フクシマガリレイ株式会社 様

―――「送り状名人」の導入を検討された背景には、どのような全社課題と現場の課題があったのでしょうか？

朝原 徹 氏（以下、朝原 氏）：当社では、20年前に開発された古い基幹システムを全面刷新する大規模なプロジェクトが立ち上がりました。そのなかで、当社独自の複雑な業務に対応するには、基幹システムを自社開発で作り直す必要があったのです。当初はシステム全体をパッケージソフトに置き換えられないかとも考えました。しかし、当社独自の業務に対応可能なパッケージソフトを見つけることはできませんでした。というのも、当社の業務にはどうしても”臨機応変な対応”が必要です。たとえば、在庫がない部品は工場へ製作を依頼するか、外部から調達しお客様に出荷するというプロセスが発生します。これらの業務は、一般的なパッケージソフトでは対応しきれない複雑さがあります。

また、調査を進めるなかで、送り状発行の業務フローについても課題があることが明らかになりました。運送会社は5社を超え、特殊な出荷伝票も約10種類にのぼります。当時は、Microsoft Accessで開発した送り状発行システムを利用していましたが、システムの機能上柔軟な対応が難しく、メンテナンス負荷の肥大化も問題でした。また、岡山と滋賀の部品センターでは、出荷業務の流れが大きく異なっており、システムを刷新するにあたっては、双方の運用を照らし合わせて業務を標準化するところから着手する必要がある、という課題もありました。

とはいえ、プロジェクトでは新しい基幹システムの開発にリソースを集中したい。そこで、オープン化による今後のメンテナンスや改修の容易さにも考慮したうえで、送り状発行のシステムは基幹システムの開発から切り離して、外部の専用パッケージを導入しようと考えました。

小山 雄三 氏（以下、小山 氏）：送り状発行業務の具体的な課題として、まずは出荷伝票の管理に人手と時間がかかっていました。当時は1件の出荷に対し、送り状・ピッキングリスト・納品書をセット組みする作業、いわゆるカルタ取り作業をおこなっていました。

岡山工場では、夏の繁忙期になると1日500件（滋賀では1日200件）もの出荷があり、専属の担当者が一日中張り付いて出荷伝票発行やカルタ取り作業をおこなっていました。さらに、この業務が1人の担当者に依存し、属人化を招いている状態でした。時間でいえば、50件分の帳票を印刷してカルタ取りをするのに1時間以上を要していました。そもそも、ドットプリンターは印刷に時間がかかります。そのため、印刷待ちのロスも生じていたのです。

また、その日の作業が終わったら、翌朝すぐに作業が始められるように、前もって翌日分の帳票類の発行作業をおこなっていました。その結果、繁忙期には毎日2～3時間、月に40時間以上の残業が発生し、遅い日は21時頃まで作業に追われる日々でした。

朝原 氏：送り状再発行のムダが日常的に発生していた点も大きな課題でした。当時はピッキングの前に送り状を発行していたため、梱包が終わったあとに事前に想定していた個口数から変更が生じることがありました。個口数に変更が生じたら、変更後の個口数にて送り状を再発行せざるを得ません。結果的に、1日の出荷数の約1割にあたる、30〜50件程度で送り状発行業務に関する手戻りが発生しており、効率化の妨げとなっていました。

小山 氏：他にも、細かなミスが発生していました。カルタ取りの際に組み合わせを間違えるミスが月に1件程度発生し、誤出荷の要因ともなっていました。それぞれに代品を発送する手間やコストがかかるだけでなく、伝票類を1枚ずつ確認して該当するものを探すといった調査や、お客様への謝罪にも多くのリソースを奪われていました。

また、当時は運送会社5社の送り状を2台のドットプリンターで打ち分けていたため、送り状の架け替え作業も効率化を妨げる要因となっていました。

他には、ドットプリンターが故障すると、復旧するまで半日ほど、業務に支障が生じてしまうことも課題でした。

―――送り状名人の導入で、出荷管理における業務フローはどう変化しましたか？

朝原 氏：以前の業務フローは、各帳票を発行し、カルタ取りをおこなったあと、ピッキングや梱包作業に移るという手順でした。
しかし、基幹システムを刷新し、送り状名人を導入したことで、この手順は大きく変わりました。

小山 氏：受注後、ピッキングリストはペーパーレス化されたため、端末の情報を基にデジタルピッキングをおこないます。検品後、梱包し、梱包作業終了の旨をシステムに送信したタイミングで、自動的に送り状と納品書が発行される手順になりました。

必然的に、帳票類の発行業務は大幅に削減され、カルタ取りはなくなっています。

―――他に送り状名人導入の効果を感じたことはありますか？

小山 氏：これまでにお話しした内容以外にも、現場レベルで実感している効果がいくつかあります。

まず、送り状控えの管理が不要になったことです。以前は1日に数百枚発生する送り状控えを1年間保管しており、かなりの量になっていました。送り状名人導入後はすべてデータとして管理されるようになり、保管の手間とスペースが大きく削減された状況です。

印刷スピードが格段に速くなった点も導入のメリットとして挙げられます。以前は1枚あたり1分ほどかかっていましたが、今は数秒で出力されるため、ドットプリンターで抱えていた印刷待ちの悩みが解消されました。紙詰まりなどのトラブルもほぼ発生していません。

プリンターの保守対応についても、以前は業者が来るまで半日近く業務が止まることもありましたが、導入から半年が経過した時点では、保守対応はわずか1回で済んでいます。

さらに、ドットプリンター特有の稼働音が1日中鳴り響いていたのですが、それがなくなり、現場の騒音が軽減されたのも良い変化といえます。

また、プリンター自体の台数こそ2台から4台に増えていますが、新しいプリンターはコンパクトなため設置スペースはそれほど変わっていません。一方で、以前使用していたパソコンや突き合わせ用の作業台が不要になったことで、全体の作業スペースはおよそ半分以下に。区画一つ分がまるごと空いた状態になっています。

加えて、あらかじめシステム上で送り状（運送会社）ごとに指定のプリンターから出力されるように設定しておくことで、運用時の送り状の架け替え作業がなくなりました。用紙のセット間違いによる印刷ミスも防げるため、再発行のロスも発生しなくなっています。

大小さまざまな効果をお伝えしましたが、なによりも作業者の負担が減ったことで、現場に笑顔が増えたように感じています。