発注～納品処理を「Autoメール名人」を活用して自動化
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- 365日出荷・納品があるため、効率的な業務運営が必須。
- 取引先からの注文をFAXで受信し、入力、出荷指示まで手作業が中心だった。
- 業務を自動化し、誤入力と手作業の手間を無くしたい。
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- 「Autoメール名人」を導入し、手入力による誤出力を無くした。
- 受注から出荷予定データ作成、在庫引き当て・出荷データ作成、納品書作成、出荷まで、スムーズな処理が可能になった。
効果の出るIT活用術
ユーザックシステム「名人」シリーズ導入事例（8）
昭和産業は、1月から本格稼働を開始したCVS向け冷凍パン生地を製造するグループ会社の新工場における発注～納品処理を、 「Autoメール名人」を活用し自動化、オリジナルシステムを構築している。
特に出荷予定のデータ作成では、処理ステータスのパターン別にエラー対応の体制を整備。 業務のスピードと正確性を向上させており、今後は社内での他業務における水平展開を視野に入れている。
同社は昨年、茨城県神栖市で大手CVS向けの冷凍パン生地の供給拠点として新工場を建設し、今年1月から本格稼働を開始した。 冷凍パン生地は日産50万個生産する能力を持つ。この新工場において川上から川下まで、グループ内連携による一貫したサプライチェーンが完成した。
「365日出荷・納品があるため、効率的な業務運営が必須だった」と島根年二情報システム部情報システム課長は振り返る。 当初、取引先からの発注はFAXで受けて、それを担当者が入力し、倉庫システムへ出荷指示を送る、手作業が中心の想定だった。そこで「自動化して誤入力と手作業の手間を無くす」（島根課長）ために、ユーザックシステムの「Autoメール名人」を導入。 FAX経由と違い、手入力による誤出力が皆無である。さらに新工場の出荷システムと連携させ、独自のシステムを構築している。
オリジナルシステムの特徴は、より正確性とスピード対応を向上させるために出荷予定データ作成時の処理をパターン化した点だ。 発注書は送信者のドメイン名、添付ファイル名などで振り分けられ、自動的に受注データの作成が行われる。 その後出荷予定データ作成に進むが、処理が正常に行われたか、エラーが出たかでステータスが明示される。 エラー時のパターンが細かく分けられており、発注書の文言や内容などにどのような誤りがあるのかが「見える化」されている。
これまでエラーが出たことはないが、こうした細かなパターン分けしたシステム構築は珍しい。ステータス管理は24時間体制で機能し、 焼成メーカーからのオーダーに素早く対応する。 システムは冷凍パン生地立体倉庫と連動しており、在庫データとの照合による引当・出荷データの作成、納品書の作成へと進み、 スムーズな出庫へとつなげられている。
島根課長は、この一連のオリジナルシステムの他業務への活用の可能性について、「データを細かくとることで、業務整理ができ、営業など他部署への水平展開が期待できる」と語る。今後は倉庫の在庫データも含めてモバイル端末との連携も視野に入れている。
日本食糧新聞社 小澤弘教 氏
－当事例について－
当事例は、日本食糧新聞に掲載された記事「効果の出るIT活用術」を転載しています。同記事は、ユーザックシステムが提供する「名人シリーズ」などの商品・ソリューション導入事例を毎月１回、全10回にわたってレポートするものです。