未来工業 株式会社 様

年間１４０日もの休日、地域で最高水準の給与、勤務時間は１６：４５までで残業は禁止。壁に埋め込むスイッチボックスでシェア８割を占め、経常利益率１０％以上の超優良企業が未来工業だ。 最近ではテレビのビジネス番組にも取り上げられ、就職情報誌の転職人気企業ランキングでは、ＮＴＴドコモやアップルジャパンを凌ぐ、第１５位にランキングされるなど、話題の企業でもある。 そんな同社がＦＡＸ受注のソリューションに選んだシステムが、ユーザックシステムが提供する「ＦＡＸお助け名人」だ。未来工業の体制やポリシーにもマッチし、その名のとおり、さまざまなシーンを「お助け」している。

同社には、全国からの注文を一括して受ける受注センターはなく、29の営業所に、最寄りの客先から直接注文が入る。午後3時までの受注分は当日出荷が原則。4時までに入力処理を終えなければ、出荷に支障をきたす。

「営業所により、繁閑の差があり、受注処理しきれない営業所では、受注FAX紙を、他の営業所に再びFAXで送りなおして入力を助けてもらうことは日常茶飯事でした。また、注文電話対応に追われ、それさえできない営業所もあったほどです。」と振り返るのは、業務課の大橋課長。

「増え続ける受注に現有の体制で対応するには、受注FAXをデータ化し、入力業務の効率化を図るしかないと判断し、FAXサーバー形式の受注支援システムの検討を進めました。」

同社のニーズに応えたシステムが、ユーザックシステムが提供する「FAXお助け名人」だった。マルチディスプレイを使用した効率的な入力環境に加え、1ヶ所の受注センターでの使用を想定した他社のシステムと異なり、WAN対応により、多拠点での分散処理ができる点が運用形態に合致していた。

2008年、本社と東京営業所にマルチメディアボックスVS-412MBと通信サーバーが設置され、VPNで結ばれた4営業所・20クライアントでの運用がスタートした。

同社では、採用したパッケージシステム名をそのまま使用し、社内では「お助け」の呼称で通っている。しかし、パッケージとは一味も二味も違ったカスタマイズが行われている。

さまざまな向きで送られてくる伝票を、画像の回転と最適サイズ表示が1クリックで行えるようにし、操作性の向上を図っている。

また、特記事項のスペースが追加されたのも同社のアイデアだ。例えば、得意先ごとの納期や金額設定などに関わる情報が記され、顧客情報として共有されている。これにより、初めてのスタッフでも正確に処理ができる。営業所間で受注処理を融通し合う同社ならではのニーズが反映されている。

「さらにもう一つ。」と、システムの導入・運用を担当する情報システム部の橋本係長。

「万一のシステム障害の際を想定し、受信FAXをPBXからシステムを経由せずに予備のFAX機に直接流れる迂回路をつくり、手元にあるビジネスホンのボタンで簡単に切り替えできるようにしました。その機能を使い、導入当初は、従来のFAX機と新システムとを時間帯により切り替え、徐々に慣らしていきました。冗長化目的の仕組みを、慣熟運用のためにも活用しました。」

これらはパッケージシステムの機能にはなく、すべて未来工業側のアイデアで、回線切替にいたっては、同社自身によるつくりこみだ。

未来工業には、1件につき500円が会社から支給される提案制度があり、年間9千件にもおよぶ提案の中にも、当システムに対する提案が数多く含まれる。またグループウェア内には、「FAXお助けコーナー」の掲示板が設置され、『こんな時にはどうする』的なことも紹介されているなど、関心は非常に高い。

営業所間で助け合って、産休取得を「お助け」

4営業所・20クライアントからスタートしたシステムも、現在では13営業所・40クライアントにまで広がった。

「あれほど紙に固執していた女性スタッフたちも、今では『お助け』がないと時間通りに業務を終えることはできない、もう紙には戻れないとまで言ってくれています。それに、」と、大橋課長は続ける。

「産休を取りやすくなったのです。当社は、パートや非正規社員を一切雇いません。そのため、これまでは欠員を埋めるために、近隣の営業所から毎日スタッフが出向くか、営業マンが時間を割いて対応するしかありませんでした。超多忙な東京や名古屋営業所では、営業所間の『お助け』ネットワークのおかげで、産休を順番に取れるようになり喜んでいます。」

また、業務精度向上の効果も見逃せないと、大橋課長は言う。
「内部統制面から測定した結果、『お助け』導入の営業所とそうでない営業所とでは、ミスの発生率が明らかに違うことがわかりました。自動化により、顧客コードの取り違えがなくなったことが大きい。このデータも添え、各営業所への導入を働きかけていきたい。」

今後は、大規模災害に備えたハウジング化や、将来的には、ネットワークを生かし、ピークタイムに在宅での受注入力も可能になるのでは。」と、橋本係長。

そうなれば、産休のワークスタイル自体が変わる日がくるかもしれない。

（記載の情報は取材時のものです）。