「名人シリーズ」活用で、受注から出荷までの業務を効率化した事例を公開しました
建設資材・金物・工具の専門商社 株式会社坂謙
業務の属人化解消と働きやすい職場づくりを推進
当社は、株式会社坂謙（本社：新潟県三条市、代表取締役社長：坂井 謙介、以下 坂謙）が、RPA「Autoジョブ名人」、メール業務自動化ツール「Autoメール名人」、送り状発行システム「送り状名人」、ノンプログラミングデータ変換ツール「TranSpeed」を活用し、受注から出荷までの一連の業務効率化を推進していることをお知らせします。
坂謙様は、自社倉庫による豊富な在庫を強みに、建材店からワークショップ、ホームセンターまで幅広く販売を手がける建設資材・金物・工具の専門商社です。日々の受注処理や出荷業務では、各種WebEDI対応、送り状発行、出荷実績連絡などに多くの手作業が残っていましたが、「名人シリーズ」の活用により、業務負荷の軽減と属人化解消を進めています。
今回の取り組みにより、WebEDIからの注文データ取得・基幹システム連携、運送会社ごとの送り状発行、出荷実績の連絡といった定型業務の効率化を実現。あわせて、チームで業務をカバーしやすい体制づくりにもつなげています。
4つの名人製品を活用、受注から出荷までの業務を効率化
坂謙様では、「Autoジョブ名人」「Autoメール名人」「送り状名人」「TranSpeed」を活用し、受注から出荷に至る一連の業務フローを改善しました。
まず、ワークショップやホームセンターの各種WebEDIから受ける注文データ処理を、「Autoジョブ名人」と「TranSpeed」で自動化。基幹システム「スーパーカクテルCore」と連携し、仕分けリストやピッキング予定データ、入荷予定データの作成を効率化したことで、出荷までのリードタイム削減につながっています。
また、運送会社ごとに分かれていた送り状発行業務は、「送り状名人」により共通の送り状システムへ集約され、すべての端末から各運送会社の送り状を発行できるようになりました。納品先情報も基幹システムと連携され、納品先追加時の重複登録作業が不要に。納品書のバーコードを読み取ることで情報を自動反映できるようになり、検索ミスによる手違い防止にもつながっています。
さらに、これまで手作業でFAXしていた出荷実績の連絡は、「Autoメール名人」により自動配信へ移行。終業時に担当者が残ってFAX送信を行う必要がなくなり、日々の負担軽減に寄与しています。
業務改善で、属人化解消と休みやすい職場づくりを後押しが実現
坂謙様ではチーム制の運用と自動化の推進により、「チーム全員が業務を分かっている」環境づくりを進めています。これにより、特定の担当者しか対応できない状態を減らし、誰かが休んでも業務を回しやすい体制の整備が進みました。
さらに、金曜日に交代で休暇を取得する「フライデー有休」や、まとまった休暇を取れる「フリーバカンス」といった独自制度も導入しており、今回の取り組みはこうした制度を活用しやすい環境づくりにもつながっています。
■株式会社坂謙 代表取締役社長 坂井 謙介氏 コメント
「出荷業務に限らず、さまざまな業務で定型作業がかなりあることはわかっていました。慣れていれば難しくない作業も多いとはいえ、自動化すれば手作業によるミスや業務の属人化も解消でき、余裕のある働き方ができるだろうと考えたのです」
「チーム制を採用し、名人シリーズを導入したことで『チーム全員が業務をわかっている』環境が整って、属人化も解消されました。何年も前から『みんながしっかり休みを取れる会社』を目指してきたので、お客様に負担をかけることなくそれを推進できたのはうれしいですね」
「現在の受注・出荷業務に手作業が多い」
「送り状発行や通知業務の効率化を進めたい」
そのような課題をお持ちでしたら、ぜひご参考ください。
事例：お客様へ負担をかけずに、社員の業務負担を軽減。名人シリーズで実現した「みんながしっかり休みを取れる会社」
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