出荷業務の改善事例｜繁忙期2時間超の手作業を削減した送り状発行の自動化

出荷帳票の見直しは、これまで多くの現場で後回しにされやすいテーマでした。日々の業務が何とか回っているうちは、大きな問題として見えにくいからです。
しかし、出荷件数の増加や物流環境の変化、人手不足などを背景に、送り状や納品書、出荷指図書まわりの手作業が、現場の負担になっているケースもあります。出荷準備を安定して進めるためには、帳票発行やセット組みの流れを見直すことが重要です。

物流2024年問題で荷主側にも波及する影響

2024年4月から施行されたトラックドライバーの時間外労働規制により、運送会社は従来のような超過時間帯での柔軟な集荷・配送に応じにくくなっています。荷主側にも、集荷締切の前倒しや帳票準備の効率化が求められる時代に入りました。「出荷準備が間に合わず、その日のトラックに載せられない」というリスクを避けるには、帳票発行フローそのものを短縮する必要があります。

BtoC・EC拡大による出荷件数の急増

コロナ禍以降、これまでBtoB取引が中心だったメーカーが家庭用市場・EC市場に販路を拡大するケースが急増しました。取引先は大口の卸から、少量多頻度の個人・小売へとシフトし、1件あたりの単価は下がる一方で出荷件数は跳ね上がります。従来の手作業ベースのフローでは、この件数増加に人員だけで対応するのは現実的ではありません。

ベテラン依存による業務の属人化

出荷帳票業務は、運送会社ごとの書式や得意先ごとのルールなど、細かな判断が求められる場面があります。そのため、長年担当している人の経験に頼って運用されているケースも少なくありません。
担当者が不在になったときに同じ手順で対応できない、引き継ぎに時間がかかるといった状態は、出荷業務を安定して回すうえでの不安要素になります。

具体的に、出荷現場ではどのような課題が発生しているのでしょうか。多くの製造業・卸売業の現場で共通して見られる5つの典型例を挙げます。自社の状況と照らし合わせて確認してみてください。

１．複数運送会社の送り状発行の管理

複数の運送会社を利用している場合、会社ごとに送り状の書式や発行手順が異なります。こうした作業を一つのシステムで管理できるようにすると、担当者が運送会社ごとの専用システムや帳票形式を意識しながら作業する負担を減らせます。
基幹システムや物流システムの出荷データを活用し、必要な送り状や荷札を発行できる仕組みにすることで、入力や確認の手間を抑え、出荷準備を進めやすくなります。

２． 複写式伝票をバラして束ね直す手作業

多くの現場で今も残っているのが、複写式の送り状や帳票を手作業で分け、種類別に束ね直す作業です。さらに、納品書や受領書、出荷指図書などを出荷単位で仕分ける必要がある場合、件数が増えるほど作業時間も増えていきます。手間がかかるだけでなく、セット間違いや確認漏れが発生しやすくなる点も課題です。

３．納品書・受領書・出荷指図書のセット組み作業

出荷関連帳票のセット組みは、1件ずつ確認しながら行う必要があります。出荷件数が多い部署では、この工程だけでまとまった時間を要することがあります。築野グループの事例でも、繁忙期には帳票類のセット作業だけで2時間を超える負荷が発生していました。

４． 受注時に帳票を先行発行することによる紛失・作り直しリスク

注文を受けたタイミングで送り状や帳票類を早めに作成しておく運用は、一見すると効率的に見えます。しかし、出荷までに時間が空く場合は、帳票の保管や差し替えが必要になり、キャンセルや内容変更があった際に作り直しが発生することもあります。

５． 出荷指示書を物理的に運搬する非効率

出荷指図書や貼札を発行するのが事務所の場合、出荷現場である倉庫や工場まで担当者が車で届けているケースもあるようです。片道5分でも往復すれば10分、1日数回発生すれば無視できない手間と時間です。

これらの課題は、多くの現場で「困っている」と認識されつつも、なかなか改善に至りません。その背景には、表面的な作業改善では届かない構造的な要因があります。

基幹システムが全社共通で、部署ごとの実態に合わない

企業全体で1つの基幹システムを使っている場合、部署ごとに異なる商習慣や取引パターンにシステムが追いつかないケースが発生します。各部署での顧客や取引先とのルールや出荷頻度も違うのに、帳票フローだけは共通ということが意外と残っていたりします。

運送会社との交渉窓口が現場担当者に集中している

書式変更や運用ルールの調整には、運送会社との地道な交渉が欠かせません。しかしその窓口が現場担当者一人に集中していると、改善提案が上がっても実行に移す余力が生まれません。改善は「現場任せ」では進まず、組織としての意思決定が必要です。

「昔からこのやり方」で疑問視されないフロー

長年続いてきたフローほど、疑う対象になりにくいものです。「この帳票は本当に3枚必要か？」「この工程は、何のためにあるのか？」といった問い直しが行われないまま、慣性で続いている作業が現場には少なくありません。

では、具体的にどのように改善を進めればよいのでしょうか。ここでは、実際に成果が出ている5つの方法を紹介します。自社の課題に近いものから着手していきましょう。

１． 送り状の発行タイミングを「出荷直前」に変更する

受注時ではなく、出荷作業の直前に送り状を発行する運用へ切り替えます。これにより、キャンセル発生時の作り直しや、保管中の紛失リスクが大幅に減少します。「早めに準備しておく」ことが必ずしも効率的とは限らない、という発想の転換がポイントです。

２． 複数運送会社の送り状発行をまとめて管理する

複数の運送会社を利用している場合、会社ごとに送り状の書式や発行手順が異なります。こうした作業を一つのシステムで管理できるようにすると、担当者が運送会社ごとの専用システムや帳票形式を意識しながら作業する負担を減らせます。

基幹システムや物流システムの出荷データを活用し、必要な送り状や荷札を発行できる仕組みにすることで、入力や確認の手間を抑え、出荷準備を進めやすくなります。

３． 複写式伝票を一体型帳票に集約する

納品書・受領書・出荷指図書を1枚の一体型帳票に集約することで、バラし・仕分け・セット組みという一連の手作業が根本から不要になります。実現には得意先・運送会社との事前合意が必要ですが、一度整えば効果は継続的です。紙のロスも大幅に減り、コスト面でもプラスに働きます。

４． 出荷指図書をPDFで遠隔プリントに切り替える

倉庫や工場まで帳票を運搬する工程は、PDFデータの送信と現地印刷に置き換えることで解消できます。イレギュラーな当日出荷にも柔軟に対応でき、担当者の移動時間もゼロになります。

５． 得意先・運送会社と事前合意する

帳票フローを変更する際は、社内だけでなく、得意先や運送会社との確認も必要です。帳票の記載内容やレイアウト、納品時に必要な控えの扱いなどを事前に確認しておくことで、「必要な帳票がない」「運送会社側で処理できない」「得意先の受領フローに合わない」といった運用開始後の混乱を防ぎやすくなります。

こうしたアプローチを実際に導入し、成果を出した企業があります。和歌山県に本社を置く築野グループは、こめ油をはじめとする食用油脂事業を中心に、健康ブームを追い風にBtoC市場が急拡大していました。

導入前の状況：3枚綴り伝票を人手でバラす日々

同社の食用油脂部門では、路線便業者ごとに異なる入力伝票・納品書・受領書・出荷指図書がそれぞれ3枚綴りで出力され、それを人手で分離してから束ね、別封の納品書とセットするという工程が続いていました。繁忙期にはこの作業だけで2時間超の負荷が発生。紙のロスや、送り状フォーマットのばらつきも問題視されていました。

着手のきっかけは物流2024年問題

改革のきっかけは、コロナ禍終盤に話題になった物流2024年問題でした。「ドライバーの拘束時間の関係で、超過時間帯の集荷対応が今後厳しくなるかもしれない」―そうなってからでは遅い、という危機感が、フロー全体の見直しに繋がりました。課題は運送会社側の問題ではなく、荷主側の準備の問題という認識の転換が起点になっています。

改善後のフロー（Before/After）

同社が採用したのは、送り状発行システム「送り状名人」の導入と、それに合わせた運用フロー全体の再設計でした。改善のポイントは大きく2つで、

①送り状の発行タイミングを出荷作業の直前に変更したこと
②貼札・出荷指図書を工場側で直接印刷する仕組みに切り替えた
ことです。導入検討から実装まで約1年、得意先・運送会社との調整も1件ずつ丁寧に進めました。

得られた成果：手作業ゼロ・脱属人化・締め作業への時間再配分

導入後、繁忙期に2時間超を要していた帳票セット作業はほぼゼロになりました。イレギュラーな当日出荷対応も、PDFを路線便業者のオフィスに送信して現地印刷する運用となり、担当者の移動負担が劇的に軽減されました。さらに、出荷業務の改善で創出された時間は、各種データの確認や1日の受注データ処理といった締め作業に再配分され、業務全体の質が向上しています。運用開始後は「ほぼノータッチ」で回るようになった点も、現場の負担軽減として大きな成果です。

▶ 事例詳細はこちら：築野グループ 導入事例｜ユーザックシステム

自社でも改善を進めたい、と考えたときに検討候補に上がるのが、送り状発行システムの導入です。数多くある送り状発行システムの選定時に押さえるべき5つの確認ポイントを整理します。

複数運送会社のフォーマットに対応しているか

取引のある運送会社の書式にすべて対応できるかは、最優先の確認事項です。将来的に新しい運送会社と契約する可能性も見据え、柔軟に追加対応できる仕組みかどうかを確認しましょう。

既存の基幹システム・WMSと連携できるか

出荷帳票は基幹システムやWMSと切り離せません。受注データを取り込み、送り状データを出力する連携がスムーズに行えるかは、運用負荷を左右する重要な要素です。CSV連携でよいのか、API連携が必要なのか、自社の状況に合わせて確認します。

帳票デザインを自社仕様にカスタマイズできるか

得意先や運送会社の要望に合わせて、帳票のレイアウトを細かく調整できるかは運用開始後の柔軟性を決めます。「文字の大きさを1mm単位で調整したい」といった現場のこだわりに応えられるかは、意外に見落とされがちなポイントです。

導入時の伴走支援・ヒアリング体制があるか

システムそのものの機能以上に重要なのが、導入時の伴走支援です。現場作業を実際に見て、具体的なフロー設計から一緒に進めてくれるベンダーかどうか。「何から手をつければいいかわからない」段階から並走してくれる体制があるかを確認しましょう。

費用対効果を人件費・紙代・リスクコストで試算する

システム導入コストだけでなく、削減される人件費、紙代、紛失や作り直しのリスクコストまで含めて試算することが重要です。ベンダーにシミュレーション支援を依頼することでメリットが確認でき、導入判断しやすくなります。

出荷帳票業務の改善においては、いきなりシステム選定に走らず、次の3ステップで進めることをおすすめします。

• ステップ1：
  現状の業務フローを棚卸します。誰が、どの帳票を、何分かけて処理しているのかなど、現場担当者にヒアリングし、可視化します。
• ステップ2：
  業務改善による影響範囲の確認を行います。フロー変更にあたって調整が必要な得意先・運送会社をリストアップし、変更ハードルの高さを把握しておきます。
• ステップ3：
  スモールスタートできる部署から改善を着手します。全社一斉導入・切替ではなく、最も課題感の強い部署でパイロット導入し、成果を出してから横展開します。

出荷帳票業務の改善は、単なる作業時間の削減にとどまりません。送り状や納品書、出荷指図書の発行・仕分け・セット組みを見直すことで、出荷準備の負担軽減、属人化の解消、締め作業や確認作業への時間再配分につながります。

築野グループでは、繁忙期に2時間超かかっていた帳票セット作業を、送り状名人の導入と運用フローの見直しによって大幅に効率化しました。まずは自社の出荷帳票業務を棚卸しし、「どの作業に、どのくらい時間がかかっているのか」を見える化することから始めてみてはいかがでしょうか。

• 送り状発行システムを導入すると、既存の基幹システムを入れ替える必要がありますか？
  A. 多くの場合、入れ替えは不要です。既存の基幹システムから受注データを連携する形で導入できるため、基幹システムはそのまま活用しながら、送り状発行の部分だけを効率化できます。

• 運送会社ごとにフォーマットが違っても対応できますか？
  A. 対応可能です。主要な路線便業者の書式はもちろん、自社独自の帳票デザインにもカスタマイズ対応できるシステムが一般的です。事前に取引運送会社をリストアップして、ベンダーに確認しましょう。
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• 自社の出荷業務にどのくらいムダがあるか、まず確認する方法はありますか？
  A. 送り状発行や帳票の仕分け、セット組み、問い合わせ対応などにかかっている時間を洗い出すことが重要です。作業ごとの件数や所要時間を整理すると、どこに改善余地があるかを把握しやすくなります。簡単に確認したい場合は、出荷業務の工数を見える化できる診断コンテンツを活用するのも一つの方法です。
  →送り状発行業務の工数・コストを見える化できる診断はこちら

   

• 送り状名人では、複数の運送会社を使っている場合でも、送り状発行をまとめて管理できますか？
  A. 対応可能です。送り状発行システムを活用すると、複数運送会社の送り状や荷札ラベルを一つの仕組みで発行しやすくなります。運送会社ごとに専用システムを使い分けている場合や、問い合わせ番号を社内で管理したい場合にも、業務の整理につながります。
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