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2022年1月から電子取引についても、電子帳簿保存法に対応した保存が義務化されます。また、これまでFAX等で行っていた取引もWebやメールへの切り替えが増加しています。
弊社にも電子取引の自動化とともに、電子取引の電子帳簿保存法対応についてのお問い合わせをいただく事が増えております。特に、PDF等の帳票とCSV等のデータやメールそのものについては対応するためのシステム的な要件が異なります。
本セミナーではこのような電子取引についての電子帳簿保存法対応と作業自体の自動化について解説致します。

セミナー配信中にいただいたお問合せに対する回答(Q&A)の一覧はこちらから

  • 第一部

    2022年1月改正電子帳簿保存法改正内容と対応システムClimberCloudのご紹介
    2022年1月に改正されることとなった電子帳簿保存法の改正内容と対応のポイントのご説明及び安く・早く・簡単に導入できる、対応システム「ClimberCloud」の詳細をご紹介します。

    講師:株式会社NTTデータビジネスブレインズ 山本 恒夫 氏

    (約30分)

セミナーの資料はこちらから


(PDF:約2.8MB)

  • 第二部

    今後増大する電子取引の自動化
    電子取引の自動化/無人化は取引先から要求される条件や、運用上の様々なイレギュラーへの対応が必要です。そのような難易度の高い要件を満たしつつ自動化する方法を解説します。

    講師:ユーザックシステム株式会社 渡辺 大輔


    (約53分)

一部、二部の資料をまとめてダウンロード(Zip:約5.4MB

 

Q&A一覧

セミナー中にいただいたご質問に対する回答です。
下記の回答内容は国税庁のホームページや税理士からの回答を参考にしています。
法律の解釈が必ずしも正確でない場合がありますので、あらかじめご了承ください。
(PDF版のQ&A一覧はこちらから)

流通BMSや個社別Web-EDIでやりとりするテキストを電子帳簿保存法電子取引の対象として保存する場合はどのようにすればよいでしょうか?
ClimberCloudにCSVとして保存可能です。保存の際にインデックスの設定が必要です。取引先個別に保存設定をしていくと、追加・修正のたびに設定作業が必要なので一旦標準のファイルに取り込む事をお勧め致します。
流通BMSや個社別Web-EDIの場合は、Climer CloudはCSVファイルそのものにインデックスを付加して保存するのではなく、共通レイアウトに変換したデータをデータベース的に保存して、取引年月日・取引先・取引金額で検索できるようにしている、という理解でよろしいでしょうか?
はい、受信したデータに対してClimberCloud上で検索項目の設定を行った上で保管します。
流通BMSでの取引の場合、どのメッセージまでが保存対象でしょうか。
発注~支払までの全てのメッセ―ジが対象です。発注以前のメッセージは対象外です。
発注、受領、請求、支払すべてでしょうか。XML形式での保存でしょうか?
はい、発注、受領、請求、支払の電子取引データは全て保存対象となります。ClimberCloudには、CSVで連携していただく形になりますので、連携にはAutoジョブ名人などのRPAのご利用をお勧めします。
インフォマートのEDI取引受注データをAutoブラウザ名人を使い、自動で複合機でプリントアウトしております。この時、インフォマートのEDI取引受注データも電子保存義務化の対象になりますでしょうか?
はい、プリントアウトする前の電子データは全て電子保存義務化の対象となります。
EDIの受注データですが、データ変換し、自社システムで保存する場合も、電子保存の対象範囲内になるのでしょうか?
現時点の私自身の認識では、ダウンロード操作し、データ変換かける前のデータ保存が必要なのではないかと思っていたのですが。
受信データを変換した後に保存することも認められています。ただし変換時に取引内容が変更される恐れがないこととされています。下記の回答と解説をご参照ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021010-200.pdf
【回答】
データそのものに限らず、当該 EDI データについて、取引内容が変更されるおそれのない合理的な方法により編集されたデータにより保存することも可能と考えられます。
【解説】
電子取引を行った場合には、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないと規定されているところ、必ずしも、相手方とやり取りしたデータそのもののみ しか保存が認められないとは解されません。
例えば、EDI の取引データを XML データでやり取りしている場合において、当該 XML データを一覧表としてエクセル形式に変換して保存する場合は、その過程において取引内容が 変更される恐れがなく合理的な方法により編集したものと考えられるため、当該エクセル形式のデータによる保存も認められると考えられます。 なお、授受したデータを手動により転記して別形式のデータを作成する場合は、取引内容の変更可能性があることから、当該別形式のデータは合理的に編集したものに当たらない ものと考えられます。
上記の続きです。11/12の質問の多いリストにも国税庁の回答が上がっておりましたが、いまいちよく理解できておりません。
見解をお聞かせください。
受信後のデータ変換は手作業ではなく、変換ツールを使うなどすれば、取引内容が変更される恐れがないため、変換後のデータを保存しても良い思われます。
先ほどの相談の続きです。電子保存する場合は、プリントアウトする書類をPDFファイルで保管すればよろしいでしょうか?それとも、インフォマートからCSVファイルやExcelファイルをダウンロードし、事務処理規定などに則り保存しておけばよいでしょうか?または、インフォマートが電子帳簿保存法に対応してくれれば問題無いのでしょうか(ただし、現時点では具体的な対応方法は未定のようです)
電子データをプリントアウトして再度スキャンは認められておりませんので、インフォマートからダウンロードしたデータを保管してください。 相手先がデータを適切に保存し、それにアクセスできる状態であれば問題ありませんが、相手先ごとのデータ保存システムを複数利用するのは合理的ではないため、自社で一元管理するほうが望ましいと思われます。
得意先がブラウザ上で発注入力できるようなWEB-EDIシステムを利用しています。自社で受注処理を行う前に、自社の在庫確認をし、得意先の受注数の変更を行います。例えば、得意先の受注は10ですが、在庫が5しかない場合、得意先と交渉し、受注を5に変更します。この時、受注訂正記録はWEB-EDIシステムに残ります。そして、受注数確定後に、受注処理を行うため、データのダウンロードを行います。この操作は自動化されております。この時の電子保存の対象のデータは、受注10と受注5のデータ両方になりますでしょうか?それとも、訂正後の受注5の受注データだけで問題無いでしょうか?
訂正記録がWebEDIシステムに残るので、得意先は訂正後の数字を発注確定データとして認識しますので、訂正後のデータのみ保存すれば良いと思われます。もちろん、訂正前、訂正後両方のデータを保存しても構いません。
EOS名人で流通BMSの受信をした場合、XMLファイルにて受信すると思うのですが、そのXMLファイルを保存しておかなければならないのでしょうか?
EOS名人に取り込んだデータを保存すれば大丈夫です。取り込んだ後のデータの訂正、削除ができる場合はその履歴を記録するか、訂正、削除できない状態にしなければなりません。
EDIに関して原本のテキストデータではなく、変換後のDBの内容で大丈夫でしょうか?またDBに入ったた後もデータとしては存在しますが、実際見えるような形になっていない場合(画面や、帳票などへの出力がない)でもデータさえ保管してあれば、問題ないようでしょうか?
システムで変換するなどして取引内容が変更される恐れがない場合は、変換後のDBが保存できます。ただし、日付、得意先、金額で検索でき、画面に表示できプリントアウトできる仕組みが必要となります。また、DBに対して変更、削除の履歴の記録または変更、削除できない仕組みが必要です。
オリジナルのEDI電子データを保存、検索機能を有してなくても、一元化したDBに保存、検索ができればよいということでしょうか?
上記の回答と同じです。
得意先が自社の電子請求を実施しております。その場合、先方サイト内で検索できる場合は、こちらでデータ保存する必要はありますか。
相手先がデータを適切に保存し、それにアクセスできる状態であれば問題ありませんが、相手先ごとのデータ保存システムを複数利用するのは合理的ではないため、自社で一元管理するほうが望ましいと思われます。
Autoジョブ名人やAutoメール名人実行時は他のパソコン操作は可能でしょうか。
Autoジョブ名人は人の代わりにマウスとキーボードの操作を行いますので、その間別の操作はできません。Autoメール名人は実行中も人の操作が可能です。
メールはOutlookにも対応可能なのでしょうか?
Autoメール名人用はOutLookの操作を自動化するツールではありません。独自のメーラーを搭載し、そのメーラーが受け取ったメールの操作を自動化します。
倉庫業です。
荷主から送られてくるEDIでの出荷指示には金額情報は含まれていませんが、電帳法適用の取引データになりますか?
金額がない場合も取引データとなります。その場合は、0円か空白で保存し、0円か空白で検索できるようにする必要があります。
メールで届く注文書のpdfに金額情報がありません。その時はインデックスに金額情報を登録できませんが問題ないでしょうか?
金額がない場合も取引データとなりますので、金額は0円か空白で検索できるようにする必要があります。
注文書だと金額情報がないのですが、その場合検索項目は勝手に削減してもよいのでしょうか?
金額がない場合も取引データとなりますので、金額は0円か空白で検索できるようにする必要があります。
EDIでの出荷指示データは電子帳簿保存法の対象ということです。現状1週間程度しか保存されていませんが、これを7年間保存する必要があるのですね?
電子帳簿保存法の対象データは規定されている保存期間、データ保存する必要があります。
取引金額の入っていないEDI出荷指示も電子帳簿保存法対象とのことですが、検索条件に金額を指定できなくても問題ないですか?
金額がない場合も取引データとなりますので、金額は0円か空白で検索できるようにする必要があります。
送り状名人での運送会社との取引は電子取引にあたりますか?
運送会社と電子取引を行なっている場合は電子帳簿保存法の対応が必要となります。
最終的な原本を紙で受領した場合でも、その過程で電子データで発生したものは、全て保存の対象となるのでしょうか。
全く同じ内容であれば電子データほ保管は不要です。電子データ上にのみ存在する情報があれば両方保管が必要です。
Autoメール名人で処理する場合、相手側が一旦送付した後に、訂正があったので再送してきた場合、後優先等の自動化は可能でしょうか?
訂正メールの適用先判別のルールを設定する事で対応可能です。
訂正メール直前の同一取引先からのメールを対象とする。伝票NO.等紐づけのための項目を設ける等。
電子メール本文も保存が必要だとして、タイムスタンプはどのように付与しますか?電子メール本文をPDF化するなど?
メールをEMLファイルとして保管する場合はタイムスタンプの付与はできませんので、訂正、削除の履歴管理、または訂正、削除できない仕組みが必要です。メール本文をPDFにして保管する場合はタイムスタンプが可能です。
メールにエクセル、csvを添付してデータの授受をおこなうケースがありますが、この場合のファイルも保存が必要になると思います。
これらもタイムスタンプはつかないということでよろしいでしょうか
エクセルやCSVはタイムスタンプの付与はできません。データ保存と同じように、訂正、削除の履歴管理、または訂正、削除できない仕組みが必要です。
メールの件名やファイル名が毎回異なる場合などはどのようにひっぱってくるのでしょうか?
電子取引の対象となるメールを特定するには、電子取引用のメールアドレスを用意するなど、なんらかのルールが必要です。
担当毎にメール受注しているのですが、受注専用アドレスを用意する以外にどのような対応方法がありますか。
専用のメールアドレスが用意できない場合は、一旦担当者に送られてきた受注メールをAutoメール名人(専用アドレスが必要ですが)に転送していただく必要があります。