FAX・TELの補充発注業務をメールによる自動化へ変更し、業務効率化へ

Before
  • FAX、TELによる店舗からの補充発注をWMS(物流管理システム)に入力して出荷する
  • 注文時間がバラバラで効率的な出荷作業が出来ない
After
  • 注文書をEXCE化し、メール発注に変更してRPAで自動化
  • 締時間を決め、自動で取り込み、出荷作業を集約

 

システム概要図
システム概要図

 

– 導入の決め手 –
・開発機能の容易さ・視認性
・メール処理の適合性
・他の名人シリーズとの親和性

メーカーの物流子会社であるC社では、直営店舗の物流センター業務も請け負っています。販売する製品とともにレジ回り品(レジ袋、ロゴ入りセロテープ、POP、制服など)の備蓄・管理も行っており、店舗からの要請に応じて出荷しています。製品についてはPOSレジの販売情報を元にWMS(物流管理システム)から出荷できるよう、システムが整備されています。

レジ回り品については各店舗の発注担当者が自店の在庫を確認して都度、FAX/TELにて出荷の発注担当者が自店の在庫を確認して都度、FAX/TELにて出荷の指示を行うため、WMSへの入力作業が発生し、入力ミスも懸念されていました。何より、五月雨式の出荷作業はピッキング効率の低下を生みます。

C社では物流センター業務用に店舗仕分け用ソーターを導入しており、総量でピッキングし、ソーターへ投入することで店舗への配分を行っています。

しかし備品については店舗が発注するタイミングが一定でないため、総量の出荷指図が作れず、店舗別のピッキングとなります。備品なのでまとめて保管しており、複数店舗分のピッキングも容易に行えるのですが、指図がバラバラの為、1日に何回もピッキング作業が発生します。

そこでC社はこの業務の改善に取 り 組 み ま し た 。 まずはFAX/TELといったアナログな情報をデータ化しやすいEXCEL備品発注書に変更しました。店舗の発注担当者の負担を減らすため、数量だけを入力すればいいテンプレートを各店舗に配布しました。

そして「Autoメール名人」にて添付ファイルの抽出・変換・WMSへの取込みを決められた時間に実行するロボットを作成しました。これにより、備品出荷指図がまとめて作成でき、出荷作業の効率化を実現しました。

店舗側も当初は年配の方が多く、EXCEL化に抵抗もありましたが、営業担当が訪問時に操作方法を伝達する、若い店員を担当にする。など少しずつ浸透させて本格稼働になりました。

今では入力ミスもなくなり、ピッカーの生産性も向上し、物流センターの業務効率化に寄与するシステムとなっています。

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