【伝発名人クラウド導入事例】
クラウド版の導入前は、スピードや安定性、セキュリティが心配でした。しかし、実際に導入してみると、その心配はまったく杞憂に終わりました。

ソリューション 物流・帳票 製品名 伝発名人クラウド 業種 サービス

事例(PDF)

事例概要

  • 悩み
    • 伝票フォーマットの全社共有が手間だと感じていた。
    • パソコン(OS)を更新しても、伝票発行システムはそのまま使いたい。
    • 新システムを導入すると、操作方法が変わるため現場に負担がかかる。
    解決
    • クラウド環境のため、伝票フォーマットが全社に共有可能。
    • パソコンを更新してもシステムはそのまま使い続けることが可能。
    • オンプレミスからクラウドに変わっても、操作感は変わらず安心。

地図のロングセラー「スーパーマップル」や人気ガイドブック「ことりっぷ」で知られる

2020年に改訂された旅行ガイドブックシリーズ
「ことりっぷ」の国内版

地図や旅行にまつわる事業のプロフェッショナルとして、さまざまなサービスを展開している昭文社グループ様。1960年に創立し、2020年に創業60周年を迎えた同グループは、ロングセラーとなっている地図シリーズ「スーパーマップル」や、女性に大人気の旅行ガイドブックシリーズ「ことりっぷ」などの一般消費者向けコンテンツをはじめ、独自開発の地図や観光情報のデータベースを活用した企業向けサービスまで、幅広く事業を展開しています。
そして、同グループの持株管理会社である株式会社昭文社ホールディングス(以下、同社)様には、出版事業を支える物流部門があります。
こちらでは、ユーザックシステム株式会社が開発・販売する指定伝票発行システム「伝発名人」を永年ご利用いただいています。そのようななか、同社は2019年12月、これまでご利用いただいていたオンプレミスタイプの「伝発名人」から、「伝発名人クラウド」に移行されました。
移行にいたる経緯や、決め手となったポイント、そして移行後の運用などについて、同社 情報システム部の中島さんと春日さん、同社東京商品センターの浅原さんに取材をさせていただきました。

 

 

-20年以上、「伝発名人」をご利用いただいています

「2019年に社内の全パソコンについてWindows7から10への
切り替えが完了するのを機に、『伝発名人クラウド』の利用を
開始しました」(春日さん)。

春日:私が入社する以前からのお付き合いのようです(笑)。その当時は「伝発名人」のMS-DOS版を利用していました。当時のシステム部門に「伝発名人」の開発用パソコンがあり、東京と大阪の商品センターに1台ずつ発行用のパソコンがありました。その後、2010年にWindowsパソコン向けの「伝発名人.NET」へ移行しています。そして、2019年に社内の全パソコンについてWindows7から10への切り替えが完了するのを機に、「伝発名人クラウド」の利用を開始しました。

「伝発名人」で発行しているのは、高速道路のサービスエリアやパーキングエリアなどにある売店様向けの伝票です。街の書店様などへは、基幹システムから発行した自社の伝票や業際統一伝票などで納品していますので、「伝発名人」は利用していません。

売店様向けの伝票は、昔は全部手書きで対応していたと聞いています。同じ書式の伝票であっても、売店様ごとに書き方が微妙に異なるため、マニュアルを作成して起票方法を覚えるなど、結構大変だったそうです。その後、「伝発名人」を導入し、売店様ごとに異なる起票時の留意事項なども全て「伝発名人」に登録したおかげで、マニュアル作成も不要になり、運用が随分ラクになったと聞きました。

 

-ありがとうございます。「伝発名人クラウド」の利用を開始された、その経緯をお聞かせいただけますか

春日:前述のとおり、Windows10への切り替えが契機となりました。当初は、「伝発名人.NET」をバージョンアップする方向で検討を進めていたのですが、今後の更新サイクルを考えた場合のトータルコストが気になっていました。紙からデジタルへのシフトが進んでいることから、紙媒体の動きが鈍り、伝票枚数も減っていく可能性が考えられるためです。また、何年か後にパソコンを更新するタイミングが来た時にも、「伝発名人」のバージョンアップが必要になるかもしれません。これについても面倒だな、と感じていました。

そのようななか、ユーザックシステムから新たな提案として「伝発名人クラウド」を紹介されました。「伝発名人クラウド」は、クラウドのシステムなのでパソコンを入れ替えても使い続けられますし、導入するシステムの数ではなく、トータルの伝票発行枚数によって利用料金が決まると聞き、これはぜひ使いたいと思いました。しかも、お試し期間もあるとのことだったので、さっそく利用を申し込みました。

 

-ご利用いただいて、いかがですか

「『伝発名人クラウド』の利用を始めて一番良かったのは、伝票フォーマットの確認が容易な点です」(中島さん)。

中島:「伝発名人クラウド」の利用を始めて一番良かったのは、伝票フォーマットの確認が容易な点です。当社では、伝票フォーマットの修正は現場が行うのですが、最終確認は情報システム部が担っています。現場からフォーマット確認の依頼が来ると、「伝発名人クラウド」をサッと起動してフォーマットを確認し、「OK」とか「ここは再調整が必要」などの指示が容易に行える点がありがたいです。

また、「伝発名人.NET」と、操作感が変わらないという点も非常にいいですね。従前と変わらずに操作できるという点が、現場にはとても喜ばれています。
さらに、「伝発名人.NET」から「伝発名人クラウド」への移行に関しても、一部、帳票のIDを再整理する必要がありましたが、サポートの支援もあって、非常にスムーズに進められました。

「以前のシステムより、サクサク動いてくれているように感じています」(商品センターの浅原さん)※オンラインで取材させていただきました。

春日:実は最初に「伝発名人クラウド」を提案された時、スピードのほか、本当に安定して運用できるのか、またセキュリティなどは大丈夫か、と結構心配していたのです。しかし、実際に稼働してみると、その心配は杞憂のものでした。

中島:万一の場合に備えて「伝発名人.NET」も使えるようにしておいたのですが、その必要はありませんでしたね。

浅原:以前のシステムより、サクサク動いてくれているように感じています。印刷しやすいですね。作業が進めやすくていい。また、伝票のフォーマットも共有されているので、安心して使用しています。

 

-今後について

春日:前述の通り、紙からデジタルへの移行が進みつつあるなか、コロナ禍の影響もあります。そのため、発行する伝票枚数が減ってしまう心配はありますが、現場からは、例え伝票が一枚だけになってしまっても「伝発名人」は残して欲しいと言われています。

また、「伝発名人」は、内部的にはどんどん進化して欲しいのですが、インターフェースといいますか、操作感はずーっとこのままでいて欲しいですね。

-同社が大事にしておられる社是に「革新を追求」があります。今回の「伝発名人クラウド」のご利用に関しても、積極的に新しいことにチャレンジされる、同社の姿勢に触れたような気がします。ありがとうございました。
(2020年8月取材。記載の内容は取材時の情報です)

企業プロフィール
会社名 株式会社昭文社ホールディングス
本社 〒102-8238 東京都千代田区麹町3-1
設立 1964年6月
資本金 101億41百万円
Webサイト https://www.mapple.co.jp/
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