RPA導入事例をまとめて解説!RPAの理解を深め、効果を上げる

業務効率化に貢献するRPAが近年注目を浴びています。しかし、RPAに興味はあるが、具体的に何ができるかとなると、今ひとつわからないという人もいるのではないでしょうか。今回は、RPAでできる自動化やシステム連携について解説するとともに、RPAが活用されている業種や活用事例も紹介しましょう。

 

RPAで何ができるのか

RPA(ロボティックプロセスオートメーション)とは、人がコンピュータ操作で行う定型的な作業をソフトウェアが代わりに実行することを指します。RPAを実現するためには、ソフトウェアにあたるRPAシステムが必要です。

RPAシステムでは、主に次のふたつのことを可能にします。

  • 定型業務の自動化
  • 異なるシステムの連携

作業の自動化とシステム連携は車の両輪にたとえられます。両者があってこそRPAが成り立ち、大きな効果と高い生産性を生み出すといえるでしょう。

 

RPAで自動化できる定型業務の例

コンピュータ操作で完結する定型的な反復作業をRPAに任せると、業務の大幅な省力化や効率化が図れます。人が行っていたコンピュータ操作の手順をそのままRPAシステムに設定すれば、あとは自動で作業が行われるので、基幹業務に人員を集中させることができるのです。

RPAで自動化できる定型業務の主な例は以下のとおりです。

  • システムへの入力・転記
  • データ集計・レポート作成
  • データチェック
  • トリガーに対してのアクション設定

RPAではさまざまな業務の自動化が可能です。単純な入力や登録作業をはじめ、システム横断的に必要なデータをそろえてのレポート作成、発注書と請求書のような異なる帳票の整合性をチェックできます。また、顧客からの依頼メールをトリガーに見積書を作成・返信することも可能です。

特に件数の多い反復作業については、RPAならば長時間にわたって休みなく一定のスピードで作業をこなすうえ、設定次第でミスをゼロにすることも可能です。

 

RPAが利用可能な業種や規模による制限

RPAは、コンピュータ操作で行う定型業務を代替するものなので、パソコンを使用している職場であればどこでも活用できるでしょう。

 

RPAはあらゆる業種で利用されている

RPAは銀行、保険、医療、通信、製造業、BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)など、ありとあらゆる業種で利用されており、民間だけでなく自治体でも導入は進んでいます。熊本県宇城市では、慢性的なマンパワー不足の解決策としてRPAが導入されました。日常の定型業務の自動化に加え、複数画面にまたがった情報を一画面にまとめて表示したり、判断力が必要な非定型業務も自動化したりするなど、RPAの機能を十二分に生かした活用がされています。

 

企業規模によってはRPAはコストに見合わない?

業種を問わず利用されているとはいえ、RPAシステムのコストに見合う業務規模がないと、導入する意味がないと考える人がいるかもしれません。RPAは定型業務の業務量が多ければ多いほど費用対効果が高いため、大企業での導入が進んでいます。しかし、中小企業においても、戦略的なRPA活用ができるのです。

中小企業がRPAを検討する場合、コスト削減の視点だけでなく、人員・時間の面から着手できなかった業務に活用するという視点も入れましょう。RPAでこなせる業務量を拡大し、ひいては売上向上が図れるならば、生産性を大きく伸ばすツールとしても有用だからです。

たとえば、ある中古車販売企業では、RPAによる既存業務の効率化を行った結果、大幅な売上拡大を果たしています。同企業は主力の店頭展示販売のほか、Webサイトで国産中古車を仕入れ、海外に輸出する事業も手掛けています。今までは店頭販売を兼務する数人の従業員が、始業から開店前までの時間を利用して複数のサイトをチェックしていました。しかし、RPA導入後は数十ものサイトの随時チェックが可能になり、売上が数倍になったといいます。

今まで人が行ってきた業務の範囲内で検討するのではなく、人では非効率な業務をRPAに代替させて、人員の有効活用や売上向上につなげるならば、規模を問わずRPAの導入を検討する価値があるといえます。

 

RPAの活用事例

RPAは異なるシステムを連携した定型業務の自動化によって、業務負担の大幅な削減や効率化ができるツールです。

操作手順さえ設定すれば、人より早くミスもなく実行するので、月末月初などの繁忙期の業務負荷削減や日常業務の効率化が実現します。

以下にRPAの活用事例を紹介します。自社の場合と引き合わせ、参考にしてみてください。

 

食品会社での受注処理の完全自動化

食品会社のN社では主にWebEDI経由で商品受注を行っており、取引拡大と同時に受注処理業務の負担増大が問題となっていました。受注業務は毎日発生し、取引先ごとに異なるWeb画面にアクセスしての受注内容確認、受注ファイルのダウンロードと販売管理システムへの手入力、出荷後の納期回答や出荷実績送信などを行っていました。すべて手作業で実施していたため、業務の自動化や効率化をすべく、ブラウザ操作を自動化するRPAの導入に至りました。

運用を円滑にするための工夫も行っています。スクリプト開発支援機能を利用し、取引先ごとに異なるWeb画面に対してスクリプトを一つひとつ割り当て、取引先サイトのレイアウト変更にはスクリプトを修正することで柔軟に対応しています。

N社では、受注処理にともなう一連の膨大な手作業を完全自動化したことにより、1拠点あたり月間30時間の工数削減が実現しました。

 

専門商社での受注処理の完全自動化

各種生産財や消費財を取り扱う専門商社のY社では、受注業務を電子化するにあたり、メール受注関連業務を効率化するためにRPAを導入しました。メールで受けた注文内容を基幹システムに自動的に取り込み、受注から出荷、売上計上までのデータ連携も行っています。

RPAシステムは、発注メールに添付された注文情報ファイル(発注コードや価格、数量など)を読み取り、基幹システムに情報を取り込んで、商品を倉庫から出荷指示するまでを自動で行います。万一、商品情報の不一致などでエラーとなった発注データは、各拠点の担当がデータを修正した後に出荷します。

RPAシステムは人が行うコンピュータ操作を自動化するものですが、操作手順を設定しなければ実運用はできません。Y社が導入したRPAは、設定画面でアイコンをつないでいくだけで簡単に設定でき、設定ミスの修正や履歴確認も容易なので、担当者が変わっても十分対応ができると見込んでいます。

立ち上げ直後からとまどうことなく操作が可能だったとのことで、順調に稼働を開始し、効率的かつスムーズな受注業務が実現しています。

 

適切なRPAを選択し、省力化と効率化を実現しよう

RPAシステムでできることは、定型業務の自動化と異なるシステムの連携です。操作手順をシステムに設定するだけで、あとはRPAが自動で行ってくれるので、基幹業務に人員を充てることができます。既存業務にかかるコスト削減に限らず、自動化できる業務をRPAで実現し、生産性を上げていくといった積極的な活用も可能です。RPAにはさまざまな種類があるため、自社の業務に合ったタイプを見極めて、適切なRPAを導入しましょう。

 

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