受注データのダウンロード作業をRPAにて自動化/作業中断がなくなり生産性が向上

Before
  • 取引先のWebEDIサイトからのデータ取込作業が発生すると作業が中断され、生産性が著しく低下する。
After
  • ダウンロード、取込作業を自動化することで、思考が中断されずに他の作業が完遂できるようになった。
– 導入の決め手 –
・完全日本語システム
・メーカー直サポート
・シナリオ作成機能の使いやすさ
・開発時の相談窓口
・費用対効果よりまずスタートできること


– 検討方法 –
・評価版による検証
・実演セミナーへの参加

機電部門や管財部門など幅広い分野の部材を供給すると共に、企画段階から設計・商品供給・施工・メンテナンスサービスまでトータルでサポートする機械工具卸F社は、得意先からの受注業務に課題を抱えていました。

得意先の多くは発注用のWebサイトを持っており、F社の営業担当者はサイトにアクセスして受注情報をダウンロードし、基幹システムに連携します。

しかし、その受注情報は登録される都度、メールで通知されるため、その度サイトにログインしてデータをダウンロードしています。作業時間は1分ほどですが、業務が中断され、仕事の生産性にかなり影響がありました。

そこでF社は得意先の発注サイトへのログイン、受注データダウンロード、そして基幹システムへの連携までの処理を自動化できないか検討を開始しました。検討の主体は情報システムが行い、様々なRPAを検証しました。ところが、海外製のためサポートに不安がある、画像認識のため安定稼働に不安がる、メーカーからサポートを直接受けられないなど、自社のニーズに合わないRPAを除外した結果、「Autoジョブ名人」の採用に至りました。

RPA利用の第一歩は、Web受注~基幹システムへの取込処理の自動化で、作業時間削減だけを見ればそれほど導入効果は高くありませんが、営業担当者が本来の業務に集中が可能になり、生産性の向上には大いに成果がありました。

今後は社内での認知・シナリオ作成ノウハウをさらに高めることで、他の業務の改善、自動化をすすめていく計画です。

 

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