ユーアイシステムズ&アクト中食 様

Q　本日はよろしくお願いいたします。最初に、御社がどのような会社なのか教えていただけますか？

三浦様：はい、よろしくお願いします。ユーアイシステムズは、主に中小・中堅企業向けのITシステム導入支援と、保守・運用サポートを手がけている会社です。お客様の業務課題をじっくりヒアリングして、最適なITソリューションをご提案・実装するのが私たちの仕事です。特に、EDIや受発注システム周辺の業務改善を得意にしていまして、地域に根ざした「身近なIT部門」としての役割を担っていることが多いですね。アクト中食とは、システム全般のサポートパートナーとして常に関わらせていただいています。

Q　三浦様は、どのような役割を担っていらっしゃいますか？

三浦様：私はユーアイシステムズの役員として、アクト中食の情報システム室も兼務しています。日々の運用サポートやシステム管理をはじめ、アクト中食のIT全般を担当しています。現場の業務フローを深く理解した上でサポートするよう心がけており、長年の関係のもとで密に連携しています。

Q　アクト中食の事業内容と自動化を検討するきっかけになった課題についてお聞かせください。

三浦様：アクト中食は、広島県を中心に岡山県・愛媛県・香川県の飲食店をメインに、スーパーさまざまな企業へ販売チャネルへ供給しています。
「エリア内の飲食店・病院・老健施設などのインフラ」としての立ち位置を重視しており、平岩社長は以下の4テーマを経営の軸に置いています。

① 営業力
得意先との関係構築を起点に、飲食店・病院・老健施設など幅広い顧客層への供給を支える力。

② マーケティング力
顧客ニーズを捉えた商品・サービス提案力。エリアのインフラとして選ばれ続けるための差別化を担う。

③ 物流力
メーカーから仕入れた商品を自社倉庫で管理し、多様な顧客に確実に届けるオペレーション力。業務が複雑化しやすいため、ここが競争力の核のひとつ。

④ IT力
上記3つの軸（営業・マーケティング・物流）を「コントロールする力」として位置づけ。社長自らが良いシステムを発掘・紹介し、情報システム室が検証・導入する体制を構築。

Q　具体的には、どのような作業が負担になっていたのでしょうか？

三浦様：「アイポーター」というEDIシステムを通じて取引先から受注データが届くのですが、そのデータをがPDFしかダウンロードできないため基幹システムへ手入力するという作業が、毎日発生していました。取引先ごとにフォーマットが少しずつ違ったり、データの確認作業が必要だったりで、担当の方が本当に大変そうで・・・。
しかも入力ミスが発生すると出荷に直接影響が出てしまうので、神経も使うし、プレッシャーも相当なものだったと思います。「なんとかできないか」というご相談の中で、私たちが本格的に自動化を考えるきっかけになりました。

三浦様：平岩社長が広島のイベントで御社と知り合ったことがきっかけでしたが、もともとRPAや自動化ツールはいくつか導入は進めていました。ただ、AIの分野は専門的な知識が必要だったり、コストが高かったり、導入・保守に時間がかかるものが多くて、なかなか「これだ」というものに出会えませんでした。そんな中、ユーザックシステムさんのKnowfaの話を聞いたときに、「これは使えるかもしれない」とピンと来ました。生成AIを活用した自動化という点と、ノーコードに近い操作感が、私たちのようなサポートパートナーにも扱いやすそうでした。

Q　実際に検証を始めるまでのプロセスを教えてください。

三浦様：情報システム室として設定・管理を担い、現場で使っていただく形がとりやすいと感じました。まず私自身と現場の皆さんでKnowfaの操作を覚えるところから始め、「検証してうまくいったら現場に展開する」というスタンスで進めました。

三浦様：いくつかありますが、一番びっくりしたのは、アイポーターから出力されるデータのフォーマットがバラバラでも、Knowfaがきちんと読み取れたことです。同じフォーマットの取引先ごとに微妙に記入ルールが違うんですよ。店名の場所や備考入力があったり、余計な行が入っていたり。従来のExcelマクロやRPAだと、フォーマットが変わるたびに修正作業が必要でした。でもKnowfaは、ある程度「読み解いて」くれるんです。「え、これも認識できるの？」って、思わず声が出ましたよ（笑）。

Q　三浦様が特に印象的だったポイントはいかがですか？

三浦様：印象的だったのは、確認・例外処理の部分です。自動化って、きれいなデータが来たときはいいのですが、イレギュラーなデータが来たときにどう対応するかが、実は一番難しいんです。Knowfaは「ここがおかしいかも」という箇所を人間に確認させる仕組みが作りやすくて。完全に自動でやりきるんじゃなく、人が関わるべきポイントでちゃんと止まってくれる。アクト中食のような食品系の企業にとって、リードタイムが短い中で正確に完結し出荷ミスは絶対させない状況の中、「全部任せっきりにはしたくない」というご要望にもフィットしていました。

あと、設定の変更を自分たちで完結できるのも大きかったです。「取引先が一社追加になった」「フォーマットが少し変わった」という場合でも、私たちサポート側がすぐに対応できる。お客様をお待たせしなくて済むし、修正のたびにベンダーへ依頼コストがかかるということもない。これはRPAやFAXOCRにはなかった体験でした。

●　Knowfaが実施した具体的な判断
①　フォーマット自動認識判断
取引先ごとに列順・行構成が異なるEDIデータを「読み解く」。余分な行・空白セルがあっても各フィールドの意味を自動特定。
②　項目マッピング判断
品番・品名・数量・納品日などを基幹システムの対応フィールドへ自動割り当て。表記揺れ（商品コードの桁数違い等）を吸収。
③　例外・異常検出判断
数量ゼロ・未登録の商品コード・日付不整などイレギュラーなデータを自動検知。該当者へハイライト表示で通知し、人間の確認を促す。
④　処理可否の挙分判断
自動登録可能なデータと人間確認が必要なデータを分類。不確定なデータには「要確認」フラグを付与し、担当者の負担を最小化。
⑤　設定変更への対応判断
取引先の追加・フォーマット微変時に、プロンプト修正のみで即対応。コード修正不要、ユーアイシステムズ様にて自動化設定を完結。

▶　Knowfa導入前後の変化

Q　もちろん、検証を進める中で大変だった点もあったと思います。正直なところ、どういうことにご苦労されましたか？

三浦様：正直に言うと、最初はKnowfaの「AIに指示を出す」という考え方に慣れるまでが、少し大変でした。従来のシステムって、「こういうデータが来たらこうする」という条件分岐をコードや設定で書いていくじゃないですか。でもKnowfaは、自然言語でAIに指示を出して動かす感覚で。最初は「こう書けばいいのか？」「なぜこの結果になるんだろう？」と、何度も試行錯誤しました。

Q　プロンプトのコツをつかむまで、どれくらいかかりましたか？

三浦様：プロンプトの書き方は同じことをお願いするのでも、書き方によって結果が変わりますね。最初は「なんでうまくいかないんだろう」って頭を抱えることも正直ありました。でも、カスタマーサクセスチームの皆さんにサポートしていただきながら少しずつコツをつかんでいって、今では自分たちでかなりの部分を設計できるようになっています。あの試行錯誤の時間が、今の私たちの強みになっているとも言えるんですけどね（笑）。

あとはやはり、アクト中食の業務フローを深く理解しないといけないという点です。どのタイミングで何のデータが届いて、どこに反映して、誰が確認するのか。業務の流れを細かく整理することで、はじめて「どこをKnowfaに任せるか」が見えてくる。長年のお付き合いだからこそ、現場の方が細かい話もオープンにしてくださった。それが検証の質を高めたと感じています。

三浦様：アイポーターを使った受注処理の自動化については、概ね検証が完了して実用性に耐えれることを確認できました。実際に動かしてみると、担当の方から「これ、本当に楽になった」という声をいただけて、やって良かったなと心から実感しました。毎日の手入力作業にかかっていた時間が大幅に削減されて、入力ミスのリスクも下がっています。何より、担当者の方が「この時間に別の仕事ができる」と言ってくださったのが、一番嬉しかったですね。

Q　アイポーター以外の展開についても聞かせてください。

三浦様：今は、アイポーター以外の業務でも「この作業もKnowfaでできますか？」という声が現場から出てきています。受注処理の自動化が軌道に乗り始めたことで、他の業務での活用についても検討し始めています。
アクト中食の情報システム室として、現場と連携しながら活用範囲を少しずつ広げていければと思っています。受注処理での手ごたえを足がかりに、他の業務への展開も検討しています。

Q　今後の展望について聞かせてください。Knowfaやこういった取り組みを、どう発展させていきたいとお考えですか？

三浦様：これはユーアイシステムズ側の話ですが、私たちのお客様はIT専任の担当者がいない会社も多いんです。そういったお客様にとって、「ITのことはユーアイシステムズに任せれば大丈夫」という安心感を提供したい。Knowfaはその大切な武器の一つになると感じています。生成AIを活用した自動化を私たちが設計・導入することで、お客様はコア業務に集中できる環境を作れる。これからも積極的に活用していきたいです。

Q　ユーザックシステムとの今後の協業についてはいかがですか？

三浦様：ユーザックシステムさんとは引き続き連携を続けていきたいと思っています。今回の取り組みを踏まえ、より効果的な活用方法についても一緒に考えていけたらと思っています。また、アクト中食以外のお客様への展開についても検討していきたいと思っています。

Q　最後に、今後のKnowfaへの期待を聞かせてください。

三浦様：今回のアクト中食での取り組みを通じて、Knowfaの実用性を実際に確認できました。引き続きユーザックシステムさんと連携しながら、活用を継続していきたいと思っています。
アクト中食での実績をもとに、同じような受注処理の課題を持つ他のお客様への展開も考えています。引き続きKnowfaを活用して、現場の課題解決に取り組んでいきたいと思っています。

ユーアイシステムズ役員としてアクト中食の情報システム室を兼務する立場から、三浦様はKnowfaを活用した受注自動化の検証を主導し、現場での実用化に取り組まれました。
情報システム室として現場の業務を深く理解しているからこそ、「どこをKnowfaに任せるか」の判断ができ、現場に近い立場での検証が今回の取り組みの実用化につながっていました。
受注処理の自動化で成果が出始め、他の業務への展開に向けた検討も始まっています。引き続き三浦様の取り組みをサポートしてまいります。

<<ユーアイシステムズについて>>
企業名：株式会社ユーアイシステムズ
所在地：商工センターオフィス：〒733-0833　広島市西区商工センター1丁目12-38 2F
本社：広島市西区草津港2丁目6-60
代表者：新宮 清之
設立年月日：2007年10月1日
事業内容： ITシステム導入支援・保守・運用サポート、業務改善コンサルティング
特徴： 地域密着型サポートパートナー。IT専任担当のいない企業の情報システム室として機能し、EDI・受発注システム周辺の業務改善支援を得意とする
URL:https://www.ui-systems.co.jp/

<<アクト中食について>>
企業名：アクト中食株式会社
所在地：広島市西区草津港2丁目6-60
代表者：平岩 由紀雄
創業：1911年
事業内容：お弁当・惣菜など中食の製造・販売。スーパー・コンビニ・学校給食など多様なチャネルへ供給
取り組み： EDIシステム「アイポーター」とKnowfaを連携した受注処理自動化。検証完了、現場主体でのさらなる展開が進行中
URL:https://www.act-cs.co.jp/