定できるためです。

これにより、基幹システム側で各社向けのデータを個別に作成する運用を見直せます。必要な情報が元データに含まれているか、どのような変換設定が必要かは、導入時に確認します。

運送EDIについても、送り状名人には運送データをメールまたはSFTPで送信する機能があります。各運送会社への連携方法は、相手先の条件に合わせて確認する必要があります。

運送EDIの仕組みや送り状レスについては、運送EDIを解説した記事をご覧ください。

各運送会社の問い合わせ番号をまとめて検索する

送り状名人では、問い合わせ番号を自社で採番・管理し、出荷先名の一部や伝票番号などを条件に、発行した送り状を検索できます。

各社の専用システムで個別に探す代わりに、共通のシステムで運送会社と問い合わせ番号を確認し、運送会社のWebサイトで配送状況を調べる流れになります。

さらに、送り状データをもとに出荷情報案内メールを送信し、問い合わせ番号を顧客へ共有することもできます。顧客自身が配送状況を確認できれば、自社への問い合わせを減らすことにもつながります。

一元管理を検討する際は、自社の運用がどこまで対応範囲に含まれるかを確認します。運送会社名だけでなく、利用する便種や帳票、データ連携まで具体化することが大切です。

利用する運送会社・便種・帳票に対応しているか

送り状名人では、運送会社との連携データや帳票レイアウトを用意した「運送会社モジュール」を提供しています。
自社が使用する便種・ラベル・EDIレイアウトが開発済みかどうかをお問合せください。
また、得意先指定などの独自ラベルが必要な場合も、ご相談ください。

基幹システムから、どのようなデータを受け取るか

現在の出荷データの形式と項目を確認し、実際のデータをもとに連携方法を検討します。
送り状名人のデータマッピング機能では、固定長テキスト、CSV、Excelファイル、データベース接続などに対応しています。利用できる接続方法や設定は既存環境に合わせて確認します。

問い合わせ番号や発行形態をどのように設定するか

送り状名人では、運送会社ごとに使用する送り状・荷札、問い合わせ番号の採番範囲、データ出力の有無などを登録します。
そのため、導入前には帳票のサンプルだけでなく、採番やデータ送信に関する現在の運用も確認します。運送会社から提供される着店マスタなど、利用するマスタ情報についても整理が必要です。

現場の発行方法や使用機器に合うか

事務所でまとめて発行するのか、出荷現場でバーコードを読み取って発行するのかによって、必要な構成は異なります。発行場所、担当者、発行タイミングを整理し、プリンターなどの使用機器を確認します。
例えば、送り状名人には、一覧画面で個口数をまとめて修正して発行する機能があります。梱包後に個口数が確定する現場では、こうした機能をどのタイミングで使うかまで確認すると、具体的な運用を検討できます。

導入相談の際は、次の情報をそろえておくと確認を進めやすくなります。

出荷件数や現在の作業負担を把握したうえで、必要な構成・導入支援を含めた費用と比較し、費用対効果を検討します。

複数運送会社の送り状発行を一元管理するには、システムの設定に加え、基幹システムや運送会社との連携確認が必要です。

業務と課題を確認し、構成・費用を検討する

まず、現在の業務と課題を確認します。そのうえで、送り状名人の機能説明やデモをご覧いただき、構成、概算費用、スケジュールを検討します。

この段階で、運送会社や帳票、連携データの情報を共有することで、自社の運用に必要な対応を具体化できます。導入を決定した後は、正式な見積もりや導入サポートの利用を確認します。

運送会社・基幹ベンダーとの連携仕様を調整する

導入段階では、必要に応じて運送会社や基幹ベンダーとの打ち合わせを調整します。システム間でどのデータを受け渡すかを確認し、連携仕様やデータレイアウトを整えます。必要な開発も含め、実際の運用に向けて準備を進めます。

帳票とシステム間の連携をテストする

設定・開発後は、サンプルデータを使って帳票やデータ連携を確認します。送り状が印刷できるだけでなく、基幹システムや運送会社との受け渡しを含めて確認する工程です。

→送り状名人の詳しい資料はこちら

業務用冷蔵庫・冷凍冷蔵ショーケースを手掛けるフクシマガリレイ株式会社では、基幹システムの再構築を機に、送り状発行の仕組みも見直しました。

同社は5社を超える運送会社を利用し、特殊な出荷伝票も約10種類ありました。従来のAccess製システムでは柔軟な対応が難しく、保守・改修の負荷も課題となっていました。

送り状名人の選定では、複数運送会社への対応と自社開発の基幹システムとの連携を重視。さらに、帳票レイアウトや自社仕様の荷札、各社との動作テストなど、運送会社との調整を依頼できる点も決め手となりました。

導入後は、検品・梱包が完了した情報を受けて送り状を自動発行し、問い合わせ番号を基幹システムへ連携する運用へ変更しました。運送会社ごとに出力先プリンターを設定することで、用紙の差し替え作業も不要になっています。

こうしたシステム刷新と業務フローの改善により、年間2,440時間の業務削減を実現しました。複数運送会社に対応する際は、発行機能に加え、基幹連携や運送会社との調整まで確認することが重要だと分かる事例です。

フクシマガリレイ株式会社様の導入事例を詳しく見る

複数運送会社の送り状発行を一元管理すると、各社システムの操作、連携データの作成、問い合わせ番号の検索をまとめられます。

送り状発行業務の効率化を実現するために、まずは、利用する運送会社と現在の運用を整理し、実際の帳票・データをもとに対応範囲を確認してみましょう。

送り状名人は、複数運送会社の送り状・荷札発行、基幹システムとの連携、問い合わせ番号管理などに対応しています。対応運送会社や主な機能は、製品ページでご確認いただけます。

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