送り状発行業務を効率化するには？複数運送会社のシステム・CSV加工・手入力を見直す

物流現場では、人手不足への対応や出荷品質の向上が求められています。なかでも、毎日繰り返す送り状発行は、一件ごとの作業が短くても、出荷件数が増えるほど負荷が積み重なる業務です。

特に複数の運送会社を利用する現場では、運送会社ごとに異なるシステム・データ形式・操作手順を人がつなぐことで、送り状を発行する前後に多くの手作業が残っていないでしょうか。

複数運送会社の送り状発行作業は、前後工程が負担に

関西物流展（2026年4月）で当社がお客様46名から伺った出荷現場の課題では、「複数運送会社・システムの使い分け」が23件と最も多く挙がりました。ほかにも、バーコードやハンディターミナルを使った現場発行への要望、帳票・プリンターの切替やセット作業、属人化、再発行など、送り状発行に関連するさまざまな課題が見られました。※複数回答あり

たとえば、次のような作業です。

• 運送会社ごとに異なるシステム・PC・プリンターを使い分ける
• 基幹システムやWMSから出力したCSVを、列の並べ替え・コード変換・分割などで加工する
• 出荷条件を見て利用する運送会社を判断し、届け先や個口数を複数のシステムへ入力する
• 送り状・納品書・荷札を取りそろえ、商品や届け先と目視で照合する
• 梱包後の個口変更などに対応して、送り状を訂正・再発行する

なぜ、送り状発行業務は複雑になりやすいのでしょうか？

送り状発行業務が複雑になる大きな理由の一つは、運送会社ごとに送り状発行システムや必要なデータ形式が異なることです。販売管理システムやWMSに出荷データがあっても、そのまま各社の送り状発行に利用できるとは限りません。

そのため、CSV加工、運送会社の判断、各社システムへの取り込み、送り状番号や出荷実績の転記などを担当者が担うことになります。利用する運送会社が増えるほど操作や例外対応も増え、経験のある担当者へ業務が集中しやすくなります。

送り状発行業務の複雑さは、異なるシステムや工程の間を人がつないでいる運用の仕組みに原因があることが少なくありません。

改善のポイントは、送り状発行を一連の出荷業務として見ること

送り状発行を効率化しようとすると、印刷時間の短縮に目が向きがちです。しかし、発行前にCSV加工があり、発行後にも帳票の取りそろえ、転記、目視確認、再発行が残っていれば、業務全体の負荷は大きく変わりません。

見直す際は、次の4つの視点で業務を整理します。

• データをつなぐ：基幹・販売管理・WMSの出荷データを送り状発行に利用する
• 運送会社ごとの違いを吸収する：異なるデータ形式や操作を一つの仕組みにまとめる
• 出荷帳票をまとめる：送り状・荷札・納品書などを出荷単位で発行する
• 検品・実績まで連携する：商品との照合、出荷確定、送り状番号・出荷実績の連携までを一連で考える

まずは「どこで手作業が発生しているか」「どこでデータが分断されているか」「どの判断や作業が担当者に依存しているか」を書き出すと、改善対象と優先順位を関係部門へ共有しやすくなります。

展示会の声・チェックリスト・事例を無料ダウンロード資料で解説

ダウンロード資料『複数運送会社の送り状発行業務を効率化する方法』では、展示会で伺った現場の声をもとに、送り状発行業務の課題、改善前後の業務フロー、改善の進め方を具体的にまとめています。

複数運送会社の送り状発行業務を効率化する方法

この資料でわかること

• 展示会アンケートから見えた、送り状発行・出荷業務の課題
• 発行前から発行後までを確認できる12項目の課題チェック
• 送り状発行業務を改善する4つの視点と、改善前後の業務フロー
• 年間2,440時間の業務削減につながったフクシマガリレイ株式会社の事例
• 改善を進める5つのステップと、作業時間の棚卸し方法
• 送り状発行システムを選定するときの確認項目

このような方におすすめです

• 複数の運送会社を利用し、各社のシステムを使い分けている
• CSV加工、手入力、転記、帳票の取りそろえが残っている
• 送り状の訂正・再発行や、事務所と倉庫の往来を減らしたい
• 属人化した業務を整理し、上長や関係部門へ改善の必要性を説明したい

送り状発行は下流工程に見えますが、基幹システムやWMS、検品、帳票、出荷実績とつながる業務です。貴社の現状を整理し、改善の検討を始めるための資料として、ぜひご活用ください。