Web-EDIの受注処理をRPAで自動化するには？注意点や具体例を解説

Web-EDIとは、受注業務や請求書発行業務など、取引先との商取引業務をインターネット上で行うシステムのことです。近年のWeb-EDIは専用ソフトをインストールすることなく、ブラウザ上で業務を完結できるため、比較的低コストで利用できます。
Web-EDIの業務では、発注企業が注文などの取引情報をアップロードし、受注企業は当該Web-EDIサイトにログインして、受注データや請求データなどの各種データをダウンロードします。インターネット上で全てのデータのやり取りを完結できるため、業務を効率化できる点が魅力です。

EDIとの違い

Web-EDIとEDIは、言葉こそ似ているものの、意味合いが異なります。EDIは「Electronic Data Interchange」の略称で、日本語で「電子データ交換」と表現される、企業同士の受発注の取引一括管理システムを指す言葉です。
一方のWeb-EDIは、Webサーバー上で管理される、インターネットを利用したEDIを限定的に指します。EDIは受発注に関する取引システム全般を表し、Web-EDIはインターネットを利用するEDIだけを表すという違いがあります。

Web-EDIを導入すると、受注業務や請求業務を効率化し、現場の負担を軽減できます。インターネット上でデータの送受信を完結できるため、従来のFAXや郵送によるやり取りと比べ、処理スピードが向上します。
また、ペーパーレス化によって印刷・郵送コストの削減が期待できる点も見逃せません。業務効率化とコスト削減を同時に進めたい企業にとって、Web-EDIは有効な選択肢のひとつです。

ここでは、Web-EDI導入によるメリットを3つ解説します。

インターネットだけで処理を完結し業務効率化を実現できる

Web-EDIの大きなメリットのひとつに、インターネット環境さえあれば処理が完結し、業務効率化を図れる点が挙げられます。
たとえば、従来の受注業務では、注文書や請求書をFAXや郵送でやり取りするケースが多く、確認や転記に時間がかかっていました。場合によっては、書類の到着待ちで業務が停滞するリスクも懸念されます。
Web-EDIを利用すると、発注企業が登録した受注データを即座に確認できるため、処理のスピードが大きく向上します。また、受注内容を迅速に把握可能になり、出荷や生産計画への反映もスムーズになります。
結果的に、業務全体のリードタイムが短縮され、担当者が付加価値の高い業務に集中できる環境を整えやすくなります。

従業員の負担軽減を図れる

Web-EDIの導入は、受注業務に携わる従業員の負担軽減にもつながります。
紙に印刷されている書類の整理やFAX内容の確認、手入力による転記作業は、まとまった時間と集中力を必要とします。こうした作業が積み重なると、担当者の疲労やミスの原因になりやすくなります。
Web-EDIを活用すれば、受注データをデジタルで管理できるため、確認や検索が容易になります。業務負荷が軽減されることで、残業時間の削減や作業品質の安定化も期待できます。
従業員の負担を軽減し、業務へのモチベーション向上や定着率の改善につなげられる点は、長期的な視点で見てもメリットがあります。

ペーパーレス化でコスト削減につながる

Web-EDIは、ペーパーレス化を推進できる点でも有効です。
請求書や納品書を紙で管理する場合、印刷費や郵送費だけでなく、保管スペースや管理工数も発生します。取引件数が増えるほど、これらのコストは無視できなくなります。
Web-EDIを導入すると、帳票類をデータとして管理できるため、紙に関するコストを大幅に削減できます。過去データの検索や確認も容易になり、監査対応や問い合わせ対応の効率化にもつながります。
コスト削減と業務効率化を同時に進めたい企業にとって、ペーパーレス化は重要なポイントといえるでしょう。

発注企業が用意したWeb-EDIを利用するにあたり、いくつかの懸念事項があります。発注企業によって仕様が統一されていない点や、取引先の数だけログインが必要になり、業務が煩雑になる点が挙げられます。

発注企業によって仕様が統一されていない

Web-EDIの懸念事項のひとつに「発注企業によって仕様が統一されていない」というものがあります。発注企業によってWeb-EDIの仕様が異なっていることがあり、受注企業はそれぞれの企業が用意しているWeb-EDIの仕様に個別対応しなければなりません。
仮に発注先が100社あれば、100通りの異なる仕様に対応しなければならない可能性も考えられます。Web-EDIを利用している取引先が多ければ多いほど、業務負担は増大しやすくなります。

取引先の数だけログインが必要になる

Web-EDIには、取引先の数だけログインが必要になるという問題もあります。Web-EDIの利用では、取引先が運用しているWeb-EDIのURLを訪れて、必要なデータを個別にダウンロードする必要が生じます。つまり、取引先の数が増えるほどログイン回数も増え、煩雑になる可能性が懸念されます。
Web-EDIを利用したからといって、必ずしも作業量を削減できるとは限らない点もあります。

データ形式・取込方法が取引先ごとにバラバラで転記が必須

Web-EDIでは、取引先ごとにデータ形式や取込方法が異なるケースが数多く見られます。
CSVやExcelなど形式が統一されていないと、ダウンロードしたデータをそのまま基幹システムに取り込めず、転記や整形、変換、手入力といった作業が残りやすくなるデメリットがあります。
毎回の取り込み・転記作業はミスの発生リスクを高めるだけでなく、確認工数も増えるため、業務効率を下げてしまう可能性があります。
Web-EDIを利用しても、後工程で手作業が多く残る場合は、期待した効果を得られにくくなるため注意が必要です。

Web-EDIの受注業務は、「ログイン」「データ取得」「保存」「転記」といった定型作業の繰り返しが中心です。取引先が増えるほど作業量とミスのリスクが高まります。
RPAを活用すれば、手順が固定している自動処理や定期実行、エラー時の通知が可能になります。Web-EDI運用の負担を軽減し、業務品質を安定させたい場合、RPAによる自動化がおすすめです。
ここでは、RPAでWeb―EDI業務を自動化するメリットを3つ紹介します。

事前に登録したシナリオ通りに自動でデータ取得が可能

RPAは事前に登録したシナリオに沿って、自動的に作業を繰り返すことができます。そのため、RPAを活用すれば、取引先が用意したWeb-EDIのサイトにログインして、自動的にデータを取得することが可能です。
取引先が複数あっても、同じ手順を人手で何度も繰り返す必要はありません。最新のデータを定期的にダウンロードでき、業務負担を大幅に軽減できます。これにより、「取引先の数だけログインが必要になり、負担が増える」という懸念の解消につながります。

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発注企業ごとに仕様が異なっていても柔軟に対応できる

RPAは、設定した操作をそのまま再現し、自動実行できます。この性質を利用して、発注企業ごとに個別の操作をシナリオに登録しておけば、Web-EDIの仕様が異なっていてもそれぞれの操作に柔軟に対応できます。
人手作業の場合、取引先の数だけ操作手順を覚える必要がありますが、RPAを導入すれば、シナリオ作成時に各取引先の操作を登録するだけで済むため、業務効率化につながります。

定型業務を任せられるため、より重要な業務にリソースを回せる

RPAを導入してWeb-EDIに関連する業務を効率化できれば、より重要な業務にリソースを回せるようになります。
前述のように、人手でWeb-EDIに関する業務を処理する場合は、取引先ごとの仕様に合わせて個別対応を取らなければなりません。また、Web-EDIのデータをダウンロードする作業は日常的に発生するため、一定の時間を定型業務に割き続けることになります。
RPAを利用すれば、設定した時間に自動でWeb-EDIのサイトにログインしてデータをダウンロードできます。定型業務を任せられるため、浮いたリソースを他の重要業務に割り当てられます。

RPAでWeb-EDIを自動化すると、ログインやデータ取得などの反復作業を大幅に削減できます。一方で、監視や復旧手順を決めないまま運用を始めると、停止や失敗に気づけず処理漏れが発生し、かえって業務停滞を招く可能性があります。
特にWeb-EDIは、取引先の都合で画面・認証・ファイル仕様が変わりやすく、例外対応が発生しやすい領域です。ここでは、RPAでWeb-EDIを自動化する際の注意点を解説します。

認証方式・セキュリティ要件を整理する

Web-EDIを自動化する際に詰まりやすいポイントとして、認証方式とアカウント運用が挙げられます。
ID・パスワード方式だけでなく、ワンタイムパスワード、クライアント証明書、端末認証、IP制限などがある場合、RPAが動く前提条件を満たせないと自動化が成立しなくなるためです。
スムーズに導入するためには、導入前に対象サイトごとの認証方式や必要な権限、パスワード更新頻度、多要素認証の扱い、ログイン失敗時の復旧手順などを棚卸しし、運用ルールとして文書化しておきましょう。
RPAは便利な反面、権限管理が曖昧だと情報漏えいのリスクが高まるため、セキュリティ要件を先に固めることが安全な自動化につながります。 

画面変更や例外発生を想定したシナリオ設計を心がける

Web-EDI用のRPAが停止する典型的な原因に、遷移の遅延やダウンロード失敗、ポップアップ表示、画面レイアウト変更などがあります。人が操作するなら回避できても、RPAは想定外の分岐に弱いため、例外の発生を前提として設計する必要があります。
具体的には、クリック前後に要素検知や表示完了判定を入れ、遷移が遅い時間帯でも動作が破綻しないようにすることが重要です。
また、エラーが起こった時のためのログの保存も不可欠です。いつ、どの取引先で、どの工程まで進み、何が原因で止まったのかが分かるログを残すと、復旧時間を短縮できます。ログが薄い状態だと、停止原因の切り分けに時間がかかり、RPA導入効果が低下します。「自動化」のシナリオだけでなく、監視・通知・復旧まで含めて設計することがポイントです。

RPAでWeb-EDIを自動化した具体例として、株式会社フランソアと株式会社廣記商行の2つの事例を紹介します。これからRPAを導入してWeb-EDIの自動化を図りたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

株式会社フランソア

パンメーカーの株式会社フランソアでは、100社弱ある取引先ごとに異なるWeb-EDIのシステムに対応する必要があり、受注・出荷・受領と1社あたり3回の操作が必要になっている点に苦慮していました。オペレーターの負担を解消するためにRPAの自動化を決断し、「Autoジョブ名人」を導入しています。

当初は自動化のためにフリーソフトを導入していましたが、開発の際に専門のプログラム言語が必要になるため管理のハードルが高く、さらに操作が難しく感じていたことから、開発が容易で直感的に操作できるAutoジョブ名人を導入するに至っています。

Autoジョブ名人の導入前はWeb-EDIの処理に関するエラーが多く、復旧処理に30分程度要することもありましたが、導入後はエラー件数が1/3になると同時に復旧時間も5分程度に短縮できています。

事例本文はこちら≫https://www.usknet.com/jirei/francois/

株式会社廣記商行

万能中華スープの素「味覇（ウェイパァー）」を取り扱う株式会社廣記商行では、Web-EDIによる受注が増加して処理業務に時間がかかり、夜中の2～3時まで締め作業の時間がかかるようになったため、出荷や配達、営業にも影響が及んでいる状況にありました。

発注データのダウンロード作業は1日あたり430～440件程度発生しており、これらのダウンロード作業を効率化することで、問題の解決を図る必要があったのです。

そこで同社は「Autoジョブ名人」を導入し、RPAを活用して受注データを自動的にダウンロードするようにシステム化を図りました。Autoジョブ名人の導入によって受注作業は1時間早く締められるようになり、出荷・配送業務もこれまでよりスムーズになっています。

事例本文はこちら≫https://www.usknet.com/jirei/koukishoko/

Web-EDIを利用することで、これまでFAXや郵送を使ってやり取りしていた注文書や請求書などをデータで送受信できるようになり、インターネット上での業務を完結できます。これによって業務効率化や従業員の負担軽減、ペーパーレス化によるコスト削減など、さまざまなメリットが期待できます。

しかし、Web-EDIは取引先によって仕様が異なるため、それぞれの取引先のルールに対応しなければならないというデメリットもあります。このようなデメリットを解消するためには、RPAを活用して処理を自動化することをおすすめします。

Autoジョブ名人なら、手間のかかるWeb-EDIの一連の処理を自動化できます。これからWeb-EDIの自動化を検討されている方は、ぜひ導入をご検討ください。