価格や機能だけではない!?RPA選定の際に考えたいベンダーのサポート体制

自社にRPARobotic Process Automation)の導入を考えていても、専門的な知識がなく、導入や運用に不安を抱えている企業が多く存在します。しかし、RPAを実際に導入する企業が増えるにつれ、システムを提供するベンダーのサポート体制は、かなり充実してきています。今回は、RPAの選定、導入、運用の各フェーズに対するサポート体制についてご紹介します。

 

RPA導入で不明な点がでてきたら?

RPAを会社のシステムに取り入れる際には、

1.ベンダーやソフトフェアの選定
2.PRAの導入
3.RPAの運用

というステップをふみます。

各フェーズにおいて、わからないことや判断できないことが生じた場合には、ベンダーのサポートサービスを活用しましょう。RPAを導入する企業が増えるにつれ、ベンダーのサポート体制は充実してきており、利用しやすくなっています。

以下、フェーズごとに利用できるサポートサービスを見ていきましょう。

選定
選定フェーズでは、ソフトウェア選びのサポートをしてもらえます。ベンダーによってソフトウェアの選定についてセミナーを行っている企業もあり、実際にソフトウェアの開発が体験できます。また、スタッフが直接訪問してくれる場合もあります。
RPAを実際に導入している企業の調査結果から、RPAを導入する傾向の多い部署として、フロントオフィスでは営業部門、バックオフィスにおいては財務や経理が挙がっています。
選定の際には、RPAで自動化できる業務とできない業務がありますので、自動化できそうな業務を抽出し、トライアルで検証することになります。
ベンダーの担当者からトライアルをすすめられても、どの業務でトライアルをすればいいかわからないことがあります。このような悩みには、トライアル支援サービスが利用できます。

導入
導入フェーズでは、RPAの開発(シナリオ作成)に予想以上に時間がかかり、想定より自動化が進まないことがあります。自動化する業務とシナリオを1対1で作成しようとすると、非効率になってしまうことがあるからです。そのようなときには、シナリオを作業単位で分割するのがおすすめです。そして、新たに開発するときは、それらの作業単位を組み合わせることによって、工数を大幅に削減するのです。
ベンダーによってはシナリオ作成サービスを提供している企業もあります。適宜、有効活用すればよりスムーズにシナリオを作成することができるでしょう。

運用
運用フェーズにおいては、開発者向けの研修や受託開発を行っているベンダーがあります。随時、RPAの管理方法や開発方法に関するセミナーを開催しているところもあります。長期的、安定的にRPAを運用するためには、常に開発スキルのアップデートは必要です。人材育成の点からも、定期的なセミナー参加は有効といえるでしょう。

一般的に人気のあるサポートサービスのリスト
RPAの運用上のサポートは、下記のようなものがあります。

  • トライアル支援サービス
  • ヘルプデスクサービス
  • 適応業務簡易診断サービス
  • シナリオ作成サービス
  • 追加ロボット作成支援

ユーザックシステムが「RPAの導入を検討している、もしくはすでにRPAを導入している企業」に対して2019年9月に行なった「第2回RPAアンケート」では、導入前にトライアル支援やヘルプデスクサービスのサポートを利用する企業が多いという結果が出ています。実際にRPAを導入した後では、引き続きヘルプデスクサービスが人気であるとともに、より効果的にRPAを利用するために、RPA管理サービスやコンサルティングを利用する傾向がありました。

RPAのベンダーやソフトウェアを選定する際には、ただ単にツールの価格や機能を比較するだけでは不十分です。実際に導入した後に、どのようなサービスやサポートをしてくれるかが、長期的にRPAを活用するためのポイントです。

 

充実するさまざまなサポート

ベンダーが提供しているサポートはまだまだあります。例えば、ソフトウェアの開発に関する教育メニューの提供、専任のSEによるサポートなど、さまざまです。システム開発や運営に関する全般的な問い合わせに関しては、メール、電話などで何度でも問い合わせ可能なベンダーもあります。また、ソフトウェアの開発の仕方、エラーの復旧方法を、ソフトウェアのバージョンアップを無償提供してくれる場合もあります。

以下に、便利なサポートをいくつか詳しく見てみましょう。

リモートデモ
利用者とサポート担当者がインターネットを利用して、お互いにパソコンの画面を見ながら、ソフトウェアの使い方を説明してくれるものです。インターネット環境があれば、パソコンに限らずタブレット端末でも利用できます。RPAに関する資料やソフトウェアの画面を見ながら説明を受けることができるので、電話やメールで問い合わせるよりも理解しやすく、パソコンの操作が苦手な人でもわかりやすいのがメリットです。

質問も自由に行うことができるので、ソフトウェアの特徴や機能、操作性などの基本的なことから、自社の課題解決に役立つかどうかという実践的なことまで、実際にパソコンを見ながら確認できます。ベンダーの営業拠点が近くにない、仕事が忙しくてセミナーや展示会に行けないなどの状況にある場合には特に助かるでしょう。

リモートデモ詳細はこちら≫https://pages.usknet.com/remote.html

WebFAQ
インターネット上で、RPA製品名やキーワード、文書番号、エラー番号などから、FAQ(よくあるお問合せ)を検索することができるというものです。

例えば、Q「元号が変わるときに確認すべきことは何ですか?」という質問に対しては、

A「現在の設定について、以下をご確認ください」

  • 発行用データ(印字元データ)に和暦が使われているか
  • 印字項目定義に和暦の項目を指定しているか
    「システム設定」「印字項目定義」の設定内容をご確認ください。
  • 帳票フォーマット定義・和暦の項目を設定しているか
    「平成」「令和」などの固定項目を設定しているか

以上のように確認事項を細かく表示してくれます。電話やメールで問い合わせるほどではない疑問に対して、手軽に検索して問題解決を図ることができるのがうれしいところです。

Web FAQはこちら≫https://www.usknet.com/support/faq/

ハンズオンセミナー
ハンズオンセミナーとは、RPAの開発者向けの体験会です。経験豊富で実績のあるシステムエンジニアが講師を務めます。エンジニアの講義を直接受けることで、RPAが実際に自社の現場で使えるのか、RPAは開発しやすく使いやすいのか、自動化を想定している業務に対応できるシステムを構築できるかなどについて、専門的・実践的な理解を深めることができます。

お困りごと解決セミナー
初心者向けのセミナーもあります。RPAを導入した後にスクリプト開発で苦労している人向けに開催されています。事例をもとにした説明でわかりやすく、個別の質問にも対応してくれるなど、セミナーならではメリットがあります。

ユーザーコミュニティ
RPA研究会といった名称のユーザーコミュニティをもつところもあります。ユーザー同士が主体となって、RPAに関する情報共有や開発スキルのブラッシュアップを行っています。イベントセミナーを行っているところも多くあり、東京や大阪を始め、全国各地で開催されています。

 

有料版と無料版の違い

RPAには、有料版と無料版があるのをご存知でしょうか?

無料版には、ライセンス契約を結ぶ前の体験版に近いものも多くあります。30日間や60日間など、限定された期間は無料で利用することができ、本格的な導入が決まると有料版に移行となります。

期間にかかわらず継続して使用できる無料版は、ツールとして使える機能に制限があったり、ユーザーサポートを受けられなかったりするので、業務で活用するには難しいかもしれません。また、無料版によっては、非営利団体や教育機関など、利用できる組織や団体を制限しているケースもあるので注意が必要です。

RPAには日本製だけではなく、海外製のRPAもあります。RPAの機能としてできることは日本製のRPAと違いはありません。しかし、システムが日本語に対応していない、ユーザインターフェイスが英語表記、日本語のサポートが受けられないなどがあるので、導入のハードルは高いかもしれません。

 

サポート体制も導入の判断基準に

RPAを選定する場合には、価格や使いやすさ、機能等とともに、ベンダーのサポート体制を考慮する必要があります。実際に運用しなければ判明しない課題や流動的な状況に合わせて、臨機応変にサポートしてくれるベンダーと信頼関係を築きたいものです。RPAの導入後に相性が悪いという理由で他社に乗り換えるのでは、コストと時間を大幅にロスすることになりますので、ベンダーにも着目して選択を慎重に行いましょう。

 

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