―――どのような業務にお使いですか？

ミルシートの管理、すなわちミルシートの保存や検索を容易にするために導入しました。ミルシートとは、鋼材メーカーが発注者に対し、鋼材の材質を証明するために発行する書類のことです。鋼材メーカーによっては検査証明書や鋼材検査証明書などと呼んでいます（図1）。当社はこのミルシートを入手・保管し、お客さまからのご要請に応じて、加工した鋼材とともに、該当するミルシートをお渡ししています。

鉄鋼メーカーからミルシートを入手する方法は２つあります。一つはWebサイトからのダウンロードする方法。当社のメインの仕入先、A社がこれにあたります。もう一つはFAXで受信する方法です。

今回､「Autoブラウザ名人」で合理化を試みたのは、A社のWebサイトからミルシートをダウンロードし、サーバーへ保存するまでの業務です。

―――どのような点にお困りでしたか

A社のミルシート（PDFファイル）は、多い時で1日に30件ほどダウンロードする必要があり、非常に時間がかかっていました。また、サーバーに保存する際は､後々検索しやすいように、年度や鋼種、規格などで細かくフォルダを分けて管理する必要があり、これにも手間がかかっていました。

加えて、A社以外のメーカーからはFAXでミルシートが送信されますので、これらをイメージスキャナで読み取り、同じくサーバーに保存する必要があります。
さらに、本社や支店からの要請にもとづいて、特定のミルシートを検索・印刷・FAX送信する業務も一日に20〜30件ありました。 システムの導入前は、これらの作業に事務員一名が毎月3日ほど費やしていたようです。

また、各ミルシートにはダウンロードの有効期限が設定されています。有効期限を超えるとダウンロードをすることができません。以前、うっかりダウンロードをし忘れ、ミルシートがダウンロードできなくなったことがあります。やむを得ず、鉄鋼メーカーに再発行をお願いしたのですが、今回のシステム化によって、このようなミスも防ぐことができればと考えました。