支払情報と請求情報の照合を自動化
経理処理の大幅削減を実現

グループ会社の事務処理代行サービスを行うA社は、ある取引先の債権管理に課題を抱えていました。その取引先は支払情報をメールで送ってくるのですが、支払データを添付するのではなく、メール本文に支払番号、支払日、支払金額などが記載されており、多い日には10,000明細以上も、目視で確認しなければなりませんでした。

経理担当は自社の請求情報と照合するため、メール本文からそれぞれ項目ごとにコピー＆ペーストでEXCEL管理表に貼り付けます。 そして基幹システムから取り出した請求データも同様にEXCELに取り込み、照合をしていました。この作業は月に約10日かかるため、業務の効率化の検討が進められていました。

A社が検討したのは入金消込サービスです。このサービスを利用することで照合作業は大幅に削減できることが予想されます。しかし、このサービスを利用するには支払データが必要であり、メール本文の情報をコピー＆ペーストする作業を効率化させない限り、大幅な効率化は見込めません。

そしてA社は、メールから本文を抽出する作業を自動化するツールとして「Autoメール名人」を検討しましたが、本文に記載されている明細情報に規則性がないため、安定してデータ抽出が出来ず、この方法では難しいことが分かりました。そこで発想を変えてブラウザ操作を自動化することで対応しました。

メールの受信アドレスをGmailに変更し、メールをWebブラウザ上で受け取ることにしました。Webブラウザ操作の自動化は「Autoブラウザ名人」が利用できます。「Autoブラウザ名人」でテキスト情報を取得するシナリオを作ることで、メールの明細情報のCSV化に成功しました。支払CSVファイルが出来上がると、あとは基幹システムから請求情報を取り出し、二つのファイルを入金消込サービスへ連携すれば、今まで膨大な時間がとられていた業務が完了します。

これら煩雑な作業を自動化することでミスもなくなり、精度の高い消込が可能になりました。