株式会社佐野 様
大手メーカー2社との見積・受注業務をRPAで効率化
「機工マスター」への受注入力業務も自動化し、年間1,540時間を削減
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事例概要
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- 大手メーカーＡ社のサイトを営業担当者が一日に何度も確認。見積依頼書の担当者を判別するため、全員が同じデータを確認する非効率が発生。
- 大手メーカーＢ社からの大量の注文書データを手作業で処理。ダウンロード状況の管理や「機工マスター」への入力ミスにも悩んでいた。
- 既存RPAの保守・運用に手間がかかり、RPA人材の育成も難しかった。
- 見積依頼書を自動で一括取得し、担当者名・部署名を付与。社内サーバーへアクセスすれば、自分の案件だけを確認できる仕組みに。
- 注文書の取得から「機工マスター」への入力までを自動化。エラー時の運用も大きく改善され、作業ストレスが大幅に軽減した。
- RPAの開発・運用を「Robo派遣」に任せ、専門人材を確保せずに自動化を継続できる体制を構築。
「データ量が急激に増加し、限られた時間内での対応が難しい……」「基幹システムにデータを入力する際にミスが発生する……」受発注業務の担当者の方の中には、こうした悩みを抱えている方が多いのではないでしょうか。
静岡県袋井市に本社を置く株式会社佐野も同様の課題に直面していました。創業90余年の歴史を持ち、静岡県西部地区から愛知県東部地区で活動する同社は、販売管理システム「機工マスター」への入力を含む受注業務に課題を感じていました。そこで「Robo派遣」サービスを導入したところ、受注に関する3つの業務を自動化して年間1,540時間を削減し、入力ミスが激減しました。現場担当者からも、「『Robo派遣』サービスによる自動化の仕組みがないと困る」という声が届いているそうです。
プロジェクトの責任者である太田 大樹 氏（総務部 部長）は、「Robo派遣」サービスについて「目の前の困りごとをすぐに解決してくれるサービスです」とおっしゃいます。太田 氏をはじめ、自動化を担当された同社総務部の皆さまにお話を伺いました。
「機工マスター」への入力を含む受注業務に課題を感じていた
―――どのようなことに困って「Robo派遣」サービスの導入を検討されたのでしょうか？
太田 大樹 氏（以下、太田 氏）：総務部は、販売管理システム「機工マスター※」をはじめとする社内システムの保守・運用業務などを担当しています。当時は「機工マスター」への入力を含む受注業務全体に課題を感じており、「Robo派遣」サービスによる自動化で解決できないかと考えたのがきっかけです。
※株式会社日本アルシスが開発する機械工具業界向け販売管理システム
―――課題について具体的に教えていただけますか？
太田 氏：受注業務では、主に取引先から送られてくる見積依頼書や注文書のデータを担当者が処理するのですが、取り扱うデータ量が多いことが悩みでした。専務からも「なんとか効率化できないか」と相談されており、早急な対策が必要な状況でした。
石川 智香子 氏（以下、石川 氏）：注文書データの処理業務はこれまで、一人の担当者がデータのダウンロードから「機工マスター」への入力作業までを全て手作業で行っていました。しかし、ここ最近ダウンロードするデータが急増し、担当者に大きな負荷がかかっていました。週の初めや月初は特に業務が集中し、多い日には60〜70件に上る日もありました。
―――「Robo派遣」サービスを知ったきっかけを教えてください。
太田 氏：2024年の夏に参加したセミナーがきっかけです。当時、当社では既に他社のRPA製品を導入しており、RPAそのものの可能性は感じていました。しかし、保守や運用に手間がかかることに頭を悩ませており、ワンストップでお任せできる「Robo派遣」サービスを知り、「これなら今の課題をクリアできる」と確信して導入を決めました。
「機工マスター」への入力を含む3つの受注業務を「Robo派遣」サービスで自動化し、年間1,540時間を削減
―――「Robo派遣」サービスでどのような業務を自動化していますか？
太田 氏：主に「見積依頼書データのダウンロード」「注文書データのダウンロードと『機工マスター』への入力」「注文者リストの作成」という、受注に関わる3つの業務を自動化しています。
―――「見積依頼書データのダウンロード」の自動化について教えてください。
太田 氏：以前は、取引先である大手メーカーA社の専用サイトを十数人の営業担当者が一日に何度もチェックし、担当分の見積依頼書データが届いていたら各自がダウンロードして対応していました。大手メーカーA社から届く見積依頼書は、内容を全て確認しなければ誰宛か判別できない仕様のため、全ての見積依頼書を営業担当者全員が確認するのは非効率です。
そこで、専用サイトに届いた見積依頼書データを所定のフォルダにPDFで一括ダウンロードし、各PDFファイルに担当者名と部署名を付与するところまでを「Robo派遣」サービスで自動化しました。担当者はシナリオ稼働後にフォルダを確認し、自分が担当する分のファイルがあれば、フォルダから出して対応する仕組みです。
―――「注文書データのダウンロードと『機工マスター』への入力」と「注文書リストの作成」の自動化について教えてください。
太田 氏：取引先である大手メーカーB社から届く注文書データを一日に数回まとめて専用サイトからダウンロードし、データを「機工マスター」に入力するまでの一連の業務の自動化です。
さらにこの注文書データをダウンロードする際、発注者情報を抽出して自動でリスト化する仕組みも整えました。「どの担当者が何をいくつ注文したか」が一目で把握できるようになり、今後の営業アプローチにも有効活用できると考えています。
―――「Robo派遣」サービスの導入による定量的な効果を教えてください。
太田 氏：現時点で年間1,540時間の業務時間削減に成功しています。
内訳としては、見積依頼書データ処理業務の自動化で月60～70時間（年間で800時間）、注文書データ処理の自動化で月60時間（年間約720時間）の削減効果が出ています。
―――定性的な効果はいかがでしょうか？
太田 氏：見積依頼書データ処理業務の担当者からは、「一日に何度も専用サイトを確認する必要がなくなり、非常に楽になった。「Robo派遣」サービスによる自動化の仕組みがないと困る」という声が上がっています。
石川 氏：大手メーカーB社の専用サイトは「ダウンロード済み」の表示が付かない仕様のため、従来は処理した箇所を手元でメモしながら作業する必要がありました。「Robo派遣」サービスによる自動化で、ダウンロード履歴が確実に残るようになり、精神的にもとても助かっています。
また、「機工マスター」への入力もミスがほぼゼロになりました。特に桁数の多い「照合ナンバー」は誤入力が起きやすく、1文字でも間違えると照合エラーになっていたのですが、作業精度が劇的に向上しました。
今回、開発担当の方にエラーハンドリングを入れていただき、エラーが起きた箇所だけを人が確認して入力し直せば済むようになり、作業ストレスが大幅に軽減されています。
「Robo派遣」サービス導入後の効果
| 業務内容 | 年間削減時間（時間） | 1年での削減効果（円） |
| 大手メーカーA社の見積依頼書をWebから取得 | 800 時間 | ¥1,280,000 |
| 大手メーカーB社の受注内容を「機工マスター」へ入力 | 720 時間 | ¥1,152,000 |
| 大手メーカーB社の注文書をWebから取得 | 20 時間 | ¥24,000 |
| 合 計 | 1,540 時間 |
¥2,456,000 |
※時間単価 2,000円で換算
―――ユーザックシステムの担当者とのやり取りで、良かった点や印象に残っているエピソードがあれば教えてください。
太田 氏：運用の途中で、「専用サイトで通信エラーが発生する」といった予期せぬトラブルが生じることもあります。開発担当の方が、緊急度に応じて迅速かつ柔軟に対応してくれるため大変助かっています。営業担当の方もそうですが、ユーザックシステムの担当者は、当事者意識を持って誠実に取り組んでくださるので安心してお任せできます。
また、発注者リストの作成を自動化する際には、開発担当の方に「コストを抑えるために、Excelのピボットテーブルか関数を活用しませんか」と提案していただきました。RPAだけで自動化することもできたようですが、当社にとって最適な手段を親身に考えて提案してくれる姿勢に、深い信頼感を抱きました。
ダウンロードする注文書データの数が急増するなど、業務の状況は常に変化しています。状況に合わせて柔軟に対応してくれる方がいるのは心強いです。
まず相談して、自動化への一歩を踏み出すことが大事
―――「Robo派遣」サービスは、低コストで自動化体制を維持でき、開発や運用のための人材を確保する必要がないため、中小企業でも気軽に導入できる点が特徴です。導入のハードルは低かったですか？
太田 氏：はい。当社は社長や専務がDXに関心が高かったことに加え、他社のRPA製品を導入して挫折している経緯を知っていることもあって、「Robo派遣」サービスの導入はスムーズでした。
―――「Robo派遣」サービスを運用する中で良いと思った点や、改善すべきだと思った点があれば教えてください。
太田 氏：自分たちだけで開発を進めると、現場のニーズとは異なるロボットが出来上がったり、開発の過程で妥協してしまったりすることがよくあります。一方で「Robo派遣」サービスは、担当者が当社の業務内容を深く理解した上で最適な自動化方法を提案してくれるため、非常に助かっています。
また、通常業務が忙しい中で、RPA開発のための人材育成に時間をかけることは現実的ではありません。「内製化に向けて人材を育成しましょう」と言われがちですが、困っているのは「今」なのです。そうした現場の課題にすぐに寄り添い、解決してくれる「Robo派遣」サービスは、非常にありがたい存在です。
現状で満足しているので、改善すべき点は特に思い当たりません。サービスの質を維持しつつ、良い部分をさらに伸ばしていってくれることを期待しています。
―――今後、どのような業務に「Robo派遣」サービスを活用していきたいと考えていますか？
太田 氏：今後、５～１０分程度で終わるＰＣ上の簡単な作業は現場で内製化し、専門知識が必要な高度な自動化は「Robo派遣」サービスにお任せする、という最適な役割分担を進めていきたいと考えています。
石川 氏：具体的には、毎日定刻に行っているメールでの発注業務や、早朝の仕入れ業務を自動化できたらと考えています。発注業務のために常に時間を気にして過ごしていて、打ち合わせなどの予定があっても途中退席して対応していますし、仕入れ業務に対応するために早い時間に出勤しています。「Robo派遣」サービスでこれらの業務を自動化できたら非常に助かります。
―――受発注業務に課題を感じている同業者に対してアドバイスをお願いします。
太田 氏：まずは「相談して始めること」が大切です。とりあえずスタートしてみて、失敗したら別の方法を試せばいい。失敗は悪いことだと捉えられがちですが、そこから得た気づきが次の改善につながります。「取り組んで失敗し、また取り組む」。これをひたすら繰り返すことが、成功への一番の近道だと考えています。
業務フローの全てを一気に変える必要はありません。まずは一部の業務からでもプロに相談し、自動化への一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
