この方法ならOCRの欠点を補え、
FAX受注の効率化とペーパーレスを実現できる!

Before
  • 得意先からFAXによる注文書が増加している。
  • 定形フォームの利用が進まず、OCR処理をしても認識率が悪く、手作業が軽減されない。
After
  • FAXを直接サーバで受信し、自社のOCR用注文書のみ文字認識を実施。
  • その他注文書は画面に注文書をイメージで表示し、もう一方の端末で受注処理する。

一部の得意先ではEDI化が進んでいるものの、多くの食品メーカーからの受注はFAXが多く、取引量が増えるにつれ手作業による受注処理の負担も増大していた食材製造のN社。

IT化を推進する担当者はOCRによる文字認識の自動化を検討し、その認識率を検証した。自社で設計したOCR用受注フォームを設計して認識率の向上にも取り組んだが、限られた得意先の利用に止まり、OCR化は断念した。

しかし業務の拡大に伴い、FAX受注も増加し、オペレータの負担も問題視され、2015年に再びシステム化を検討。
さまざな方法を検討した結果、すべてのFAXをサーバで受信し、OCR対応が可能かどうかをマスタに設定し、自動振り分けするという2系統の仕組みを検討。
この組合せならOCRの欠点をカバーできると確信して導入した。OCR処理はForm OCR(メディアドライブ)にて手書きの文字を認識して受注データを生成。得意先個別フォームによるFAXは FAXお助け名人(ユーザックシステム)により、そのまま画面に表示させ、隣の端末で受注処理をおこなっている。

こうしてペーパーレス化を実現したN社は、今後はWebEDIやメールによる受注処理の自動化を検討し、受注業務の効率化をさらに進めていく考えである。

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