RPAで「業務を自動化する」とは？｜RPAでできること、選び方、導入の手順など「完全ガイド」

RPAは、人間が行うパソコン上のクリック操作やキーボード入力などをソフトウェアロボットが模倣し、作業を自動化できる仕組みを指します。現在、さまざまな業種や業務でRPAによる効率化が進んでおり、日本における慢性的な人手不足の解消策の一つとしても注目されています。加えて、24時間稼働が可能で作業ミスも削減できるため、企業活動全体のクオリティを向上させる大きな手段になると期待されています。

RPA導入の背景には、業務量の増加や働き方改革といった社会的要因があります。企業は、コスト削減に加えて従業員の労働環境を改善する方法としてRPAを取り入れ、現場の声を反映しながら段階的に適用を広げるケースが増えてきました。こうした動きは、生産性と品質向上の両立を実現する上で、RPAが今後も重要な位置づけを占めることを裏付けています。

RPAの定義と概要

RPAはソフトウェアロボットによって、繰り返しの事務作業を自動処理する技術です。具体的には、パソコン画面上でのクリックやコピー・ペーストなどの操作やファイルの移動といった一連の流れを“シナリオ”に落とし込み、シナリオ通りに業務を進めます。

例えば、定型的なデータ入力やWebサイトへの情報登録などは人の手を煩わせる必要がありません。これにより製造業やサービス業など、さまざまな業種で活用が進んでいます。

導入企業は少しずつ範囲を広げてRPAを活用し、効果を検証しながらステップアップするケースが多く見られます。

RPAのクラス分け：RPA・EPA・CA

RPAは３つの段階に分類されており、一般的にはRPA、EPA（Enhanced Process Automation）、CA（Cognitive Automation）と呼ばれます。シンプルな定型業務を対象とするRPAに対して、EPAは複数のシステムを連携させて更なる自動化を図り、CAはAIや機械学習を組み合わせて高度な判断や予測を可能にします。自社でどのレベルの自動化を目指すのかを明確にすることで、導入目的に沿った最適な技術やツールを選択できるでしょう。

RPAが注目される背景

近年、働き方改革や人手不足問題の深刻化により、労働時間削減や効率化が社会的課題になっています。こうした状況の中で、RPAは定型作業を代行する手段として脚光を浴びてきました。人間が行うよりも正確かつ迅速に処理を行うことで、企業は限られた人員をコア業務に集中させ、付加価値の高い仕事に注力することが可能になります。

従来の自動化との違い

従来の自動化手段としては、システム間をプログラムで連携させる方法や、人によるマクロ開発などが利用されてきました。しかし、こうした方法では業務の属人化を生み、柔軟性に欠けたり、大規模な開発コストが掛かったりといった問題がありました。

一方、RPAは人が行っている画面操作をシナリオ化して実行するため、既存システムを大きく改修することなく自動化を実現できます。システム担当者はもちろん、ITリテラシーがそれほど高くない業務担当者でも設定がしやすく、業務要件が変化しやすい状況でも柔軟に対応できる利点があります。

RPAの導入は、単純作業や繰り返し作業をスピーディにこなす一方で、作業負荷や人的なミスを大幅に減らせる点が大きな特長です。決められたルールに基づいて動作するため、実行手順の標準化や情報共有が容易になり、結果的に業務効率やコストの削減を実現できます。これにより従業員は高付加価値の業務へシフトし、組織全体の生産性が上がる効果が期待されています。

活用範囲は幅広く、経理や総務の定型処理だけでなく、Web上での情報収集や在庫管理、顧客対応などにも応用が可能です。特に人手不足が深刻化している業界で重宝されており、労働力の最適化とサービス品質の向上を両立させる手段として活発に導入されています。

業務効率化とコスト削減

RPAを導入すると、繰り返し作業に費やしていた時間を大幅に短縮できるため、担当者の負担が軽減されます。さらに、作業スピードが向上するだけでなく、ヒューマンエラーも抑えられるので、全体的なコスト削減にもつながります。効率化とコスト圧縮が同時に実現できる点は、あらゆる規模の企業にとって大きな魅力です。

エラー軽減と業務品質の向上

手作業でのデータ入力や処理には、どれほど注意していてもミスがつきものです。RPAではルールやシナリオに従って実行するため、入力漏れや誤入力が限りなくゼロに近づきます。結果として業務品質が高まり、顧客や社内での信頼向上にも寄与します。

従業員負担軽減と働き方改革の推進

RPAは定型的な事務処理を自動化することで、従業員をより戦略的な業務に集中させる効果があります。単純作業の負担が減れば、社員のモチベーション向上にもつながり、生産性アップが期待できます。労働時間の短縮や柔軟な働き方を実現しやすくなり、従業員満足度の向上と組織の競争力向上の両方を狙うことが可能です。

人件費削減と人手不足解消

RPAの導入により、省人化を進めることで人手不足の現場を補うことができます。特に、長時間の単純作業に関してはソフトウェアロボットが24時間稼働できる点が有利です。結果として、必要最低限の人的リソースで業務を回せるようになり、長期的には人件費の削減と企業の成長を同時に実現できるでしょう。

RPAが具体的にどのような業務プロセスで力を発揮するか、実例を挙げながら解説します。

RPAは、日常的に行われるデータ収集や入力、ファイルの取り扱いなどを効率化するうえでとても有効です。特にルールに沿って繰り返し行われる作業ならば、自動化による恩恵は大きいでしょう。ここでは、代表的な業務例を取り上げ、RPAの可能性を具体的に示します。

業務の自動化が可能な例

多くの企業で定型的に処理されている業務の代表例としては、注文処理や問い合わせ対応の一次受付などがあります。これらは特定のフォームから得られるデータを基に、決まった手順を踏むためロボット化しやすい領域と言えるでしょう。重要度の高いイレギュラー対応は人が補い、定型部分はRPAがこなすという役割分担を行うと効率的です。

データ集計・登録

Excelや基幹システムに入力するデータをRPAで集計・登録すれば、ヒューマンエラーを削減しながら作業時間を短縮することができます。複数のデータソースから情報をまとめて新しい帳票を作成するようなタスクでも、RPAなら正確かつ迅速にこなせます。結果として報告書作成や分析作業をスピードアップさせ、ビジネスにおける意志決定を加速できます。

数値確認・突合せ

決算資料や在庫管理など、数値の整合性を確認する作業は手動で行うと非常に手間がかかります。RPAを活用すれば、システム間のデータを照合して差異を素早く特定し、人間が最終チェックをする段階まで自動化できます。そうすることでエラーを見落とすリスクを減らし、作業スピードも格段に上がります。

情報収集やファイル共有

必要なタイミングでインターネット上の情報を集めたり、取引先システムからファイルをダウンロードしたりする作業にもRPAは有効です。ロボットが日々のルーティンを代行することで、人間は収集した情報の分析や戦略立案に時間を割くことができます。のちのファイル整理やアクセス権管理の自動化まで組み込めば、より一層効率的な業務フローが完成します。

SNS口コミ収集

SNS上における製品やサービスの口コミは、企業にとって貴重なマーケティング情報です。自動化ツールを活用すれば、特定のキーワードで投稿を収集し、日々の変化を追いかけることが容易になります。顧客の生の声をタイムリーに拾うことで、製品改善や販促計画の最適化に役立つでしょう。

日次レポート作成

毎日決まった書式で作成するレポート作成業務も、RPAが活躍する代表的な分野です。営業成績やサイトアクセス数など、必要なデータを自動取得し、定型フォーマットにまとめて報告することが可能です。人間は分析結果の考察に注力できるため、データドリブンな意思決定を行いやすくなります。

給与計算・勤怠管理

人事部門が担う給与計算や勤怠管理業務は、正確さが求められる反面、大量のデータ処理を要するため負担が大きいのが実情です。RPAならば、勤怠情報の取り込みから給与計算システムへの入力まで、自動化の範囲を広げることが可能です。不備があった場合だけ人間による確認を行うといった手順を整えることで、ミスゼロに近い精度と業務効率アップの両立を目指せます。

RPAは多様な業種・分野で導入が進んでいます。具体的な業務例を分野別に紹介します。

RPAは、一部の大企業だけでなく中小企業にも浸透し始めています。経理や人事などバックオフィス領域を中心に導入されるケースが多いですが、近年は顧客管理や生産管理などより広範囲な分野で活躍するようになりました。ここでは、分野別の具体的事例を見ていきます。

人事系業務

採用管理や入退社手続きなどの人事業務では、各種申請書の作成、情報の入力など定型処理が多く発生します。RPAを活用すれば、申請書の書式チェックや必要項目の抜け漏れを防ぎながら自動で手続きを進めることが可能です。結果的に、担当者の作業負荷を減らすだけでなく、入退社に伴うミスを極力排除したスムーズな業務運用が期待できます。

経理・財務系業務

請求書の取り込みや支払い処理などの経理業務は、正確な数値管理が不可欠である一方、時間を要する反復作業が多い領域です。
RPAを導入すれば、請求書情報を読み込み、勘定科目や金額を自動入力するといった流れをスムーズに自動化できます。財務諸表の作成や決算業務についても、一部タスクをロボットに任せることで、情報の整合性チェックを効率化しながらスピード感を持った経理業務が実現できます。

電子帳簿保存法の対応に関わる業務も、RPAで自動化できます。

事例はこちら→電帳法対応が業務効率化のきっかけに。メールでの取引業務を自動化

顧客管理や受発注業務

顧客情報の更新や受注・発注処理も、RPAが得意とする分野です。複数のシステムに登録する必要がある場合、ロボットが同じ情報を各システムへ迅速に転記するため、担当者は二重入力などの無駄な時間を削減できます。さらに、受発注状況を自動でレポート化することで、在庫管理や配送手配まで一貫したプロセスを最適化することが可能です。

受注業務の自動化事例はこちら→「Autoジョブ名人」とカスタマーサクセスプランで短期間のうちに受注業務の自動化に成功

在庫管理や請求書発行

小売や製造など在庫を抱える業界では、在庫数量の把握や棚卸しなど、正確性と作業量の両面で負担を感じる作業が多くあります。RPAを利用すれば、システム内の在庫数を定期的に確認して必要なアクションを自動化し、リアルタイムに近い情報を常に維持することができます。また、顧客への請求書発行も決まったタイミングで自動化すれば、業務の抜け漏れを減らしつつ素早い締め処理が可能となるでしょう。

RPAツールにはさまざまなタイプがあります。導入規模や目的に沿った選定ポイントを押さえましょう。

RPAを導入する際には、まず自社の業務規模や目的を明確にしたうえで、どの種類のツールが最適かを考える必要があります。ツールによって得意分野やサポート体制が異なるため、目的や要件を正しく把握することが失敗を避ける大きなカギです。ここでは代表的なRPAツールの種類と、それぞれの特徴を見ていきます。

RPAの種類と特徴

多くのRPAツールはGUI（グラフィカル・ユーザー・インターフェース）を採用し、プログラミング知識が浅くてもロボットの設定を行いやすいのが特徴です。一方で、カスタマイズ性の高いツールやAI連携に強みを持つツールなど、目的に応じて選択肢が分かれます。導入前には、対象業務や組織のITスキルに合った製品を比較検討すると良いでしょう。

デスクトップ型とサーバー型

少人数や特定端末での運用を想定するなら、デスクトップ型RPAが適しています。導入コストが低く、導入までのスピードが比較的早いのがメリットです。一方、大規模な組織や業務シェアを想定するなら、サーバー型RPAを使うことで複数の端末や部門にわたって一元管理ができるため、保守運用もしやすくなります。

クラウド型RPAの特長と利便性

クラウド型RPAは、インストール作業や環境構築の手間が少なく、インターネットさえあればどこでも利用が可能です。システムの更新やメンテナンスもプロバイダ側で行われるため、専任エンジニアを置くことなくスムーズに運用できる点がメリットになります。リモートワークや海外拠点との連携など、多様な働き方にも柔軟に対応できるのが魅力です。

ツール選びのポイント

RPAツールを選ぶ際には、ライセンス費用やサポート体制、拡張性などを総合的に比較検討することが大切です。導入後の運用やシナリオ変更にどれだけ対応しやすいか、追加機能の拡充が可能かなど、長期的な目線で検討すると失敗を減らせます。導入時だけでなく、バージョンアップや追加要件に応じて柔軟に対応できるかどうかを確認すると良いでしょう。

コストと導入にかかる費用

RPA導入に必要なコストには、ライセンスや初期設定費用、場合によってはコンサルティング費用が含まれます。サーバー型ではサーバーの運用管理費がかかり、クラウド型では月額の利用料を支払うケースが一般的です。ランニングコストやメンテナンスコストの試算も踏まえたうえで、全体像を把握することが重要です。

操作性とカスタマイズ性

ツールによっては、ノーコードで直感的にロボットを作成できるものや、プログラミング知識を活かして高い自由度でカスタマイズできるものがあります。操作性が高ければ、担当者が自主的にロボットを修正できるので、導入後の業務見直しや学習コストを抑えられます。逆に、高度なカスタマイズを必要とする場合は、対応可能な開発体制の整備が欠かせません。

セキュリティとサポートの充実

RPA運用では、扱うデータに機密性が高いものも多いため、情報漏洩リスクやシステム障害への対処が重要です。セキュリティ機能がしっかり備わったツールを選び、導入後も脆弱性対策やログ管理を徹底することが求められます。さらに、トラブル発生時や疑問点への対応を素早く行うために、ベンダー側のサポート体制が充実しているかどうかも大切な検討材料です。

実際にRPAを導入する際の流れや、計画立案から運用までのプロセスをまとめます。

RPAを導入する場合、しっかりと準備を行い、段階的に計画を進めることが成功の秘訣です。導入する範囲を見極め、効果測定の仕組みを整えながら、小規模テストから本格運用へとスムーズに移行するフローを理解しておきましょう。

導入時のステップ

一般的には最初にプロジェクトチームを組成し、要件定義や業務選定を行います。その後、パイロット導入として小規模の業務をRPA化し、成果を検証したら本格的な展開へと移るのが大きな流れです。最後に、運用体制の構築や定期的な効果検証を通じて、導入効果を最大化します。

準備フェーズ： 目的整理と業務洗い出し

まずはRPA導入の目的を明確にし、どの業務で自動化が可能か、洗い出しを行います。コスト削減なのか、労働時間短縮なのかといった目的が定まると、優先順位をつけて対象業務を選定しやすくなります。この段階で、対象業務ごとに必要なデータやシステム連携の確認を行うと、のちの工程がスムーズに進むでしょう。

設計フェーズ： プロセス設計とシナリオ作成

実際に自動化する業務プロセスの手順を詳細に設計し、RPAに実行させるシナリオを構築します。業務手順の標準化や、例外パターンへの対策を盛り込むことで、運用開始後のトラブルを最小限に抑えることができます。関係者間でシナリオ設計を共有し、必要であれば開発ベンダーや社内IT部門と協力して最適な形に仕上げます。

運用フェーズ ：モニタリングとメンテナンス

RPAを稼働させた後も、業務ルールの変更や季節変動によって自動化の内容を微調整しなければなりません。定期的にロボットの動作ログをチェックし、不備やエラーがあった場合は迅速に修正します。中長期的には、新たな自動化対象を追加検討することで、RPA活用の幅をさらに拡大できます。

RPA導入スケジュールと計画

導入スケジュールは企業規模や対象業務の範囲によって異なりますが、数カ月から1年程度で段階的に進めるケースが多いです。小規模から開始し、結果を評価しながら徐々に適用範囲を拡大することで、リスクを抑えつつスムーズな導入を図ることができます。計画段階で、予想される不測の事態やコストオーバーも見込んでおくと安心です。

導入効果の測定指標(ROI, KPI)

RPA導入の効果を客観的に把握するためには、ROI（投資対効果）やKPI（重要業績指標）を設定してモニタリングすることが欠かせません。たとえば、作業時間の削減量やエラー件数の減少率をKPIとし、特定期間でどれだけ改善されたかを数値化します。この結果を経営層や現場社員と共有し、運用や目標の見直しに活かすことで、導入プロジェクトがより確実に成功へ近づきます。

RPAの導入成功例は年々増えており、大企業だけでなく中小企業でも複数の業務が自動化されています。一方で、導入時の準備不足や過剰な期待により、思うような成果が得られないケースも存在します。ここでは、成功に導いた具体例と、事前に知っておくと役立つ注意点を解説します。

RPA導入のケーススタディ

あるメーカーでは、定型的な受注入力と在庫確認をRPAに置き換えることで、担当者が付加価値の高い顧客対応に集中できるようになりました。その結果、顧客満足度が向上し、新規案件の獲得にもつながったと報告されています。このように、作業時間の短縮だけでなく、企業イメージ向上やサービスレベルの強化もRPA導入の大きなメリットです。

業務処理時間の劇的短縮

RPA導入によって、手入力で数時間かかっていた処理が数分で完了する場合があります。人間が行うと集中力が切れやすい長時間の作業でも、ソフトウェアロボットなら正確に繰り返し業務を続行できます。これにより、担当者は他の戦略的業務に集中でき、生産性が大幅に向上すると同時にモチベーションアップも期待できるのです。

複数の業務で大幅な作業時間削減

一つの業務だけでなく、横断的にRPAを導入することで部門間の連携も効率化できます。各業務が連動して自動処理されるため、ミスが減るだけでなく、待ち時間の削減も可能です。社内全体のプロセスを統合的に見直すことで、さらなる削減効果が見込めます。

少人数での業務運用実現

人手が限られる中小企業やスタートアップにとって、RPAは非常に頼りになるツールです。業務プロセスの一部をロボット化することで、限られた人員をコアビジネスに集中させられます。結果として売上拡大や新規事業への投資余力が生まれ、組織全体の成長を加速させることが期待できます。

注意点と導入時の課題

RPAはあくまで既存の業務プロセスを自動化する技術であるため、根本的な業務フローの問題点が放置されると効果を最大化できない可能性があります。導入前には、そもそも本当に必要な作業なのか、プロセス自体を改善できるのではないかを再確認すると良いでしょう。また、シナリオのメンテナンスや運用ルールの明確化を怠ると、RPAプロジェクトが失敗するリスクが高まります。

適用範囲の適切な設定

RPAの適用範囲を広げすぎると、シナリオの複雑化やメンテナンスコストの増大につながります。まずは小規模かつインパクトのある業務を対象に導入し、成功実績を積んでから適用範囲を徐々に拡大していくのがおすすめです。導入検討段階で、どんな業務を自動化の対象とするかを正しく見極めることで、失敗リスクの軽減につながります。

よくある失敗事例と対応策

導入後に現場からシナリオ変更の要望が多発し、開発やテストが追いつかなくなるケースは珍しくありません。これを防ぐには、導入前の業務整理や要件定義の段階を丁寧に行い、ロボットの役割を明確にしておく必要があります。トラブルが起きた際には、原因追及と再発防止策を早急に行うことで、現場からの信頼を保ちつつ運用をスムーズに進めることができます。

属人化防止とシステムエラーへの対策

RPAのシナリオを特定の担当者だけが把握していると、担当者が不在時や退職時に大きな問題が生じます。属人化を防ぐために、シナリオや設定手順をドキュメント化し、チーム全体で情報共有しておくことが重要です。また、システムエラーが発生した場合に備え、自動通知やバックアップ体制を整えることで、迅速に復旧対応ができるようにしておきましょう。

RPAは導入障壁が比較的低く、効果を実感しやすい技術として幅広い企業で採用が進んでいます。一方で、さらなる自動化や高度な機能を実現するために、AIや機械学習との連携が盛んに検討されています。今後は、完全なバックオフィス業務の自動化だけでなく、複雑な判断や予測を伴う業務にも適用範囲が拡大していくでしょう。

AIとの統合による進化

RPAとAIを組み合わせることで、非定型的な作業や高度な判断を必要とする業務への適用が期待されています。たとえば画像認識や自然言語処理と連携すれば、書類の読み取りや問い合わせ内容の分類を自動化し、対応時間を大きく短縮できます。これにより、RPAが担う領域が一層広がり、業務効率化の可能性がさらに高まるでしょう。

受注業務の「非定型業務」はAIエージェントで自動化！受注AIエージェントのPoCサービスはこちら→

RPA市場の成長と中小企業の普及可能性

すでに大手企業での採用事例は豊富ですが、近年は中小企業でも導入が増加しています。比較的安価なクラウド型サービスの存在、サポートや伴走支援の充実により、導入・活用のハードルが下がってきたことが大きな要因です。人手不足と生産性向上の両面で意義が大きいため、今後も中小企業への普及は一層進むと予想されます。

RPA導入による業務効率化の未来

RPAは単なる部分的な自動化手段から、企業全体のビジネスモデルを革新する存在へと変化を続けています。業務の効率化と並行して、新たなサービスや価値提供につなげることで、企業の競争力はさらに高まるでしょう。これからもRPAは、働き方改革や業務最適化の中心的な支柱となり、さまざまな分野でイノベーションをもたらすと期待されています。

関連記事

さらに詳しい情報を知りたい方に向けた関連コンテンツを紹介します。

RPAは導入や運用にあたって多くのノウハウや成功事例が存在するため、参考情報の収集も欠かせません。ここでは、導入を検討する上で読んでおきたい複数の関連資料をまとめました。

人手不足の業界に役立つ4つの解決アイディアとRPAの活用法を解説

人手不足で困っている業界が実践している4つの解決アイディアとともに、RPAを組み合わせることでどのように代替や効率化が図れるのかを具体的に解説している記事です。少ない人数で現場を回したい企業にとって、参考になる事例やポイントが掲載されています。

【RPA活用】シナリオの作り方とは？具体的なフローや注意点を解説

RPAのシナリオ設計は、導入効果を最大化するうえで重要なプロセスです。具体的なフローや失敗しないための注意点などがまとめられており、初心者でも理解しやすい分かりやすい内容になっています。

RPAの運用ルールはなぜ重要？策定のコツや最適化のポイントを解説

ロボットを継続的に運用するには、きちんとしたルール作りが必要不可欠です。運用ルールが曖昧だと担当者ごとに手順が異なり、エラー発生時の対処も曖昧になりがちです。策定方法や押さえるべきポイントを詳しく紹介しています。

生産性向上にRPAが効果的な理由と活用事例5選を解説

生産性向上に直結する事例を5つピックアップし、それぞれでどのようにRPAが役立っているのかを紹介しています。特に、具体的な数字や所要時間の比較などが紹介されており、導入後のイメージをより鮮明に持つことができるでしょう。

RPAの選び方とは？押さえておきたい6つのポイントを解説

数多くのRPAツールからどれを選べばよいか迷う方に向け、代表的な選定基準を6つに整理しています。ツール比較の要素には、機能面やコストだけでなく、運用サポートやベンダーの信頼性といったファクターも含まれます。

RPAの使い方と気を付けるべきこととは？RPA活用を成功に導くポイント

導入時に気を付けるべき各種ポイントをまとめ、実運用で現場が抱えがちな課題をどのように解決するかを示した内容です。RPAをフル活用し、有効性を最大化するためのヒントがつまっています。