商品・ソリューション紹介 FAX受注名人

FAX注文対応のムダを省き、デスクで受注処理に専念できます ペーパーレスFAX受注支援システム「FAX受注名人」

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このようなお悩みはありませんか?

FAX-OCRの導入が困難

  • FAX-OCRを検討したが、読み取り精度が悪く、却って効率が悪くなるため導入を断念した
  • 得意先に、FAX-OCR用の注文書で発注してくれるよう依頼しているが浸透しない
  • FAX-OCRの導入はコストが合わない
  • FAX注文書の取り扱いが面倒

  • FAX機に届いた注文書を、いちいち取りに行くのが面倒
  • FAX注文書を、担当者や地区ごとに仕分けするのが面倒
  • 注文請書を返信するのが面倒で、後回しにしたり、忘れてしまうこともある
  • ピーク時には、FAX機の前で注文請書を送信する順番を待つことがある
  • 注文請書を、間違って他の得意先に送信してしまったためにクレームになったことがある
  • FAX注文書をファイリングするのが手間
  • FAX注文書を紛失したことがある
  • FAX注文書を来客に見られてしまったことがある
  • 見たいFAX注文書が、すぐに探し出せない
  • 電話問合せへの対応に追われる

  • 「注文書は届いていますか?」
  • 「納期はいつですか?」
  • 「在庫はありますか?」
  • 「商品は出荷されましたか?」
  • 「どの運送会社ですか?」
  • 「前回の注文の件ですが」
  • その他

  • 取引先から、FAX以外(EOS、Web、メールなど)で受注することは難しい
  • 何とかFAX受注業務を効率化したい
イメージ画像

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「FAX受注名人」とは

「FAX受注名人」は、FAX受注のムダを省き、デスクでの受注処理に専念していただくためのシステムです。

2台のディスプレイを用い、1台のディスプレイには画像化されたFAX注文書を表示。 そして、もう1台のディスプレイには、基幹システムの受注入力画面を表示させます。

画像化された注文書と基幹システムの入力画面を並べることで、素早く、確実な入力環境を実現。注文受付のFAX送信もその場でOK。

顧客サービス向上も実現します。

「FAX受注名人」 運用イメージ

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導入前・導入後のイメージ

【導入前】
一般的なFAX受注業務

FAXによる受注業務にはさまざまな課題があり、受注担当者(オペレータ)の負担になっています。

●FAX受注業務の流れ

●FAX受注業務の流れ

●FAX受注業務における課題

受注処理の関連作業を削減したい

定期的なFAX注文書の確認、担当者ごとのFAXの振分け作業、受注処理、請書送信など一連の業務が煩雑である。

注文に対する問合せを削減したい

お得意先から、FAX受け取り確認や納期などの連絡が多く、受注担当者の負担となっている。

受注入力の確認作業を徹底したい

FAX注文書の入力ミスは出荷ミスにつながるため、確認作業を徹底したい。

FAXの保管/検索コストを削減したい

大量のFAX注文書の保管場所がない。
保管した注文書を探すのに時間が掛かる。

【導入後】
「FAX受注名人」による受注業務

「FAX受注名人」により、受注担当者の負担が軽減され、得意先への対応もスピーディに!

●「FAX受注名人」による流れ

●「FAX受注名人」による流れ

●「FAX受注名人」で課題解決!

受注業務を無理なく効率化

受信したFAXの担当者別・部署別の振分け、請書の返信、 関連会社への転送などは、自動化・簡素化が可能。

注文請書を手間なく送信

注文請書も自席から素早く送信可能。納期なども記入で きるため、お得意先も安心。

処理ミス防止の確認作業で安心

受注処理チェック機能で処理ミスの防止、自由度の高い 保留機能で不確実な受注処理は徹底回避。

紙での管理からデータベースでの管理へ

サーバーで全ての情報を管理。紙での管理はもう必要あ りません。
仮想化サーバーにも対応。

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特徴

●受注入力業務のための使いやすい画面

注文FAX状況を一覧で把握。 受注処理に必要な情報を画面上に表示、入力できるなど、 受注入力担当者が欲しい機能を標準搭載しています。

FAX受注一覧画面

FAX受信一覧画面


●誰にでもできる簡単設定

FAXと連動させて表示させたい情報や、検索したい条件は 企業によって異なります。「FAX受注名人」はカスマイズなしで、 表示したい情報や検索条件などを誰でも簡単に設定できます。

FAXビューワ(操作画面)

FAX受信一覧画面 FAXビューワ(操作画面)



FAXビューワ(画面表示)

FAX受信一覧画面 FAXビューワ(画面表示)


●仮想化OSサーバーに対応

専用通信ソフトと通信機器を接続することにより仮想化OSサーバーに環境構築することが可能です。

仮想化OSサーバーに対応

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便利な機能

運 用 面

  1. 受信したFAXをオペレータに自動振分け
  2. 一つの画面で「受注入力」「FAX用紙への書込み」「返信」「ステータス管理」が行えます
  3. 任意の理由を設定できる保留ステータス設定
  4. FAX注文書に対するFAXまたはメール返信(請書送信)
  5. 簡単に状況把握できる送受信履歴画面
  6. 同じ案件のFAXを検索しやすくするグループ化(マニュアル操作)

管 理 面

  1. FAXイメージ編集(メモ、付箋、スタンプ捺印、丸枠、アンダーラインなど)
  2. スタンプ作成(定型、担当者別検印)
  3. 処理件数を確認、EXCEL出力(得意先別/担当者別)
  4. 検索条件や表示項目などを自由に変更できる画面編集機能

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導入事例一覧 (FAXお助け名人含)

未来工業株式会社 様


[課題]
  • 全国各地の営業拠点で受注処理を行っているが、拠点によって、繁閑の差があった。
  • 受注処理をしきれない拠点では、FAX注文書を他の拠点に送信し、処理を代行してもらうこともあった。
  • 受注処理のスタッフが休む場合、近隣の拠点から応援に出向くか、営業マンがカバーするなどの対応をとっていた。

[企業情報]
  • 電気設備資材、給排水設備、ガス設備資材の製造販売

タカヤマ金属工業株式会社 様


[課題]
  • FAX注文用紙が着信するたびに、FAX機に取りに行く手間を何とかしたい。
  • FAX注文書の仕分けや、受信印の押印、返信などが大変。
  • 受注入力の担当者が、立ったり座ったりと慌ただしく、業務に専念しにくい状況だった。

[企業情報]
  • 建築用金物製造

八州電工株式会社 様


[課題]
  • FAX注文が月間6,000件と膨大だった。
  • 受注した内容を顧客に確認するプロセスが不十分だった。
  • 過去の注文書を探し出すのに苦労していた。

[企業情報]
  • 電気工事付属品製造販売

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