FAXによる受注業務を効率化するとは?

昨今、電子データ交換(EDI)をはじめ、インターネットによる受発注業務の効率化が進んでいます。
しかし、製造業、流通小売業、卸売業などでは、依然としてFAXや電話による受注業務が大半を占めている、という企業が多いようです。

FAXを活用している場面では、大量のFAX受信があり、それを紙で出力・仕分け・管理しなければならず、煩雑な業務に多くの企業が課題感を持っています。

働き方改革やDX推進などビジネス環境の変化の波に乗り、効率化を進めたい--とはいえ、FAXによる受注業務は取引先のこともあり、簡単な話ではない、とあきらめてはいませんか。

FAX受注名人は、取引先のビジネス環境を一切変えることなく、社内のFAX受注業務を効率化することができます。

FAX受注業務のよくある課題

FAXで注文書がくるために、入力するときの視線は紙と画面を往復し、手間がかかります。結果、入力処理でミスが発生することが多くあります。
また、大量に届いているFAX注文書の山を見て、「ペーパーレスにしたい」「FAX注文書を保管する場所がない」などの課題はよく聞かれます。

それらの課題に加え、業務改善のプロが見た『取り組むべき課題』にも目を向けてみましょう。これらを解決することにより、次の効果が得られます。
①FAX受注業務の効率化
②社員の働き方が改善
③お客様満足度の向上

FAXに限った話ではありませんが、『紙の情報』で存在する以上、属人化はまぬがれません。
そのFAX注文書を握っている人が入力をし、確認し、問い合わせにも応じる、というスタイルでは、情報の共有が行いづらいのはもちろん、お互いにサポートしあうような仕事のやりかたも難しいものです。データ化をすることで、誰でも同じようにアクセスし、共有し、業務を標準化できます。

下記に紹介する資料は、2020年9月に配信した当社の人気ウェブセミナー『最新技術でどこまで受注業務の自動化ができるのか!?FAX受注業務と人工知能AI-OCR、ソフトウェアロボットによるシステム間のデータ自動連携』の内容を抜粋・加筆したものです。FAX受注業務の効率化について、課題の提起に始まり、課題を解決するソリューション、FAX受注業務を効率化するプロジェクトに着手する際のワークシートをまとめています。
ぜひダウンロードいただき、FAX受注業務の効率化を進めましょう。

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