RPA導入に失敗しないためのポイント

1.業務の棚卸をおこない手作業のフローを整理する

RPA導入で改めて問われるのが業務分析力です。手作業の業務をフローチャートなどを用いて棚卸をおこない、誰が見てもわかるように整理しましょう。属人性を排除し、できるだけ業務を標準化することが重要です。

2.RPAの導入を前提に業務フローを見直す

業務の見直しでは(1)その業務は必要か(2)その目的は何か(3)他の業務と重複していないか(4)そのやり方しかできないか(5)順番を入れ替えられないか、などを確認し、自動化する業務を意識しながら再設計しましょう。あらかじめRPAで自動化しやすいように業務フローを見直すことが成功の秘訣です。

3.全ての手作業を自動化するものではない

何がなんでもRPAで自動化すると考えてはいけません。RPAが得意とし効果があるのは、繰り返し、大量データを、ルールに基づいて処理することです。人の判断が必要な業務は、人がやるという決断も時には必要です。

4.うまくいくシナリオだけを想定してはいけない

RPAはルールに基づいた処理は得意ですが、条件による処理の分岐やエラー処理など、あらかじめ想定される例外処理考慮しましょう。また、処理が途中で止まっても、すぐに人が気づくようなシナリオ設計が重要です。

5.自社の身の丈にあったRPAの選定

RPAは国内外のさまざまな製品が提供されていますが、(1)自動化の実現性、安定性、(2)開発、保守のしやすさ、(3)初期コスト、運用コストなどを事前によく確認しましょう。RPAで最も重要なポイントは「安定して業務が自動化できる」ことです。

6.効果の出やすい業務から取り組む

自動化の検証、効果の予測のためだけに長期間を費やすと導入コストがバカになりません。業務の棚卸で、自動化すると効果の高い部分か確認できれば、まずはその業務でRPAを導入し効果や使い勝手を確認しましょう。
その後、他の業務、他の部門へと展開していくのがベストです。

7.現場まかせは要注意

現場主体で導入をすすめることは良いですが、RPAの開発やメンテナンスも現場に任せてしまうのは要注意です。開発RPAは開発しやすいツールとはいえ、安定して自動化させるにはシナリオ設計能力が必要です。また、日々のメンテナンスに時間を取られては、何のために業務を自動化したかわからなくなります。開発、保守は情シスや専門部署、開発会社に任せて、現場の負担を少しでも軽減しましょう。