5S活動のきっかけ

ユーザックシステム株式会社の生産性向上、人材育成に大きな役割を果たしているものに5S活動(整理・整頓・清掃・清潔・躾)があります。

この5S活動は、今を遡ること十数年前、ある薬品会社の5S活動を視察した当時の経営者が、「当社でも5S活動に取り組んではどうか」と提案したことがきっかけとなって始まったものです。

今でこそ、事務系企業でも5S活動に取り組む企業が少しずつ増えているようですが、当時は非常に珍しかったといいます。しかし、社内を見渡してみると、机の上は書類の山で、まるで万里の長城のよう。大事な書類の取り出しにも時間がかかり、これでは生産性の高いオフィスとは言えません。そこで、「どのようなことになるかわからないが、ともかく一度取り組んでみよう」ということになり、当社の5S活動がスタートすることになりました。

さっそく外部から5S活動のコンサルタントの先生を招き、そのアドバイスに沿って、5S活動を開始しました。部署ごとに3~10人のサークルを作り、それぞれが半年間を1つの区切りとして改善活動に取り組むのです。

掲示板
半年間の活動の過程や成果は掲示板で公開しています。

ハードウェアとソフトウェア

最初の3年間は、ただひたすら、執務環境の改善に取り組みました(ハードウェア)。最初は、半信半疑で5S活動に取り組みだした社員も、書類で埋もれていた机の上がパソコンだけになったり、段ボールや書類であふれかえっていた書棚が次々に空になっていく様子を見ると、社員自らが率先して改善活動に取り組んでいくように変わっていったのです。
そして、3年目以降は業務改善にも取り組みました。仕事の生産性や質を高める活動をメインにしたのです。この業務改善を、我々は「ソフトウェア」と呼んでいます。
「ソフトウェア」の活動例をいくつか挙げてみましょう。

  • お客さまとの永続的な関係を築くためには(営業部門)
  • ソフトウェアの品質を向上させるためには(システム部門)
  • 関連会社へのプログラム発注方法の検討(開発部門)
  • Webサイトからの資料請求を増やすためには(スタッフ部門)
  • 書類回付のスピードを向上させるには(管理部門)

など
現在は「ソフトウェア」の活動が中心で、「ハードウェア」は日々の維持改善が主活動となっています

ファイル
ファイルの背表紙に山型の模様が。どこにファイルを戻せばよいか、一目でわかるよう工夫しています。
引き出し
ロールマットを文具の形にくりぬいて、決めた場所以外には置けないように工夫しています。

トップ診断

前述のとおり、この5S活動では、半年間の活動を一つの区切りとしています。まず、半年間の活動テーマを決めます。そして具体的な活動計画を定めて日々の活動に取り組みます。活動のポイントは、know/why分析と改善提案書です。know/why分析は、いわゆるなぜなぜ分析。一つの問題点を挙げ、それが生じる原因や対策を徹底的に掘り下げて検討するのです。このknow/why分析で導かれた対策を具体化するのが改善提案書。提案しただけにとどまらず、実際の改善につなげるには、できるだけ具体的に記述することがポイントです。
半年間、これらの活動に取り組んだら、いよいよ「トップ診断」で成果発表です。期間中の「ハードウェア」や「ソフトウェア」の活動が評価されます。特に優秀なサークルにはトロフィーを授与して表彰します。
その他、各改善提案書にはその内容によって等級を付け、そして等級に応じた褒賞もおこないます。

トロフィー
トップ診断で1位になったサークルにはトロフィーが贈呈されます。

オフィスの見学

5S活動は、工場や現場などで取り組む例は多数ありますが、事務系企業が取り組む例は、少しずつ増えてきているとはいえ、まだまだ珍しい存在のようです。そのためか、当社の5S活動を見学したい、とのお申し出を頂戴することもあります。可能な限り、ご見学をお受けしておりますので、ご希望の方がいらっしゃいましたらご連絡ください。

ハサミ
共有文具は定置管理を推進。ハサミを立てて管理したいため、支えを一工夫しました。