RPAトライアルで確認すべき項目とは？本格導入前に確認したい8つのポイントを解説

RPAのトライアルでは、ツールの機能や操作性を確かめるだけでなく、自社の業務とシステム環境で利用できるかを検証します。実業務を対象に試すことで、製品の使用感に加え、本格導入の可否や導入前に解消すべき課題を判断しやすくなります。
主に、次の点を確認します。

• 自動化したい業務を実際に処理できるか
• 自社のパソコンやシステム環境で安定して動作するか
• 想定した時間削減やミス削減につながるか
• 担当者がシナリオを作成・修正できるか
• エラー発生時に原因を確認し、復旧できるか
• 導入後に無理なく運用できるか
• 必要な機能、サポート、費用が自社に合っているか

操作画面が分かりやすいかどうかも重要ですが、それだけで導入可否を決めることはできません。
正常に処理できる場合だけでなく、データや画面の状態が通常と異なる場合や、処理が途中で停止した場合も想定して検証することが大切です。

トライアル期間は限られています。準備をしないまま始めると、環境設定や操作方法の確認だけで期間が終わり、肝心の業務を試せないことがあります。
申し込みの前後に、次の点を整理しておきましょう。

トライアルの目的と合格基準

まず、トライアルで明らかにしたいことを決めます。
たとえば、次のような目的が考えられます。

• Webシステムからのデータ取得を安定して自動化できるか
• Excelから基幹システムへの転記作業を削減できるか
• 夜間や休日に無人で処理を実行できるか
• 現場担当者がシナリオを修正できるか
• エラー発生時に担当者へ通知できるか

あわせて、何をもって成功とするのかも決めます。

「自動化できた」という結果だけでは、導入判断には不十分です。処理の成功率、処理時間、手作業の削減時間、エラー件数、修正にかかった時間など、できるだけ具体的な基準を設けます。

• 対象となる処理を最後まで実行できる
• 通常データを使用したテストで安定して動作する
• 人による確認作業を含めても、現状より作業時間を削減できる
• エラー発生時に原因と処理状況を確認できる
• 担当者が支援を受けながらシナリオを修正できる

数値目標を設ける場合は、トライアル前の作業時間やミスの発生状況も記録しておきましょう。

対象業務と検証範囲

トライアルでは、実際に自動化を検討している業務を選びます。
ただし、最初から複雑な業務全体を自動化しようとすると、要件整理やシナリオ作成に時間がかかり、十分な検証ができません。
最初の対象には、次のような業務が適しています。

• 手順が決まっている
• 繰り返し発生する
• 人による複雑な判断が少ない
• 使用するデータや画面を準備しやすい
• 自動化した場合の効果を確認しやすい
• トライアル期間内にシナリオを作成できる

一方で、簡単すぎるテストだけでは、製品の適合性を十分に確認できません。
実際の運用で使用するWebシステム、Excel、基幹システムなどを含め、「自社が特に確認したい機能や環境」が検証範囲に入っているかを確認しましょう。
対象業務の選び方は、以下の記事でも詳しく解説しています。

RPA導入で最初に選ぶべき業務とは？選定基準と進め方を解説

担当者とスケジュールを決める

トライアルを申し込む前に、担当者と役割を決めます。少なくとも、次の役割が必要です。

• 対象業務の手順や例外を説明する担当者
• RPAのシナリオを作成・確認する担当者
• システム環境やアカウントを確認する担当者
• 結果を評価し、導入可否を判断する責任者

業務部門だけで進めると、アカウントやセキュリティの確認で止まることがあります。必要に応じて、情報システム部門にも事前に相談しておきます。

スケジュールには、次の期間を含めましょう。

1. 対象業務と評価基準の決定
2. 利用環境とテストデータの準備
3. 操作方法の習得
4. シナリオ作成
5. テスト実行と修正
6. 結果の整理
7. 本格導入の判断

ここからは、トライアル中に確認したい項目を8つに分けて解説します。

1．実際のシステム環境で動作するか

最初に確認するのは、RPAが自社のシステムや業務環境で動作するかどうかです。製品サイトに「Webシステム対応」「Excel連携」と記載されていても、すべてのシステムや画面で同じように動作するとは限りません。
次の点を確認します。

• 対象となるWebシステムや業務アプリケーションを操作できるか
• ExcelやCSVなど、使用するファイルを読み書きできるか
• 基幹システムや仮想デスクトップ環境で動作するか
• 複数のシステムをまたぐ一連の処理を実行できるか
• ログイン、ファイルダウンロード、アップロードなどを処理できるか
• 社内ネットワークやセキュリティ設定に影響されないか
• 解像度やブラウザなどの実行環境が変わっても動作するか

サンプル画面ではなく、可能な範囲で実際に使用しているシステムとデータを使って確認することが重要です。

2．安定して正確に処理できるか

一度だけ正常に動いたとしても、安定して運用できるとは限りません。同じ処理を複数回実行し、結果にばらつきがないかを確認します。

• 同じ条件で繰り返し正常に処理できるか
• データの件数が増えても処理できるか
• 画面の表示に時間がかかった場合も待機できるか
• 入力先やクリック対象を正しく認識できるか
• 転記漏れや二重登録が発生しないか
• 処理結果が正しいことを確認できるか
• 途中で停止した場合、処理済みの範囲を特定できるか

本番運用で処理するデータには、空欄、桁数の違い、文字種の違いなどが含まれることがあります。通常のデータだけでなく、実際に発生し得るパターンも試しておきましょう。

3．必要な時間内に処理できるか

RPAは、人より速く処理できるとは限りません。画面表示を待ったり、システム側の応答に合わせたりするため、処理内容によっては時間がかかることもあります。次の点を測定します。

• 1件あたり、または1回あたりの処理時間
• 一定件数を処理するために必要な時間
• 人が行う確認や修正を含めた全体の所要時間
• 業務の締め時刻までに処理を完了できるか
• 他の業務やシステム利用に影響しない時間帯に実行できるか
• 夜間、休日、指定時刻に実行できるか

処理時間だけでなく、担当者が事前準備や結果確認に使う時間も含めて評価します。RPAの実行時間が短くても、毎回大量のデータ修正や目視確認が必要であれば、期待した効果を得られない可能性があります。

4．例外やエラーに対応できるか

本格運用では、想定どおりのデータや画面だけが現れるとは限りません。次のような状況もテストします。

• 必要なファイルが存在しない
• ファイル名や保存場所が異なる
• 入力データに空欄や形式不備がある
• 対象システムにログインできない
• 画面の表示が遅い
• 通信が一時的に切断される
• システムからエラーメッセージが表示される
• 処理対象が0件だった
• 処理の途中でRPAが停止した

そのうえで、以下を確認します。

• エラーを検知できるか
• 担当者へ通知できるか
• 原因や停止位置をログで確認できるか
• 処理済み・未処理のデータを判別できるか
• 途中から再実行できるか
• 必要に応じて手作業へ切り替えられるか

トライアルでは、正常に動かすことだけを目標にせず、「停止したときにどうなるか」も確認しておくことが重要です。

5．シナリオを作成・修正しやすいか

RPA導入後は、対象システムの画面や業務手順の変更に応じて、シナリオを修正する必要があります。開発担当者だけでなく、実際に運用する担当者にも操作してもらい、次の点を確認します。

• 操作方法や画面構成を理解しやすいか
• シナリオの処理内容を確認しやすいか
• 操作対象や入力項目を設定しやすいか
• 処理の追加や順序変更を行いやすいか
• エラーが発生した箇所を特定しやすいか
• シナリオのコピーや再利用ができるか
• 変更履歴やバージョンを管理できるか
• マニュアルや学習コンテンツが用意されているか

「簡単に作成できる」という評価だけでなく、一定期間後に担当者自身が修正できるかという視点で確認しましょう。

6．運用・管理・セキュリティに問題がないか

RPAは、業務システムへのログインやデータの入出力を行います。そのため、機能や操作性だけでなく、管理とセキュリティも確認する必要があります。主な確認項目は次のとおりです。

• RPA用のアカウントをどのように管理するか
• IDやパスワードを安全に保管できるか
• 担当者ごとに権限を設定できるか
• シナリオの作成・変更・実行権限を分けられるか
• 実行履歴やエラーログを確認できるか
• 複数のRPAやシナリオを一元管理できるか
• バックアップや復元の方法があるか
• 社内のセキュリティポリシーに適合するか
• 取得・保存するデータの扱いに問題がないか

本番用の個人アカウントをそのままトライアルで使用するのではなく、情報システム部門と相談し、テスト用アカウントやデータを準備します。

7．必要なサポートを受けられるか

トライアルは、製品の機能だけでなく、ベンダーの対応を確認できる機会でもあります。特に、社内にRPA経験者がいない場合は、サポート内容が導入後の運用に大きく影響します。次の点を確認します。

• トライアル開始時の説明や導入支援があるか
• 対象業務の選定について相談できるか
• シナリオ作成の質問に対応してもらえるか
• 問い合わせ方法と受付時間が自社に合っているか
• 回答までにどの程度の時間がかかるか
• エラーの原因調査をどこまで支援してもらえるか
• 本格導入後も同じサポートを受けられるか
• 研修、マニュアル、FAQなどが用意されているか
• 導入後の運用や横展開について相談できるか

問い合わせに対する回答内容だけでなく、担当者が自社の業務を理解しようとしているか、問題解決につながる支援を受けられるかも確認しましょう。
RPAのサポートを選ぶ際のポイントは、以下の記事で詳しく解説しています。

RPAサポートが導入成功の鍵｜サポート不足で失敗した4つの例と成功事例

8．導入効果と必要コストが見合うか

トライアルの結果から、本格導入後の効果と必要な費用を整理します。確認したい効果には、次のものがあります。

• 削減できる作業時間
• 自動化できる処理件数
• 入力ミスや転記漏れの削減
• 確認・手戻り作業の削減
• 残業や繁忙期の負担軽減
• 業務品質の安定化
• 属人化の解消

一方、費用や負担には次のものがあります。

• ライセンス費用
• 初期設定や導入支援の費用
• シナリオの作成時間
• 担当者の教育にかかる時間
• 実行環境の準備費用
• 保守・サポート費用
• 導入後の修正・メンテナンス工数

削減時間だけを見るのではなく、RPAを運用するための作業も含めて判断します。
費用対効果の考え方については、以下の記事もご覧ください。

RPA導入でどんな効果が得られる？具体的な効果測定方法まで解説

RPAのトライアルは、次の流れで進めます。

1. 目的と評価基準を決める
2. 対象業務を選ぶ
3. 環境とデータを準備する
4. シナリオを作成して検証する
5. 結果を整理して導入可否を判断する

1．目的と評価基準を決める
何を明らかにするためのトライアルかを確認し、動作、安定性、処理時間、操作性、サポートなどの評価基準を決めます。

2．対象業務を選ぶ
実際に自動化を検討している業務から、トライアル期間内に検証できる範囲を選びます。業務手順、使用するシステム、データ、例外パターンも整理します。

3．環境とデータを準備する
RPAのインストール先、アカウント、権限、テストデータ、ファイルの保存場所などを準備します。必要に応じて情報システム部門の確認を受けます。

4．シナリオを作成して検証する
正常なデータだけでなく、データ不備、画面の遅延、ファイル不足などのパターンも試します。処理時間やエラー内容、修正した箇所を記録します。

5．結果を整理して導入可否を判断する
トライアル前に設定した基準と結果を比較します。
導入できるかどうかだけでなく、導入までに解消すべき課題、必要な支援、運用体制、費用も整理しましょう。

操作方法の確認だけで終わる

トライアル用の簡単なサンプルだけを作成し、「使いやすかった」という感想だけで終了すると、実際の業務での適合性を判断できません。
少なくとも1つは、自社で自動化を検討している実業務を使って検証しましょう。

対象業務が大きすぎる

複数部門や多数のシステムにまたがる業務を選ぶと、業務整理や環境設定だけで時間がかかります。
トライアルでは検証範囲を区切り、短期間で結果を確認できる単位にします。

成功の基準を決めていない

「動いた」「便利だった」といった感想だけでは、製品を比較したり、社内で導入を説明したりすることが難しくなります。
処理時間、成功率、作成・修正時間、確認工数など、判断に使う指標を事前に決めておきます。

正常なデータだけで試す

本番運用では、データ不備やシステムの遅延などが発生します。正常時の処理だけでなく、例外やエラーへの対応も試す必要があります。

担当者一人だけで評価する

シナリオ作成者にとって使いやすくても、業務担当者や情報システム部門から見ると、管理やセキュリティに問題があるかもしれません。業務、システム、運用、導入判断の各担当者が結果を確認しましょう。

トライアルのすべての項目が想定どおりでなかったからといって、直ちに導入を見送る必要はありません。
課題を次の3つに分けて整理します

特に、次のいずれかに当てはまる場合は、本格導入前に再検証が必要です。

• 主要なシステムで安定して動作しない
• 処理結果が正しいことを確認できない
• エラー発生時の復旧方法や手作業への切り替え方法が決まっていない
• アカウント、権限、データの取り扱いなど、セキュリティ上の課題が解消されていない
• 実行結果の確認、エラー対応、シナリオ修正を誰が担当するか決まっていない
• 事前準備、結果確認、エラー対応、メンテナンスにかかる工数を含めると、十分な削減効果が見込めない

製品の評価と、社内の準備不足は分けて考えます。
たとえば、テスト用アカウントを準備できなかった、対象業務の手順が整理されていなかったといった場合は、RPAツール自体の問題とは限りません。原因を整理したうえで、再検証するかどうかを判断しましょう。

トライアルでは、いくつの業務を試せばよいですか？

最初から多くの業務を試す必要はありません。まずは、効果が分かりやすく、トライアル期間内に検証できる1～2業務から始めるとよいでしょう。
複数製品を比較する場合は、できるだけ同じ業務と評価基準を使用します。

トライアル期間はどのくらい必要ですか？

製品や対象業務によって異なります。インストールと操作確認だけでなく、業務整理、シナリオ作成、テスト、修正、結果確認まで行える期間が必要です。
申し込み前に、利用開始日、終了日、サポートを受けられる期間を確認しておきましょう。

参考として、Autoジョブ名人では2カ月間の無料トライアルをご用意しています。実際の業務を対象に、シナリオ作成、動作確認、修正、効果の確認まで進められる期間を設けており、トライアル中も製品版と同様のサポートをご利用いただけます。

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実際の業務データを使用してもよいですか？

個人情報や機密情報が含まれる場合は、社内のルールやベンダーの利用条件を確認する必要があります。可能であれば、匿名化したデータやテスト用データを使用します。

複数のRPA製品を試した方がよいですか？

比較候補が複数ある場合は、同じ対象業務と評価項目で試すと違いを判断しやすくなります。
ただし、同時に多くの製品を試すと、担当者の負担が大きくなります。機能、価格、実行方式、サポートなどで候補を絞ってからトライアルを行う方法が現実的です。

シナリオ作成をベンダーに依頼してもよいですか？

依頼しても構いませんが、完成したシナリオが動くことだけでなく、自社担当者が処理内容を理解し、導入後に修正・運用できるかも確認しましょう。
自社でシナリオを作成する予定であれば、トライアル中に担当者自身が一部を作成または修正する機会を設けることをおすすめします。

RPAトライアルは、ツールの操作を体験するだけの期間ではありません。自社の業務やシステム環境で利用できるかを検証し、本格導入の判断材料を集める機会です。
トライアルでは、次の8つの項目を確認しましょう。

1. 実際のシステム環境で動作するか
2. 安定して正確に処理できるか
3. 必要な時間内に処理できるか
4. 例外やエラーに対応できるか
5. シナリオを作成・修正しやすいか
6. 運用・管理・セキュリティに問題がないか
7. 必要なサポートを受けられるか
8. 導入効果と必要コストが見合うか

何を確認するかを決めずに始めると、操作方法を覚えるだけでトライアル期間が終わる可能性があります。
目的、対象業務、評価基準、担当者を事前に決め、正常時だけでなく、例外やエラーが発生した場合も含めて検証することが大切です。
RPA導入全体の手順や、業務選定、費用対効果、運用体制については、以下の記事で詳しく解説しています。

RPA導入の進め方とは？手順・費用対効果・失敗しないポイントを解説

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