株式会社 山善 様

山善さまは、昭和22年（1947年）の設立。創業者の山本猛夫さんは、花登筺（はなとこばこ）原作の小説「どてらい男（やつ）」の主人公、山下猛造のモデルとしても有名です。さらに、同社が主催する商談会「どてらい市」は毎年全国各地で開催され、活発な商談が展開されることでも知られています。

同社の主要な事業分野は、「生産財－モノづくりのための工作機械や工場内で使われる周辺機器・工具類」、「住設建材－住宅設備機器や建材」、「家庭機器－家具・家電などのアメニティ＆生活用品」の3つ。国内外100を超える事業所で、創業以来培われた「切り拓く」精神をモットーに、常に新しいビジネス・やり方を開拓し続けています。

同社にご採用いただいたのは、メールに関するあらゆる処理（送受信・添付ファイルの処理・データ変換など）を自動化する「Autoメール名人」。

ご導入の経緯や効果についてうかがいました。

―――どのような業務にお使いですか？

メールでいただく注文情報を基幹システムへ自動的に取り込み、受注や出荷、売上に連携させるために活用しています。

現在、メールでのご注文はA社さま1社で、毎日10時から18時までの間に計8回受信しています。メールには、先方の基幹システムから出力された発注データ（テキストファイル）が添付されています。ファイルの中身は商品コードや価格、数量など。この情報を基幹システムに取り込み、倉庫から商品を出荷します。

一方、商品や価格情報の不一致などで取り込み時にエラーとなった発注データはリストに出力し、各拠点の担当者がデータをメンテナンスした後に出荷する運用です。

―――ご導入の背景をお聞かせください

平成22年初夏、A社さまより発注業務の改善を進めたいとのお話がありました。まずは主要な取り扱いメーカー3社分の注文をFAXからEDI（Electronic Data Interchangeの略。電子データ交換）に切り替えたいとのこと。

打合せの結果、全銀手順によるEDIという案も出ましたが、システム化のコストが抑制できる、メールでのEDIを検討することになりました。

―――メールEDIへの取り組みは？

当時、当社の受注の手段は電話、FAX、EDI、PROCUEbyNET（日伝、山善均等出資の生産用副資材調達サイト）が中心で、メールEDIは未対応でした。

メールEDIに対応できる仕組みを整えれば、A社さまのみならず、他のお客さまにもお勧めし、受注業務の効率化が推進できる可能性があります。

そこでこれを機に、メールによるEDIの自動化を実現するシステムを導入することになりました。そして、導入を決めたのがユーザックさんのソリューション「Autoメール名人」。手ごろな価格と使い勝手の良い点が魅力でした。

ともあれ、メールEDIに実現に向け、A社さまとの打ち合わせを進め、データのレイアウトやメール受信のタイミングなどを決めていきました。 また社内的にもメールEDIは初めての試みであり、データの流れや運用方法などを一つひとつ、決めていきました。

―――開発はいかがでしたか？

導入後、短期間で運用できました。フロー設定の画面でアイコンをつないでいけば、自動化したい業務が簡単に設定できます。設定ミスはすぐに修正可能ですし、履歴の確認もわかりやすいです。初めての操作でも、とまどうことはほとんどありませんでした。

―――稼働はスムーズでしたか？

立ち上げ後1ヶ月が経過しますが、順調に運用できています。

A社さまからの注文メールは、業務担当の私に転送されてきます。運用に問題がないか、チェックするためです。一時、入力の間違いも散見されましたが最近は減りました。

―――ご導入の効果はいかがですか？

A社さまからのFAX注文のうち約10％がメールEDIに切り替わり、基幹システムにデータが自動で取り込めるようになりました。また、今までは全国各地の事業所でA社さまからのFAX注文書を受信していましたので、この10％に関しては、本社での一括管理が進んだと言えます。

現在は主要3メーカー分の注文に絞ってメールEDIを実現していますが、今後は対象メーカーを増やし、メールEDIの比率を高めていきたいですね。また、 現在は注文メールの受信に留まっていますが、将来的には納期の連絡をメールで返して欲しいというお話になるかもしれません。

―――これで終わりではない、と

立ち上げたら終わり、ということはあり得ません。せっかく導入したシステムですから、他のお客さまにもメールEDIを広げていかないともったいないです。また、A社さまとのEDIも、スムーズに商品が出荷できるよう、データの精度を高め、取り込みエラーを減らしていく必要があります。それに、メールEDIの担当者も変わっていきますので、教育もしっかりする必要があります。立ち上げた後の維持管理が、何よりも大切ではないでしょうか。

―――メールEDIという、新たな受注形態を切り拓かれました。今日はありがとうございました。

2010年11月取材（記載内容は取材時の情報です）