高田機工株式会社様
改正電子帳簿保存法対応の切り札！
現場の負荷を最小化にする運用「自動化ありきの電帳法対応」をAutoジョブ名人とAutoメール名人で実証実験
2022年1月に電子帳簿保存法の改正法が施行されました。改正電子帳簿保存法における電子保存の義務化には2年の猶予（宥恕（ゆうじょ）期間）が設けられたものの、対象となるデータを保存する時間や労力の確保が課題として指摘されています。
ユーザックシステム 上野より
弊社は約20年にわたってwebEDIやメールの自動化を行ってきました。そのノウハウを電子帳簿保存法対応において増加する業務負荷の最小化に効果を測定する為に実証実験導入を行いました。今回の実証実験を自社の電子帳簿保存法の対応のヒントやパートナー様がご提案される際の事例として活用頂きますと幸いです。
大阪市に本社を置く高田機工株式会社は、橋梁事業や鉄構事業を中心に鋼構造物の設計、製作、施工を行う会社です。社内の課題解決のためにデジタル化を推進している同社は、電子帳簿保存法にどのように対応するかについて早くから検討を重ねてきました。その一環として今回Autoジョブ名人とAutoメール名人の実証実験導入を行い、対象となるデータの保存を含めた一連の業務を自動化。現場の負荷軽減につながる手段だと実感したそうです。実証実験導入の具体的な内容や成果について、担当者のお二人にお話を伺いました。
対象となる電子取引データの保存が課題
――貴社が考える、電子帳簿保存法対応に関する課題を教えてください。
長岡周一氏（高田機工株式会社 管理本部 経理部 経理課 課長）：
大きく分けて2つの課題があると考えています。1つ目は、当社はクラウド型の経費精算システム「楽楽精算」を導入しており、そのシステムを利用した電子取引データの保存です。
2つ目は、例えば見積書や発注書といった、請求書になる前段階のデータの保存です。請求書のデータは経理部で管理しているのですが、他部署が扱っている見積書や発注書などのデータは管理の対象外です。しかしそのデータをメールに添付して社外に送れば、電子帳簿保存法における電子保存の対象となります。
――改正電子帳簿保存法における電子保存の義務化には2年の宥恕期間が設けられましたが、2年後に向けて対策を考えておく必要があります。
長岡：
はい。当社では、まず社内で利用している文書管理システムに対象となるデータを保存するテストを行いました。具体的には楽楽精算のデータを保存してみたのですがあまりうまくいかず、さらに保存先の文書管理システムが改正電子帳簿保存法の要件を完全には満たしていないことが分かりました。追加でオプションを購入すればその点をカバーできるようですが、ある程度のコストがかかります。今後は改正電子帳簿保存法に対応できる別の文書管理システムの導入を検討するつもりです。
――改正電子帳簿保存法に対応するために試行錯誤されていたのですね。
長岡：
はい。そのタイミングで、当社が日頃からお世話になっている公認会計士の井上豪先生から、今回の実証実験導入への参加をご提案いただきました。
ユーザックシステム 上野より
保存する仕組みがあっても簡単に保存する手段がない企業様が多くいらっしゃいます。そのような課題を感じ、今回の法改正で対象となる電子取引の保存について、業務の効率化ができるのではと、以前より懇意にさせていただいていたエアーズ経営研究所の井上様に相談を致しました。
井上豪氏（株式会社エアーズ経営研究所 代表取締役）：
上場企業であり売上高150～200億円程度という会社の規模は、RPAの実証実験導入に適していると考えました。また、既に楽楽精算によって業務の効率化を進めている点もポイントでした。担当者が早い段階から電子帳簿保存法の対応に危機感を持って私たちと意見交換を行っており、共に対策を考えるパートナーとして適任だと判断し、実証実験導入への参加を提案しました。
長岡：
井上先生には、以前から改正電子帳簿保存法にどのように対応すべきかをご相談していました。当社のこれまでの取り組みを評価していただき、「さらに実証実験導入に参加して具体的な対策を考えてみませんか」とご提案いただいたため、今回のユーザックシステムによる実証実験導入に参加することにしました。
電子取引データの送信から保存までを自動化し、時間や手間を削減
――実証実験導入では、どのような業務を自動化されたのでしょうか？
長岡：
実証実験導入では、2つの業務を自動化しました。1つ目は、ネットバンキングのサイトからデータをダウンロードし、文書管理システムに保存する業務です。当社はネットバンキングを経由して振込データを大量に送信しており、その手数料の請求書と入出金の明細データをダウンロードして保存するところまでを自動化しました。
2つ目は、支払通知書を取引先にメールで送信し、そのデータを保存する業務です。あらかじめ用意した取引先別のフォルダに支払通知書のデータを入れるとメールが自動で送信され、法要件を満たしたデータが保存される仕組みです。
ユーザックシステム 上野より
WebサイトからのデータのDLについては、Autoジョブ名人でデータのDLを行い自動保存をする業務で実際に利用するファイルと保存するファイルを分ける提案を行いました。
自動化を前提として行う事で、人が作業を行う前に自動でDLと保存がされる仕組みです。
メールの送信については送って保存ではなく、フォルダにファイルを置くだけで自動送信保存される仕組みを提案致しました。送信と保存はRPAが行いますので、こちらも自動化を前提とした運用です。
双方とも電子帳簿保存法の対応で本来増える業務が、法対応前より簡略を実現しています。
――今回の実証実験では、ユーザックシステムの担当者が自社のサービスである「標準化スクリプト※１」を利用し、ロボットの開発を担当しています。
奥村美咲氏（高田機工株式会社 管理本部 経理部 経理課）：
対象業務のフローを担当の方に電話やメールでお伝えし、開発をしていただきました。支払通知書をメールで送信してデータを保存する業務を自動化する際は、例えば「フォルダにデータがない場合にはメールを送らない」という例外処理を加えてもらったり、スケジュール実行の設定を必要に応じて一時的に止めてもらうなど、臨機応変に対応していただきました。分からないことがあるときにも迅速に対応していただき、大変助かりました。
――実際にデータを保存するところまでを自動化してみていかがでしたか？
奥村：
支払通知書を取引先にメールで送信する業務が電子取引に該当するとは知らず、実証実験導入の前は個人のパソコンにデータのバックアップを取っていただけでした。
データをメールで送信するだけでなく、さらに文書管理システムに保存までするとなると、かなりの時間や手間がかかります。そこまでの作業を今回Autoジョブ名人とAutoメール名人で自動化したことで、相当な時間や手間を削減できたと思います。
長岡：
改正電子帳簿保存法では、対象となるデータは単に保存するだけではなく、取引年月日や金額、取引先を明記していつでも検索できるようにしておく必要があります。また、原本である元データのほかに、訂正削除履歴も残しておかなければなりません。
今回の実証実験導入では2つの業務を自動化しただけでしたが、例えば鋼材やその他の資材を注文する部署には保存すべき大量のデータが存在します。そうしたデータを全て自動で保存できれば、莫大な時間や手間を削減できるでしょう。
また、心理的な負荷は間違いなく軽減しましたね。経理の立場からすると、改正電子帳簿保存法対応は税務署の調査に関わることであり、細かい部分まで責任を持って対応しなければなりません。今回の実証実験導入を行って、「なんとかなるかもしれない」と思えたことは大きいです。
まずは対象となる業務を正しく認識すべき
――今後取り組んでいきたいと考えていることはありますか？
奥村：
今回の実証実験導入で自動化した業務は、当社の電子取引業務のメイン部分ではありません。見積書や発注書、請求書に関する業務も、関連する部署を巻き込みながら自動化していければと考えています。
長岡：
改正電子帳簿保存法に関連する業務以外にも、RPAで自動化できそうな定型業務があります。そうした業務にもAutoジョブ名人を適用し、効果を積み上げていきたいですね。
――現時点で感じている課題があれば教えてください。
長岡：
全社規模でRPAを導入する場合、今回の実証実験導入と同じようにユーザックシステムに開発を依頼するべきか、内製化を目指して社員が教育を受けるべきかで悩んでおり、現時点での課題です。ユーザックシステムからは、当社の業務に合わせた「標準化スクリプト」を使った開発サポートだけでなく、内製化に向けた社員育成のためのサービス提供も可能だと聞いており、今後検討する予定です。
――改正電子帳簿保存法の対応に悩んでいる企業は多いと思います。まずは何から始めたらよいのでしょうか。
長岡：
まずは「どの業務が改正電子帳簿保存法の対象となるのか」を正しく認識し、社内で共有する必要があると思います。また業務の性質上、経理部が担当する場合が多いとは思いますが、どの部署が中心となってプロジェクトを進めるかをあらかじめ決めておいた方がよいでしょう。
当社では今後、社員に改正電子帳簿保存法について正しく理解してもらうことを目的とした、全社規模のセミナーを開催する予定です。保存の対象となる電子取引データの幅は非常に広く、セミナー後には「対応に時間や労力がかかりすぎる」といった声が聞かれるだろうと予想しています。そのときには解決策としてRPAによる業務の自動化を提案するつもりです。今後もユーザックシステムの協力を得ながら自動化を進め、可能な限り現場の負荷を軽減できたらと考えています。
――これからはこちらの実証実験を元にユーザックシステムは「自動化を前提とした電子帳簿保存法の対応」についてサービス化並びにご提案を実施していきます。ユーザックシステムのEDIの自動化ノウハウと標準化スクリプトは電子帳簿保存法の業務自動化においても大きなご支援ができる根拠になると考えております。
実証実験にご協力頂きました高田機工株式会社様、エアーズ経営研究所様にお礼を申し上げます。
※１―ユーザックシステムが「名人マーケット」で提供している「標準化スクリプト」は、現段階では各種WebEDIシステムを自動化するスクリプトが中心です。しかし今後は見積書や発注書、請求書を自動化するスクリプトも順次展開予定です。
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