RPA導入で最初に選ぶべき業務とは？対象業務の選定基準と優先順位のつけ方

RPA導入の最初の対象には、「自動化しやすく、一定の効果が見込める業務」が適しています。

候補業務は、次の2軸で整理できます。

最初から最も大きな業務を自動化しようとすると、対象範囲が広がり、関係するシステムや例外処理も増えやすくなります。その結果、開発期間が長くなり、RPAの効果を確認するまでに時間がかかることがあります。
一方、簡単さだけを優先すると、削減できる時間が少なく、「RPAを導入したものの効果が分からない」という状態になりかねません。

重要なのは、単に小さな業務を選ぶことではなく、短期間で稼働させやすく、導入前後の変化を確認できる業務を選ぶことです。
また、「受注業務」「請求業務」といった大きな括りではなく、実際の作業単位で検討することもポイントです。

例えば、「受注業務全体」を自動化するのが難しくても、次のように分解すれば、RPAに適した作業が見つかる場合があります。

• 取引先のWebシステムから受注データをダウンロードする
• ダウンロードしたファイルを所定の名前で保存する
• 必要な項目を基幹システムへ転記する
• 処理結果を担当者へメールで通知する

業務全体に人の判断が含まれていても、前後にある定型作業だけを切り出せば、自動化できる可能性があります。

1．作業手順と判断基準が明確である

RPAは、あらかじめ設定された手順や条件に沿ってパソコンを操作します。そのため、「どの画面を開き、何を入力し、どの条件で次の処理に進むか」を明確にできる業務が適しています。
業務マニュアルを作成できる、あるいは担当者が作業手順を順番に説明できるかどうかが、ひとつの判断基準です。
担当者が状況を見ながら対応を変えている業務や、経験によって判断している業務は、最初の対象には向きません。先に判断基準を整理し、業務を標準化する必要があります。

2．同じ作業が繰り返し発生する

毎日、毎週、毎月など、同じ手順で繰り返し発生する業務は、RPAによる効果を積み上げやすい業務です。
1回あたりの作業時間が短くても、頻度や処理件数が多ければ、年間では大きな作業時間になります。
例えば、1回10分の作業が1日3回発生する場合、年間の作業時間は100時間を超える可能性があります。こうした細かな定型作業も、自動化候補として確認しておきましょう。

3．パソコン上のデータを扱っている

ExcelやCSV、Webシステム、基幹システムなど、デジタルデータを扱う業務はRPAに向いています。
特に、毎回同じ形式のファイルを使用する業務や、決まった画面からデータを取得する業務は、シナリオを作成しやすく、安定して稼働させやすい傾向があります。
紙の帳票や手書きの書類を扱う業務では、RPAだけでなくOCRやAI-OCRとの組み合わせが必要になる場合があります。最初の導入では、すでにデータ化されている範囲から始めると、検証項目を絞りやすくなります。

4．人による判断や例外処理が少ない

通常の処理手順が決まっていても、例外が頻繁に発生する業務は注意が必要です。
例えば、「入力内容に不備があれば担当者が取引先へ確認する」「取引条件によって処理方法を変える」といった対応が多い場合、すべてをRPAで処理しようとすると、シナリオが複雑になります。
ただし、例外があるからといって、業務全体を対象外にする必要はありません。
通常処理だけをRPAに任せ、例外が見つかった場合は担当者へ通知する形にすれば、人の判断を残しながら定型部分を自動化できます。

5．業務手順や使用システムが安定している

導入直後に業務手順や使用システムが変わる予定がある場合は、最初の対象として慎重に検討する必要があります。
RPAのシナリオを作成した後に、システムの画面やファイル形式、操作手順が変わると、修正が必要になることがあります。
近いうちに基幹システムの入れ替えや業務フローの変更が予定されている場合は、変更後に自動化するか、影響を受けにくい範囲だけを対象にするとよいでしょう。

6．導入効果を測定しやすい

最初の業務では、RPA導入前後の変化を確認できることも重要です。
例えば、以下の数値を把握できる業務は、効果を説明しやすくなります。

• 1回あたりの作業時間
• 月間の処理回数・処理件数
• 作業に関わる人数
• 入力ミスや手戻りの件数
• 残業や休日出勤の時間
• 処理が完了するまでの時間

作業時間だけでなく、ミスの減少、確認作業の軽減、処理の早期化なども効果として整理できます。
RPAの効果測定については、以下の記事で詳しく解説しています。

RPA導入でどんな効果が得られる？具体的な効果測定方法まで解説

7．影響範囲を限定でき、必要に応じて手作業へ戻せる

最初の導入では、RPAが停止した場合の影響も考えておく必要があります。
例えば、RPAが一度停止しただけで受注や出荷がすべて止まり、すぐに手作業へ戻せない業務は、最初の検証対象としてはリスクが高くなります。
対象範囲を一部の取引先や一定期間に限定する、処理結果を担当者が確認してから次の工程へ進めるなど、問題が発生したときに対応できる形で始めると安心です。
本稼働後に安定性を確認しながら、段階的に対象範囲を広げていきましょう。

最初の対象として検討しやすいのは、データの取得、転記、集計、照合、保存といった定型作業です。

注意点として、この表にある業務であれば、必ず最初の対象に適しているとは限りません。
例えば、データ転記であっても、入力のたびに担当者の判断が必要であれば、自動化の難易度は上がります。一方、月に1回の業務でも、数千件のデータを扱い、数日かかっているのであれば、優先度が高くなることがあります。
業務名だけで判断せず、実際の手順、頻度、件数、例外処理まで確認することが大切です。

判断や例外処理が多い業務

担当者の経験や、取引先ごとの個別条件に依存する業務は、シナリオが複雑になりやすくなります。
判断が必要な部分は人に残し、その前後にある入力・転記・集計などを切り出せないか検討しましょう。

業務手順が統一されていない業務

担当者ごとに手順が異なる場合、どの手順をRPAに設定するか決められません。
RPA導入前に、不要な作業の削減や手順の統一を行う必要があります。現在の手作業をそのまま自動化すると、非効率な業務まで残してしまう可能性があります。

近いうちに変更される業務

システムの入れ替えや組織変更、業務フローの見直しが予定されている業務は、シナリオを作成しても短期間で修正が必要になる場合があります。
変更予定と時期を確認したうえで、自動化する範囲を判断しましょう。

関係するシステムや部門が多い業務

複数の部門やシステムをまたぐ業務は、大きな効果が期待できる一方で、権限設定や運用調整、例外処理の確認に時間がかかります。
最初の対象では、一つの部門内で完結する部分や、関係者が少ない範囲から始める方法があります。

効果を確認できない業務

現状の作業時間や処理件数が分からないと、RPA導入後に成果を説明できません。
最初の業務では、導入前の工数やミスの発生状況を記録し、比較できるようにしておきましょう。

ステップ1．RPA導入の目的を決める

最初に、RPAで解決したい課題を明確にします。
「作業時間を減らす」「入力ミスを減らす」「朝までに処理を完了する」「繁忙期の負担を軽減する」など、目的によって優先する業務は変わります。
複数の目的がある場合は、最初の導入で何を確認したいのか、優先順位を決めておきましょう。

ステップ2．自動化候補となる業務を洗い出す

対象部門の業務を洗い出し、作業時間、頻度、処理件数、使用システムなどを整理します。
この段階では、RPAで自動化できるかどうかを厳密に判断する必要はありません。現場で負担になっている定型作業を、候補として広めに集めます。
業務の洗い出し方やフォーマットについては、以下の記事を参考にしてください。
業務棚卸とは？やり方・フォーマット例から自動化への活かし方まで解説

ステップ3．業務を作業単位に分解する

候補業務を、RPAで実行できる作業単位まで分解します。
例えば、「請求処理」ではなく、次のように具体化します。

• 売上データを販売管理システムから出力する
• 請求先ごとにデータを集計する
• 請求書をPDF形式で保存する
• ファイル名を変更する
• 担当者へ処理結果を通知する

一連の業務すべてを自動化するのが難しくても、定型的な部分だけなら自動化できる場合があります。

ステップ4．自動化しやすさと効果を評価する

候補業務を同じ基準で評価し、優先順位をつけます。
以下は、社内で候補業務を比較するための簡易評価表です。

点数は、業務を機械的に決定するものではありません。「自動化しやすさ」と「導入効果」のバランスを、候補業務間で比較するために使用します。
効果は大きいものの自動化しにくい業務は、対象範囲を狭めることで、最初の候補にできないか検討してみましょう。

ステップ5．実際の業務でトライアルを行う

候補業務を絞り込んだら、実際のシステムやデータを使用して動作を確認します。
サンプル画面で動くだけでは、自社の業務で安定して稼働するかは判断できません。トライアルでは、次のような点を確認します。

• 通常時の処理を最後まで実行できるか
• 処理時間をどの程度短縮できるか
• データ量が増えても安定して動くか
• 想定外のデータを検知できるか
• エラーの原因を確認しやすいか
• 担当者が処理結果を確認できるか
• 停止した場合に手作業へ戻せるか

検証結果をもとに、対象業務、シナリオ、運用方法を調整してから本稼働へ進みます。

月に1回しか発生しない業務はRPAに向いていませんか？

頻度が低くても、1回の処理に長時間かかる、処理件数が多い、ミスの影響が大きいといった業務は、自動化する価値があります。頻度だけでなく、年間の作業時間や業務負担で判断しましょう。

業務全体を自動化する必要がありますか？

業務全体を自動化する必要はありません。判断が必要な部分は人が担当し、データ取得、転記、集計、通知などの定型作業をRPAに任せる方法があります。部分的な自動化でも、十分な効果を得られる場合があります。

紙を扱う業務もRPAで自動化できますか？

RPA単体では、紙に記載された情報を直接読み取ることはできません。OCRやAI-OCRで紙の情報をデータ化し、その後の入力や転記をRPAで自動化する方法があります。

どの部門から導入するのがよいですか？

特定の部門から始める決まりはありません。経理、人事、営業、受発注、物流など、定型的なパソコン作業がある部門が候補になります。部門名ではなく、作業手順、頻度、例外処理、効果の測りやすさをもとに判断しましょう。

RPA導入で最初に選ぶべきなのは、単に作業時間が長い業務ではありません。

手順が明確で、繰り返し発生し、例外が少なく、導入効果を確認しやすい業務が適しています。また、停止した場合の影響を限定でき、必要に応じて手作業へ戻せることも重要です。

大きな業務を一度に自動化するのが難しい場合は、データ取得、転記、集計、照合、通知などの定型部分を切り出してみましょう。

最初の業務で安定稼働と導入効果を確認できれば、その結果をもとに、対象業務や利用部門を段階的に広げやすくなります。

RPAの対象業務選定を含む導入全体の進め方については、以下の記事で詳しく解説しています。

RPA導入の進め方とは？手順・費用対効果・失敗しないポイントを解説

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