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業務改善とIT活用のトビラ

RPA 2018.11.9

ASKULの臨時請求書発行業務を自動化
請求書発行業務を30%削減

  • 事例:事務用品卸売業
  • キーワード:事務処理・ASKUL・作業時間削減・臨時請求書

Before
  • ASKULの「臨時請求書」発行作業に各支店で合計330件/月、4名で計8時間
After
  • Autoジョブ名人による自動化
    作業時間は5.5時間/月(30%減)に削減

事務用品卸売業でASKULエージェント(ASKULの正規販売店)であるK社ではASKUL経由での売上拡大に伴い、事務作業の工数増加、特に臨時請求書の発行が課題となっていました。

通常の締め日請求はASKULで月末締めの請求書を発行していますが、過去からの商習慣により到着日の指定や、都度請求を希望される取引先などの場合、ASKULエージェントの管理サイトから手作業で臨時請求書を発行しなければなりません。管理者サイトにログイ ンし、メニューから「請求書発行」、得意先を選択してタイトルを修正してPDFとして出力します。

これらのイレギュラー作業がK社では各支店で合わせて月間330件、それぞれの支店で事務員計4名でトータル8時間の作業が毎月発生していました。K社ではこの作業を「Autoジョブ名人」にて自動化することで作業時間削減を図りました。対象となる取引先、編集パターン、発送方法などをマスタ化し、指定日にスケジュール実行するロボットを作成、ログインから臨時請求書の作成、PDF化、印刷などを行い、メール添付発送、FAX送信までの一連の作業をロボットが実行します。さすがに郵送までは自動化できませんでしたが作業全体の工数は30%減の5.5時間/月まで削減できました。

また、K社は当社名人シリーズの販売代理店でもあり、自社での導入経験をお客様への提案に活かすことが出来るということで、積極的に自社の事務作業自動化を進める方針になっています。



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