RPA導入でどんな効果が得られる？具体的な効果測定方法まで解説

RPAとは「ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）」の略で、人がパソコン上で行う定型業務を自動化するソフトウェアです。パソコン上の作業手順をシナリオとして設定し、データ入力、転記、情報取得などを自動実行します。データ入力やコピペなどの単純な繰り返し作業をRPAに任せることで、人は判断や対話が必要な業務に時間を振り向けられます。設定したルールに沿って一定の品質で処理できますが、元データやシナリオ、対象システムに問題があれば誤処理や停止が起こるため、メンテナンスは必要です。
RPAが注目される背景には、人手不足への対応や生産性向上の必要性があります。公益財団法人日本生産性本部の「労働生産性の国際比較2024」によると、日本の時間当たり労働生産性は56.8ドル（5,379円）で、OECD加盟38カ国中29位でした。こうした状況から、限られた人員で業務を遂行する手段の一つとしてRPAが活用されています。

業務の生産性を向上させるRPAで特に効果が得やすい業務について、具体的に解説します。

パソコンを使った業務

パソコンを使った多くの事務業務は、RPAで自動化できます。データ入力や集計、Webサイトにある情報を検索・コピーし、システムに登録する、といった一般的な定型業務は、大抵の場合、RPAに任せることが可能です。

ルール化できる業務

作業手順が決まっており、条件分岐を明確なルールとして表せる業務は、RPAのシナリオに落とし込みやすい業務です。例えば、申請内容に応じたシステム登録、請求データの照合、所定条件に合うデータの抽出、定型メールの送信などが該当します。判断条件と例外時の対応をあらかじめ整理しておくことで、安定した自動処理につなげられます。

繰り返しの多い業務

同じことを繰り返す業務の自動化も、RPAが得意とする分野です。
例として、毎回同じ内容を入力する業務やWebサイトを使った情報収集などが挙げられます。
同じ作業を繰り返す業務を人の手で処理すると、ヒューマンエラーが発生したり、ストレスを感じて業務負担が募りやすくなったりしますが、RPAはそういったことがありません。

RPA導入の目的を明確にすると、導入後に追うべき指標も定めやすくなります。主な目的と評価指標は次のとおりです。

業務効率化

決まったタイミングで必ず発生する定型業務は、1回あたりの作業時間が短かったとしても、総合的に見ると意外と時間をとられるものです。単純な作業をRPAに任せることで、効率を高めている事例は多くあります。

人件費・残業コストの抑制

RPAで削減した作業時間を残業の削減や他業務への再配置につなげることで、人件費・残業コストを抑制できます。ただし、削減工数がそのまま金額効果になるとは限りません。空いた時間をどの業務に振り向けるかまで計画し、残業時間や外注費、処理能力の変化を確認することが重要です。

ヒューマンエラー防止

ヒューマンエラーを防止するために、RPAを導入する企業も多いです。
人の手で事務作業を行う場合、ヒューマンエラーが発生するケースも少なくありません。
業務量が多くなり、長時間の作業になると集中力が切れがちになり、ミスにつながりやすくなります。
ミスをすると、その修正に時間を割くことになり、結果的に膨大な工数がかかってしまいます。
RPAを活用すれば、正確に業務を進められるため、ミスが発生するリスクを最小限に抑えることができます。

働き方改革の推進

働き方改革が推進されている昨今、多くの企業にとって社員の残業時間の削減が課題となっています。
しかし、業務量が多く、思うように残業時間を減らせていない企業も少なくありません。
RPAの導入によって事務作業を自動化し、社員の残業時間を減らすことで、企業の働き方改革を推進できます。

RPAは単なる作業時間の削減にとどまらず、業務品質、組織の処理能力、顧客対応、業務改善にも効果をもたらします。ここでは、主な効果を整理します。

業務品質の向上

入力・転記・照合など、決められた手順をRPAに実行させることで、作業者の経験や集中力に左右されにくい処理が可能になります。ミスや手戻りを減らし、処理結果のばらつきを抑えることが、業務品質の安定につながります。

人手不足下での業務遂行力の確保

慢性的な人材不足のなか、事務作業やルーティンワークに多くの時間を取られ、本来注力すべき業務に手が回らない企業も少なくありません。

RPAで定型業務を自動化すると、限られた人員でも一定量の処理を継続しやすくなり、社員は顧客対応、改善活動、企画など、人の判断や対話が必要な業務に時間を振り向けられます。RPAは採用の代替ではなく、既存人員の業務配分を見直し、組織の処理能力を補う手段といえます。

顧客サービスの向上

データ収集や登録、通知などを自動化すると、処理の待ち時間を短縮し、顧客への回答や後続業務を早められます。創出した時間を既存サービスの改善や新しい提案に振り向けることで、顧客体験の向上にもつながります。売上への効果はRPA単体で判断せず、応答時間や処理リードタイム、顧客満足度などの変化で確認しましょう。

業務プロセスの可視化

RPAを導入するには、対象業務の手順、使用システム、判断条件、例外処理を整理する必要があります。この業務の棚卸しにより、重複作業や不要な承認、部門間の受け渡しといった課題が見えやすくなります。さらに、稼働ログやエラー情報を継続的に確認することで、改善すべき工程をデータに基づいて特定できます。

業務の標準化と継続性の向上

担当者ごとに異なっていた作業手順をシナリオとして共通化すると、業務の標準化を進めやすくなります。また、夜間や休日の定時処理にも活用でき、繁忙期や担当者不在時でも業務を継続しやすくなります。

RPA導入では、コスト、停止リスク、情報漏洩、運用の属人化という4点を事前に管理する必要があります。それぞれのリスクと対策を確認しましょう。

導入コストがかかる

RPAを導入する際には、初期費用・月額費用・サポート費用など、さまざまなコストが発生します。特に、有料のRPAツールを導入する場合は、ライセンス費用や導入時の設定費用、トレーニング費用も必要です。

また、運用開始後も保守・サポート費用がかかるため、長期的なコストを見越して導入計画を立てることが重要です。費用対効果をしっかりと見極め、無駄な出費を抑える工夫も求められます。

突然業務が止まる可能性がある

RPAを導入すると、システムに障害が発生したり、バグが生じたりした場合に、業務が突然止まってしまうリスクがあります。特に、業務プロセス全体をRPAに依存している場合、予期せぬ停止が業務全体の遅延や生産性の低下を引き起こす可能性があります。

また、RPAは設定されたシナリオ通りに動作するため、外部システムの仕様変更やデータフォーマットの変更に弱く、メンテナンスやシナリオの修正が必要になることがある点にも注意が必要です。

情報漏洩のリスクがある

RPAツールを、ネットワークを介して使う場合、社内の大切な情報が漏洩してしまうリスクがあります。
特に事務作業では、経理や顧客に関する情報を取り扱うことが多いため、情報が漏洩してしまうと多大な被害が発生する危険性があることを念頭に置いておきましょう。
セキュリティ対策としてRPAを扱うための権限付与は必要最低限としたり、ID・パスワードは暗号化して保存したりするなど、適切な策を講じることが重要です。

RPAの運用管理が属人化する可能性がある

RPAの運用や管理が特定の担当者に偏ってしまうケースでは、自動化シナリオのノウハウやスキルが展開されにくいことがあります。せっかくのRPAを多く業務で活用するためにも、情報共有は必要不可欠です。

RPAによる効果を測定するためには、定量・定性の2つの基準をもとにする必要があります。効果測定をした上でRPAの運用を改善することで、より高い費用対効果が期待できます。

定量的効果の測定

RPAによって、年間を通して人件費がどの程度削減できたかを定量的に測る方法として、次のように算出できます。

年間削減人件費 ＝ 1件当たりの削減時間 × 年間処理件数 × 担当者の時間単価

• 1件当たりの削減時間
  導入前の作業時間から、導入後に人が対応する時間を差し引きます。
• 年間処理件数
  月間処理件数に12を掛けるなど、年間の実績または見込み件数を算出します。
• 担当者の時間単価
  給与だけでなく、会社負担の社会保険料などを含む人件費で設定すると、実態に近い試算になります。
• 計算例
  1件当たり5分を削減し、年間12,000件を処理、時間単価を2,500円とすると、年間削減人件費は5分÷60分×12,000件×2,500円＝約250万円です。

実際の投資対効果は、年間削減人件費にミス削減などの効果を加え、ライセンス費、開発・保守費、教育費などの導入・運用コストと比較して評価します。

また、この「年間で削減できた人件費」と「RPAの導入・運用にかかったコスト」を比較することで、費用対効果を測ることができます。

定性的効果の測定

RPAは、人的ミスの削減や業務の精度向上、処理スピードの向上が見込めます。これらは、顧客満足度の向上に貢献するだけでなく、業務担当者のストレス軽減、モチベーションの向上、離職リスクの低減にもつながります。RPA導入では、こうした数字に表れない定性的効果を把握することも重要です。RPA導入前に、現在の業務についてアンケート調査をするなどし、定性目標を明確にしておきます。

RPA導入の投資対効果を最大化するには

投資対効果を最大化するには、稼働状況の可視化、運用ルールの整備、効果測定に基づく継続改善の3点が重要です。ロボットごとの稼働時間、処理件数、エラー、削減工数を確認し、利用が少ないロボットや保守負担の大きいシナリオを見直します。担当者、変更履歴、障害対応手順も明確にし、効果の高い業務へ適用範囲を広げていきましょう。

Autoジョブ名人の効果可視化・伴走支援

ユーザックシステムのRPA「Autoジョブ名人」には、RPAの稼働状況や投資対効果を可視化するクラウド管理機能「Pixis Cloud（ピクシスクラウド）」があります。稼働・空き状況の把握や、管理者不在のロボットの確認に活用できます。

また、費用対効果の早期創出を支援する「カスタマーサクセスプラン」では、自動化候補業務の洗い出し、RPAの基本操作、運用管理などを伴走支援します。

カスタマーサクセスプランの詳細はこちら

RPA導入をゴールにせず、定量・定性の両面で効果を把握して社内共有し、改善を続けることが重要です。業務効率化全体の進め方を確認したい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

→業務効率化全体の進め方

ここでは、卸売業における2つの事例を、課題・施策・成果の観点で紹介します。数値は各事例の取材・掲載時点のものです。

例えば、ある卸売業の導入事例では、RPA導入により受注業務や注文データの連携の自動化に成功しています。

この企業は、受注データを出力する業務に多大な手間がかかり、従業員に負担がかかっている状態でした。取り扱っている商品の種類が多いため、作業にかかる時間を減らすことができず、課題を解決できない状況でした。

そこで、ユーザックシステムの「Autoジョブ名人」で動作する「標準化スクリプト（シナリオ）」を導入し、運用を開始。

RPAツールを導入したことで、年間の作業にかかる時間を3,276時間削減できました。
また、人的ミスも解消され、社員のモチベーションの向上などの効果も確認されています。

【事例】1カ月に100以上のスクリプトを開発し、3,276時間の削減に成功！→

また、酒類や食品の総合卸売を行っているある商社では、月に5,000〜7,500ものファイルを人の手で業界標準のフォーマットへ変換していました。そのため、膨大な人的リソースがかかり、業務効率化を課題として抱えていました。

2015年にRPAを導入したことにより、出荷案件に関する業務の50%を自動化することに成功し、業務効率化や人件費の削減などを達成しました。また、社員のモチベーションが向上したこともRPAの導入により得られた効果として挙げられます。

【事例】メールで来るエクセルの売上・仕入データの変換、システム連携業務を自動化→

その他の業種でのRPA導入事例を詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
【関連記事】RPAの導入事例を業界別に紹介→

受注業務の自動化の実績多数！RPA「Autoジョブ名人」の紹介ページはこちら→

メールが関連する業務の自動化に特化した「Autoメール名人」の紹介ページはこちら→

RPAは、業務の効率化や人手不足の問題解決などが期待できるツールです。
データの入力や情報収集など、定型業務であればRPAにより自動化できます。

RPAにはさまざまなツールがあるため、自社に合ったものを選ぶのがポイントです。

ユーザックシステムでは「Autoジョブ名人」をはじめ、業務を効率化するソリューションを豊富にご提供中です。自社に合う商品がわからない、各商品の詳細を知りたい場合はお気軽に資料請求をお申し込みください。

RPAツールを通して、貴社の業務改善成功を支援いたします。