ユニカ株式会社 様

ユニカ株式会社をはじめとするユニカグループ様は、1965年の創業以来、電動先端工具の専門メーカーとして、高品質・高機能な製品を市場に提供しています。社名の由来「ユニバーサル・カンパニー」の名のとおり、生産拠点を日本・中国・ベトナムに構えるとともに、販売拠点をそれらに加えインド・フランスにも拡げるなど、グローバルな経営戦略を展開されています。
主要な製品は、コンクリートドリルやアンカー、ホールソー、コアドリルなどの、産業活動や社会インフラの整備に不可欠な電動先端工具。販売先は、水道・電気・空調等生活設備工事会社をユーザーとする工具や金物の卸・専門商社です。業界の状況として、受発注のやりとりはFAXや電話がまだまだ主役となっています。

ユニカ様では増え続ける受注量に対応するため2016年、FAXからの注文を紙ではなく電子データとして運用する「FAX受注名人」を導入し、業務の効率化と顧客サービスの向上を実現しました。
そして、コロナ禍により、図らずも「FAX受注名人」がテレワークに対応することが証明されました。

同社総務部の菅主任は、
「導入にあたって、ペーパーレス化や文書の保管を効率化するなど、全体的な業務の効率化をめざしました。導入の背景としては、一部、EDIやメールによる受注も行っていますが、FAXや電話が大部分を占め、なかでもFAXは全受注件数の9割にのぼります。そのFAXによる発注スタイルを維持したまま、業務効率化を図るために『FAX受注名人』の検討を始めました。さらに、トップからの後押しもあり、導入が一気に進みました。」

「FAX受注名人」の導入により、さまざまな効果が表れています。菅主任に、それぞれの点について語っていただきました。

「受注専任スタッフのいない営業所に新しく受注スタッフを配置した際、本社で研修を行い、営業所に配属後は、営業所で受信した受注内容に確認や相談があれば、その内容を営業所-本社間で共有することができるので、的確に指示を与えることができるようになりました。また、スタッフの有休取得時や業務量過多の場合にも本社からのサポートが受けやすくなりました」

2020年、新型コロナウイルスの感染拡大防止に向け、企業にも勤務体制の抜本的な見直しが求められました。ユニカ様でも、緊急事態宣言の発令が確実になった時期に、受注体制をテレワーク（在宅勤務）にシフトする検討が始まりました。

「FAX受注名人」導入担当者の情報システム室 伊勢主任は、
「テレワークの方法についてはいくつか社内でも検討しました。出社スタッフがFAX受注書をスキャンして在宅勤務者にメールで送る方法や、複合機の機能を使ってメール転送する方法などですが、件数が多く管理が煩雑になる等の理由で難しく、従来並みの処理や運用ができないことにはテレワークは無理だろうという思いがありました。
そこで、『FAX受注名人』にリモートソフトを組み合わせることによりセキュリティを確保した上で、在宅勤務者でもFAX受注処理できる環境を整えることができるのではないかと判断し、導入を進めました。
コロナ禍で、もし『FAX受注名人』を導入していなかったら、通常の受注処理や顧客サービスができず、お客様にも迷惑がかかっていたことでしょう」

ユニカ様では、受注スタッフにノートPCを支給し、自宅からリモートで社内のPCを操作する方法でテレワークを実施。7週間におよぶ緊急事態宣言の期間中、受注スタッフ8名の半数が出社して半数がテレワークで対応し、ローテーションで勤務シフトを組みコロナ禍を乗り越えています。

受注現場を取り仕切る、お客様センター係長（受注スタッフ・リーダー）は、「テレワークシフトに入ってからも、お客様には周知はしていませんが、特にご不便をかけることもありませんでした。お客様に意識させないまま、いつもの受注サービス品質を低下させることなく業務ができ、良かったと思います。」また、「再度の緊急事態宣言発令の際はもとより、時短勤務や育児をしながらでも自宅で業務が行えることが証明され、今後の使い方や可能性は拡がりました」と、菅主任はさらなる活用にも目を向けています。

「働き方改革」が叫ばれ、「Withコロナ」を模索する今、それらに有効なソリューションとして「FAX受注名人」に期待と注目が集まっています。

「コロナ禍で、もし『FAX受注名人』を導入していなかったら、通常の受注処理や顧客サービスができず、お客様にも迷惑がかかっていたことでしょう」（伊勢様）