B2クラウド、e飛伝、Webゆうパックなど。運送EDIシステムを一本化してコスト削減と業務効率向上を実現

物流を取り巻く環境激変、その後

モノを製造し、顧客に届けるというシンプルなビジネスの構造は、ここ数年のECの発達や労働人口不足で状況が一変しました。2017年のヤマトショックを発端に、物流コストが上昇、売上高物流費に大きく影響していることは、今もなお続いています。このような状況でビジネスを継続していくにあたり、いかにコスト削減を図り、かつ、効率的に物流業務を運営していくかが注目されています。
自ら配送網を敷く大手のECや、新たな運送会社と取引を追加するネットコンビニなど様々な動きがみられました。その中で、中堅中小企業にとって有効な手法は、時と場合(集荷時間、荷物形状、個口数、配達エリア)に応じて複数の運送会社と取引し、使い分ける、ということになるでしょう。
この手法は経営にとっては非常に効率的であるものの、物流の現場にとっては煩雑を極めます。

運送EDIシステムとは

中堅中小企業において、物流のコスト削減と効率的な物流業務を実現するには、時と場合に応じて複数の運送会社と取引をする、と述べました。そこで、ぜひ取り組んでいただきたいのが、運送EDIシステムです。
運送EDIシステムとは、発送業務にかかわる運送会社との取引をオンラインで行うことです。代表的なところでは、ヤマト運輸のB2クラウド、佐川急便のe飛伝、日本郵便のWebゆうパックなど、運送会社が提供する様々な出荷支援システムで運送EDIを実現できます。
これらを利用することで、発送業務の効率がアップすることは間違いありません。
主要な機能は、各運送会社ともほぼ同様で、データ連携機能により、手持ちの住所録や出荷データを活用することができます。複写式の送り状からラベル式の送り状へ変更することで、紙を極力減らし、印字速度も向上します。控えが紙で出ない分、端末内の実績データを確認して、出荷状況が確認でき、顧客からの配送問い合わせに迅速に回答できるなど、多くのメリットがあります。
では、運送EDIシステムにデメリットはないのでしょうか。複数の運送会社との取引において、それぞれの運送EDIシステムを利用している企業では、「それぞれの運送会社ごとにシステムの管理が必要」「ラベル発行や操作方法もそれぞれ異なる」「締め処理もそれぞれ発生」など、多忙な物流現場をさらに忙しくしてしまっている現状が聞こえてきます。

複数の運送EDIシステムを一本化。送り状名人とは

発送業務は運送EDIシステムで効率化されますが、複数の運送会社と取引をしている場合は、かなり手間がかかるという現状をもう少し詳しく見ていきましょう。
まず、運送会社各社の運送EDIシステムは、専用の端末や送り状を印刷するプリンターを個別に用意する必要があります。物流センター内にそれらを配置するスペースの問題も出てきます。また、荷姿・物量や配送地域によって「どの運送会社で発送するのか」「荷物の問い合わせが来たが、どの運送会社で発送したのか」を迅速に判断したり手配・確認をするのはストレスがかかります。

各社の運送EDIシステムに慣れた担当者ならば、ある程度の予測を付けて手配や処理をするのは可能ですが、新規で採用された担当者や、繁忙期で雇用されたスタッフなどにはハードルが高い業務になりがちです。物流―特に発送―にかかわる業務は、長年の経験と勘がものをいうところもあり、結果、属人的な仕事の仕方に偏ってしまいます。しかし、それではいつまでたっても業務の効率化は実現されません。
そんな物流現場を効率化させるソリューションが「送り状名人」です。
送り状名人は、複数の運送EDIシステムを利用していても「一組の端末とプリンター」だけで発送業務が行えます。各運送会社の運送EDIシステムで行う一連の業務を送り状名人で一本化できるのです。

送り状名人の特長

  • 複数の運送会社の送り状、EDIに対応しており、運送会社ごとに送り状発行システムを導入する必要がない。
  • 送り状の様々な発行形態に対応。キーボードから入力して送り状、荷札を発行するほか、出荷指示書などのバーコードを読み取り発行することが可能。
  • 基幹システムや物流システムと連携し、発行時間の短縮や入力ミスを防止。また、発行済みデータのCSV出力も可能で、物流業務の分析に役立つ。
  • 荷物お問合せ番号を自社で採番し、運送会社と共有可能。送り状の問合せ番号を自社で管理することで、顧客からの配送状況の確認、問い合わせにスピーディに対応できる。
図1:送り状名人画面サンプル<バッチ発行>
図2:送り状名人画面サンプル<データマッピング>
各運送会社のEDIを送り状名人で一本化できる仕組み
図3:送り状名人画面サンプル<問合せ番号照会>

 

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送り状名人の導入~運送会社との交渉

複数の運送EDIシステムを利用していても、送り状名人であれば物流の業務効率化が実現できます。送り状名人の導入で欠かせないのが、各運送会社との調整です。ここに運送EDIシステムを一本化するモデルスケジュールを掲げます。

図4:運送EDIシステム一本化モデルスケジュール

システム設計から本稼働まで、いくつかのフェーズがありますが、複数の運送会社との調整を同時進行させることを考慮すると、少なくとも、3ヶ月弱の期間を見越しておいた方がよいでしょう。システム設計の段階で、各運送会社の運送EDIシステム窓口とのやり取りが発生します。その際のチェックポイントや運送会社との交渉についての資料はこちらからダウンロ―ドできます。

運送EDIシステムを実現する基本ポイント~運送会社との調整~

送り状名人導入活用事例 ~さらに効率化するために~

ユーザックシステムでは、複数の運送EDIシステムを一本化して物流現場の効率化を進めた事例が多数あります。最新の事例を下記にご紹介します。

アムハード小西株式会社様
商品発送を荷姿や量、配達エリアにより4社の運送会社と自社便を使い分けていた事例です。ビジネスが拡大する中で、出荷量の増加に対応できる物流体制の強化が急務となっていた同社の課題は、都度手入力発行していた送り状業務の負担と、出荷問合せの対応にかなりの工数がかけられていた点です。
同社は、送り状名人を導入することで、運送EDIシステムを一本化して発送業務の効率が向上、コスト削減を実現できただけでなく、物流業務のフローそのものも見直すきっかけになりました。今後はRPAの導入活用を検討し、さらに業務効率と顧客満足度を高めていくとのことです。
事例の詳しい内容はこちら(https://www.usknet.com/jirei/amhard/

アムハード小西様の事例のように、物流を取り巻く環境の変化に対応し、コスト削減と業務効率の向上に寄与するソリューションとして、送り状名人は、大きな効果を発揮します。
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