受発注業務の課題と3つの改善方法を詳しく解説

公開日：2023.7.30

受発注業務を処理するにあたって、処理の遅れによる顧客満足度の低下や業務の属人化、ヒューマンエラーの削減が難しいなど、何らかの課題を抱えている現場は数多くあります。このような受発注業務の課題を解決するためには、既存業務の見直しや受発注システムの導入などの改善施策を実行することが大切です。

本記事では、受発注業務の課題とそれらを解決するための3つの改善方法について解説します。課題解決のヒントを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

受発注業務でよくある課題

受発注業務でよくある課題として、スピーディーな処理ができず顧客満足度が低下しやすいことや、業務の属人化が深刻になり、従業員の負担が増加することなどが挙げられます。また、人的ミスがなくならない、システム連携ができずマーケティングをはじめとしたデータ活用ができないなども、よくある課題に含まれます。

スピーディーな処理ができず顧客満足度が低下している

スピーディーな処理ができずに対応の遅れを招き、満足度が低下するという課題は、受発注業務のよくある課題のひとつです。業務の処理速度が遅いと顧客を待たせてしまうことになり、不信感から顧客満足度の低下を招くおそれがあります。

顧客満足度が低下すると、リピーター離れを招いて売上が低下したり、口コミが広がって新規顧客が付きにくくなったりするおそれがあります。顧客からの信頼を維持・向上させるためには、スムーズな業務処理が不可欠です。

業務の属人化によって従業員の負担が増加している

業務が属人化して従業員の負担が増加し、従業員満足度の低下や効率低下を招いているケースも少なくありません。

「特定の担当者しか業務の処理手順が分からない」という状況に置かれている現場では、担当者がやむを得ない状況での休暇や外出などで不在の間、該当の業務が止まってしまいます。

必要に迫られ、担当者に電話で確認を取るなどのイレギュラー対応せざるを得ず従業員に負荷がかかります。これらの対応が積み重なると、疲労が蓄積しやすくなったり、離職を考える従業員が増えたりするおそれがあります。

人的ミスがなくならない

人的ミスがなかなか減らず、コストの増加や信頼低下につながるという課題も、受発注業務の現場ではよく聞こえてきます。

人間が業務を処理する以上、どれほど注意していても、人的ミスを完全にゼロにすることは難しいでしょう。手順を見直す、マニュアルを作成する、チェック体制を強化するなどの方法で削減することはできますが、それでも不注意などでミスが起こることは避けられません。

人的ミスが起こると顧客からの信頼を損なったり、ミスをカバーするための人件費が増加する可能性があります。

システム連携ができずデータ活用が難しい

アナログのデータを中心に扱っていたり、作業が煩雑になっていたりする現場では、蓄積したデータをシステムに連携できず、マーケティングなどに自社のデータを活用できていないことがよくあります。

近年ではどのような現場においてもデータ活用の重要性が認識され、売上データや顧客データなどさまざまなデータを活用する取り組みが注目を集めています。このような流れの中でデータ活用を行える体制を整えなければ、市場における競争力が低下してしまうおそれがあります。

柔軟な働き方に対応できない

業務フローのシステム化ができておらず、出勤しなければ業務を処理できないために、柔軟な働き方に対応できないという課題を抱えている現場も数多くあります。

最近では自宅や外出先、コワーキングスペースなど、多種多様な場所からインターネットを通じて仕事ができる体制を整えている企業も珍しくなくなりました。就職活動をしている人の中には「リモートワークに対応している企業に就職したい」と考えている求職者もいるため、柔軟な働き方に対応できる体制が整っていない企業は、貴重な人材を採用する機会を失ってしまう可能性があります。

受発注業務を改善する方法とは？

受発注業務を改善する方法として、既存業務を可視化して改善点を見つけることや、受発注システムを見直すこと、RPAや受発注システムを検討することなどが考えられます。

ここでは、受発注システムを改善するための具体的な3つの方法について詳しく解説します。

既存業務を可視化して改善点を見つける

受発注システムの改善施策を実行する際は、まずに既存業務を可視化して、改善できる箇所がないかどうかを洗い出す必要があります。現場で日々処理している業務をリストアップして、抜け漏れのないように一覧にしてみましょう。

あらためて既存業務を見てみると、無駄な手順を踏んでいたり、さらに効率的な方法が見つかったりすることも少なくありません。既存業務の業務フローを見直すだけでも、大幅な効率アップにつながる可能性は十分にあります。

受発注システムを見直す

既存業務を可視化し、業務フローを見直しても十分な改善が見られない場合は、受発注システムの運用がネックになっている可能性があります。より実態に沿った運用フローに改善したり、必要な機能が備わったシステムに入れ替えたりしてみましょう。

例えば受発注システムを導入しているにもかかわらず、受注の一部がアナログのまま運用されている場合は、受発注システムの機能を現場全体で再確認した上で、アナログからデジタルへの運用に完全に切り替えるなどの方法が考えられます。

また、受発注システムを導入しているものの機能が十分でない場合は、他のシステムを検討することで、業務効率化とコスト削減の両方を達成できることがあります。

RPAや受発注システムを導入する

アナログの運用が中心となっている現場においては、RPAや受発注システムを導入してデジタル化を進めることで、属人化の解消や人的ミスの解消につながります。

ロボットに手順を記憶させて自動的に業務を処理させられる「RPA」と受発注システムを連携させると、さらに効率的に業務を処理できます。

受発注業務を改善するときのポイント

受発注業務を改善するときは、現場の声を積極的に拾い上げながら改善施策を進めることが重要です。デジタル活用を積極的に検討し、現場に合ったシステムやツールを取り入れることもポイントです。

現場の声を積極的に拾い上げる

受発注業務の改善施策を進めるときは、現場のヒアリングを行い、従業員の声を積極的に拾い上げることが大切です。実際に業務を処理するのは現場の従業員なので、現場の声を聞くことで、具体的な改善ポイントを可視化しやすくなり、効果の高い改善策を打ち出すことができます。

また、改善施策を進めるにあたって従業員の声を取り入れることは、反発を避ける意味でも重要です。「自分たちも業務改善に関わっている」という意識を持ってもらいながら、現場を巻き込んで改善施策を進めることで、現場の反発を招きにくくなり、スムーズな施策の進行につながります。

デジタル活用も積極的に検討する

近年ではEC市場が拡大し、EC取引を積極的に利用する人が増えています
経済産業省が公開している「令和3年度デジタル取引環境整備事業（電子商取引に関する市場調査）」によれば、2021年の日本国内のBtoC-EC市場規模は20.7兆円でした。この数値は2013年の約11.16兆円からおよそ2倍近くに成長しており、日本国内で積極的にEC取引が行われていることを示しています。

拡大傾向は今後も続いていくと予想されることから、デジタルを活用した取引はさらに活発化していくと考えられます。現段階ではアナログで受発注業務を運用している現場も、デジタルに切り替える決断をするタイミングをできるだけ早い段階で見極める必要があるといえるでしょう。

令和3年度デジタル取引環境整備事業　電子商取引に関する市場調査
https://www.meti.go.jp/press/2022/08/20220812005/20220812005-h.pdf

受発注業務の改善にRPAがおすすめな理由

受発注業務の改善には、RPAの導入がおすすめです。RPAを導入することにより、業務を自動化してリソースを他の業務に割り当てる余力ができる、業務のミスをゼロにすることができる、業務処理速度が速くなるなどのメリットがあるためです。製品によっては安価に導入することも可能なので、受発注業務の改善に多くの予算を割けないという現場でも、改善施策を始められる可能性があります。

ここでは、受発注業務の改善にRPAがおすすめな理由を解説します。